Příručka STAVEBNÍ ÚŘAD SILNIČNÍ ÚŘAD - VODOPRÁVNÍ ÚŘAD

Transkript

1 Příručka STAVEBNÍ ÚŘAD SILNIČNÍ ÚŘAD - VODOPRÁVNÍ ÚŘAD

2 Stavební úřad - Příručka Verze: Datum: VITA software, s.r.o.

3 Obsah ÚVOD... 5 ZÁKLADNÍ INFORMACE... 7 ZÁKLADNÍ POJMY... 7 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU... 9 PRÁCE S PROGRAMEM OBECNÉ OVLÁDÁNÍ PROGRAMU VÝBĚROVÁ MENU PODROBNĚJI PRÁCE S ŘÍZENÍMI, PŘÍPADY (DALŠÍ) Podací deník Využití podacího deníku Vyhledávání /Otevření řízení (případu) Vyhledání spisu, dokumentu Automatické ztotožnění, Notifikace (ISZR) ZAHÁJENÍ Došlá pošta Zahájení řízení z došlé pošty Nový Typ řízení ZADÁVÁNÍ ÚDAJŮ DO ŘÍZENÍ Stavba (Akce) Centrální evidence uzavírek CEU Zadání parcely Vlastníci DPKN List vlastnictví DPKN Zadání žadatele a dalších osob Zápis nového fyzická osoba, fyzická osoba podnikající, organizace Datové schránky Ruční/automatické hledání Datových schránek Základní registry Zástupce (plná moc) Termíny Jednání Stanoviska do PRŮBĚH ŘÍZENÍ PRŮBĚH ŘÍZENÍ OBECNĚ TYPY PRŮBĚHU ŘÍZENÍ Přerušení řízení Zastavení řízení Postoupení řízení Odložení řízení Zpětvzetí podání POMOCNÉ NÁSTROJE V ŘÍZENÍ Úkoly Soupis spisu TISKY TVORBA DOKUMENTŮ Výběr vzoru/dokumentu Tisk na zkoušku Nový dokument Specifikace údajů o dokumentu Úvod strana 3

4 PRÁCE V TEXTOVÉM EDITORU ÚPRAVA ULOŽENÝCH DOKUMENTŮ Editace dokumentu Opakované generování vzoru KONTEXTOVÉ STAVY JEDNOTLIVÝCH DOKUMENTŮ ELEKTRONICKÉ PODEPSÁNÍ DOKUMENTU, TISK OBÁLEK Podepsat a tisknout obálky Podepsat a předat k tisknu obálek Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu Předat k podepsání Předat k parafování NESTANDARDNÍ SITUACE S DOKUMENTY Obnova dokumentu z místní kopie TISK OBÁLEK Pošta připravená k odeslání Příprava adres na obálky Tisk adres na obálky Odeslaná pošta chyby Odeslaná pošta STATISTIKA ZADÁNÍ ÚDAJŮ Měsíční výkazy pro ČSÚ Měsíční výkaz STAV Měsíční výkaz o stavebních ohlášeních a povoleních, budovách a bytech Generování statistiky STAV Přehledy a počty dokumentů Odeslání do CRVE SPRÁVA PROGRAMU INSTALACE Instalace nových verzí ZÁLOHOVÁNÍ NASTAVENÍ PARAMETRŮ Administrace Oprávnění KARTOTÉKY Obyvatelé organizace Kartotéka Obce Podmínky a upozornění Texty Editor synonym Typy řízení Katastry ARCHIV DOKUMENTŮ VZORY A FORMULÁŘE Funkce dostupné pro správu vzorů CHYBOVÁ HLÁŠENÍ PŘÍLOHA Seznam standardně dodávaných vzorů PARAMETRY, PODMÍNKY, POUŽITÍ strana 4 Stavební úřad - uživatelská příručka

