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2014/10/16

交通費の精算に必要なもの（ひな型ダウンロード）

株式会社で精算する交通費は、いくつかの区分にわけることが出来ます。
会社に勤めたことのある人であれば、交通費の精算をした経験が多い人も多いと思います。交通費の区分として、「通勤交通費（定期）」「営業活動等で移動した際の交通費」「出張時の交通費」と分かれます。

交通費の精算方法、必要な書類等わかりますでしょうか。

• ● 交通費の種類と精算に必要なもの
• ● 精算書を使って、交通費を申請する
• ● 旅費交通費の精算書雛形ダウンロード

交通費の種類と精算に必要なもの

普段、取引先へ出向いた時など会社の業務として移動する場合、通常かかった交通費を会社で精算します。この時、どの交通費をどのように精算するかを押さえておくことで、領収書の受け取り漏れや精算漏れを防ぐことが出来ます。

また、会社側も交通費精算の規定を定めておくと、過払いなどを防ぐことができるでしょう。

一般的な交通費費の精算項目

交通費の主な精算項目は、「電車（在来線）」「タクシー」「バス」「車両（ガソリン・パーキング）」「新幹線」「飛行機」等があります。精算をする方法として、精算者が一時的に立替えて支払ったものを精算する場合と、かかるおおよその金額を事前に預かり、その後に精算をする場合などがあります。

いずれの場合においても精算する為には、かかった費用の精算額を証明するものが必要となります。
（社内規定により、必要添付書類及び精算金額がことなる場合があります）

区分	領収書の有無	概要
電車（在来線）	△	交通費の運賃が規定されているので切符を購入する度に領収書を揃えなくても精算出来ます。但し、SUICAやPASMO等のICカードが普及している現在はチャージ等の取扱いに注意が必要です。
タクシー	○	タクシーの場合には乗車と下車の場所及びその区間の金額が重要になります。領収書には金額しか乗っていない為、必ずどこからどこまで乗ったのかを記録が必要です。
バス	△	バスは領収書を受け取るのが難しいので、実際に利用した区間と金額を記録しておきます。
車両	○	移動に車を利用する業種も多くあると思います。そのような業種で日常的に発生するのが、ガソリンとパーキング、高速代です。いずれも領収書が必要となる為、下記のポイントを抑えておきましょう。
新幹線	△	出張旅費規定や出張旅費の精算を定めている会社の場合、その定めに従います。特段、旅費精算の規定がない場合には、可能であれば領収書をとるようにしましょう。取得が難しい場合には、区間及び実際に支払った利用額を記録しておきましょう。
飛行機	○	航空券の代金を精算する場合にも、旅費交通費の規定がある場合には、その定めにそって精算をします。定めがない場合には下記の注意点を踏まえ、領収書によって精算をします。

ICカードでの電車利用は注意

SUICAやPASMO等のICカードを利用している方の場合、チャージをして利用していきますが、「チャージした金額＝実際に利用した交通費」にはならない為、注意が必要です。

最近ではチャージしたICカードを使って、コンビニで支払いをしたり、自販機でドリンクを購入したりすることができます。また、交通費だけに利用している場合であっても、個人で利用した交通費と会社で利用した交通費の区分が明確になりません。その為、しっかりとした記録が必要となります。

また、ICカード利用時と切符の利用時で精算額が異なるため、この点も注意が必要です。

車両を利用する場合には、明細をきちんと管理

車での移動が多い職種の場合、日常的にガソリン代、コインパーキングの利用料、高速代の利用料等が発生します。当然、会社で使用した分は会社で精算するのですが、利用頻度が多い分、煩雑になりやすくなります。

ETCの利用をされている場合には、明細一覧が出せる場合もあるので、活用しましょう。
また、株式会社を設立して数年のうちは会社として車両を購入するのが難しく、個人の所有物を会社に貸与し、共有している場合もあると思います。この場合には、個人利用分と会社の利用分を明確に区分して精算するようにしましょう。

飛行機の利用代金は領収書通りに

航空券の利用料金は交通費の中でも、購入ルートや購入時期によって大きく変動します。事前予約を行い安く手に入れた航空券で利用し、精算時に定価で精算をしてしまうと、大きな金額差が生じてしまいます。飛行機の利用が多い職種の場合には、予め旅費規定または出張旅費規定を定めておくのがよいでしょう

精算書を使って、交通費を申請する

交通費が発生した場合にはできる限り精算書を作成し、その精算書を基に精算するようしておくと、後々管理が簡単です。下記の図のように、精算表でその月に使用した交通費を一覧で記載し、総額を出しておきます。また、それに伴い領収書の添付が必要な書類は別紙で用意をして精算をします。
これを行うことにより、「誰」が「いつ」にどの「区間」で「いくら」利用したのかが明確になり、交通費の精算トラブルを未然に防げます。

旅費交通費の精算書雛形ダウンロード

旅費交通費を精算をする時の精算書の雛形を無料でダウロード出来ます。是非、ご利用ください。

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最終更新日	2014年8月1日
制作officeバージョン	Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Excel 2007
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