5 Úvod Příručka poskytuje návod pro práci s programem STAVEBNÍ ÚŘAD, který obsahuje i SILNIĆNÍ ÚŘAD a VODOPRÁVNÍ ÚŘAD. Tento program umožňuje práci jak malých úřadů, kde je nutné počítat s výkonem několika funkcí jedním pracovníkem, tak velkých magistrátních měst, kde dochází ke specializaci činností a je nutné synchronizovat práci většího pracovního týmu. V první kapitole jsou popsány základní ovládací prvky vycházející ze standardů. Druhá kapitola uživatelské příručky popisuje logiku práce s programem. Podrobně je popsána práce stavebního (speciálního stavebního) úřadu tj. průběh správního řízení. Tato kapitola popisuje, jak je možné provést základní úkony v rámci práce stavebního úřadu zahájení řízení, evidence stanovisek či výsledku jednání, rozhodnutí, usnesení, přerušení řízení, nabytí právní moci, atd. resp. silničního správního či vodoprávního úřadu. Třetí kapitola popisuje možnosti tisků. Jedná se o tisky dokumentů (oznámení, rozhodnutí, usnesení, výzvy ), tisky adres na různé typy obálek i formulářů pro poštu. Čtvrtá kapitola popisuje, jak vytvořit požadované statistiky. Pátá kapitola popisuje příkazy určené pro správu programu správu kartoték a vzorů dokumentů, nastavení parametrů, kterými se ovlivňuje chování programu. Úvod strana 5

6 strana 6 Stavební úřad - uživatelská příručka

7 Kapitola 1 Základní informace Program je vytvořen v prostředí WINDOWS a jeho ovládání je maximálně přizpůsobeno tomuto prostředí. Na editaci textů je využíván textový editor v prostředí WINDOWS (nejčastěji MS WORD), na prohlížení pak prohlížeč Internet Explorer 4 (nebo vyšší verze) firmy Microsoft. Základní pojmy V rámci celého programu je použito několik základních principů, které se pak využívají na mnoha místech. Zde jsou uvedeny ty, které jsou v programu nejčastěji používané, aby další výklad byl přehlednější. Program využívá prvky ovládání WINDOWS. Dvojklik Klik - kliknutí Dvojí rychlé (rychle za sebou) zmáčknutí levého tlačítka myši. Způsobuje aktivaci vybraného objektu. Jednoduché zmáčknutí levého tlačítka myši. Slouží např. k nastavení aktuální položky, aktuálního pole, Následující (předchozí) pole Pohyb po polích zobrazeného okna způsobuje klávesa Tabelátor (klávesa označená šipkou doleva a šipkou doprava). Stiskem této klávesy se posunete do dalšího pole v rámci okna, ve kterém pracujete. Pokud tuto klávesu zmáčknete spolu s klávesou Shift (ozn. ), posunete se na pole předcházející. V polích se můžete také pohybovat pomocí myši. Ta pole, která nejsou zvýrazněna (mají barvu pozadí), jsou dostupná pouze při použití myši, při pohybu tabelátorem jsou přeskočena. Drag n Drop (přetažení) Přetažení údajů ze seznamu pomocí levého tlačítka myši. Uživatel klikne na vybraný objekt, drží stisknuté tlačítko myši a kurzor přesune na místo, kam se má vybraný objekt kopírovat (přesunout), a stisknuté tlačítko pustí. Stisk pravého tlačítka myši Vyvolání nabídky pro aktuální položku. IČO Používaná zkratka pro "identifikační číslo" (IČO) - jednoduchý datový prvek k identifikaci ekonomického subjektu. Setřídění v seznamech V některých seznamech lze změnit setřídění řádků. Dosáhne se toho kliknutím v nadpisu sloupce, podle něhož chcete mít řádky setříděné. Základní informace strana 7

8 Výběr řádků v seznamu řízení V seznamu řízení (po volbě Hledej nebo Oprav) lze způsobem standardním ve WINDOWS provést výběr více záznamů (vybrané řádky označeny tmavomodrou barvou). Kliknutí myši se označí daný řádek. Shift a kliknutí myši se označí celý interval řádků, CTRL a kliknutí myši přidá daný řádek do výběru (pokud již řádek či interval byl vybraný, pak naopak označení zruší). Takto vybraný seznam řízení lze použít pro tisk seznamu Kontextové menu Po stisknutí pravého tlačítka myši se zobrazí seznam příkazů pro označenou položku. DS, SSL ISDS ISZR, ZR AIS Datum Používaná zkratka pro Datové schránky (DS) a pro spisovou službu (SSL). Informační systém datových schránek Používané zkratky pro Informační systém Základních registrů (ISZR) a Základní registry (ZR). Agendový informační systém software pro zpracování agendy, např. Vita Stavební úřad. Datum je možné zadat v rozmezí Pokud není zadán měsíc nebo rok (nebo je zadána 0), doplní se aktuální. Hypertextový odkaz Po kliknutí dojde k přepnutí na místo v příručce, kde je pojem vysvětlen nebo se k němu váží podrobnosti, postupy. strana 8 Stavební úřad - uživatelská příručka

9 Spuštění programu Na základní ploše je obvykle ikona: nebo v menu Start jsou příkazy Programy > VITA software > Stavební úřad Dvojklikem levého tlačítka myši nad ikonou nebo výběrem z menu Start se vyvolá okno pro zadání přihlašovacího jména a hesla. V poli Login se zobrazí přihlašovací jméno. Při prvním spuštění je předepsáno jméno uživatele Windows, pokud se liší od loginu pro program, je nutno ho přepsat. Pokud si má program pro příští přihlašování pamatovat nově zadaný Login, zatrhne se pole uložit login např. kliknutím na příslušné pole. Pole Heslo je určeno pro zápis hesla k příslušnému Login. Při psaní se nezobrazuje text hesla, pouze hvězdičky - tolik hvězdiček, kolik písmen bylo do hesla zadáno. Poznámka: V případě, že se zobrazí chyba (po rozkliknutí tlačítka Detaily se zobrazí v dolní části okna podrobnosti chyby) bylo pravděpodobně zadáno chybně heslo či login. Základní informace strana 9

10 Po úspěšném zadání se zobrazí základní okno programu. strana 10 Stavební úřad - uživatelská příručka

11 Kapitola 2 Práce s programem Program je vytvořen v prostředí WINDOWS a jeho ovládání je maximálně přizpůsobeno tomuto prostředí. Na editaci textů je využíván textový editor v prostředí WINDOWS (nejčastěji MS WORD), na prohlížení pak prohlížeč Internet Explorer 4 (nebo vyšší verze) firmy Microsoft. Obecné ovládání programu Horní lišta Horní lišta základního okna programu obsahuje vlevo název programu a vpravo základní tlačítka pro minimalizaci, zmenšení/zvětšení a uzavření okna. Základní menu programu Základní menu pod horní lištou obsahuje funkce: Prostřednictvím těchto funkcí je možné, po jejich odkliknutí a rozbalení roletového menu, volit ostatní příkazy programu. Některé příkazy (např. pro správu programu) lze volit pouze z tohoto menu. Některé příkazy (pro nejběžnější úkony při rutinní práci) jsou obsažené ještě i v ikonách (tlačítcích) na následující liště (viz níže). Lišta s tlačítky Pod základním menu programu je lišta s tlačítky, která urychlují některé činnosti. Základní menu v levé části jsou tlačítka, která zůstávají po celou dobu nezměněna, tlačítka v pravé části se mění v závislosti na vybrané činnosti. Okna řízení, Záložky Pod lištou s tlačítky je pracovní plocha, kde se po volbě některých funkcí nebo příkazů otvírají další okna. Je možné mít otevřeno více takových oken současně a mezi nimi se přepínat. Okna jsou na sobě navrstvena. Aktivní okno (se kterým chcete právě pracovat) specifikujete kliknutím na příslušnou záložku. Např. zde se pracuje s oknem Oprav, zbylá dvě okna jsou v pozadí: Práce s programem strana 11

12 Spodní lišta Na spodní liště jsou uvedeny základní informace o programu. První údaj ( ) je číslo verze programu, která je aktuálně nainstalovaná. Další údaj (4:50:39 PM) je aktuální čas. Ikony znamenají propojení na další systémy: - informace o vazbě na ISZR. Je-li ikona barevná, je vazba aktivní, je-li šedá, vazba je neaktivní - informace o vazbě na SSL. Je-li ikona barevná, je vazba aktivní, je-li šedá, vazba je neaktivní - informace o konfiguraci tvorby PDF. Je-li ikona barevná, je konfigurace v pořádku, je-li šedá, vazba není konfigurována, nebo je konfigurace chybná. Tuto vazbu musí mít pracovník, který elektronicky podepisuje dokumenty. - informace o konfiguraci editoru. Ve většině případů je zobrazena ikona Word - - informace o stavu instalace. Zelené zatržítko znamená, že je vše v pořádku. - doporučení co by bylo vhodné zapnout, doinstalovat - varování na končící platnost certifikátů, případně na dlouho neprovedenou aktualizaci dat - chyba - například neplatný certifikát, nedostupná data, zastavené rozhraní. Dvojklikem na ikonky stavu instalace se otevře záložka Stav AIS VITA s údaji strana 12 Stavební úřad - uživatelská příručka

13 Další údaj ("vedouci") je identifikace pracovníka přihlášeného programu. Údaj (Odbor výstavby) je informace o příslušnosti k pracovní skupině v programu. Poslední údaj (surad@huf2) je informace o serveru a databázi. v případě chyb se zde hlásí varování Výběrová menu podrobněji Věc Výběrem z menu Věc jsou dostupné funkce: Funkce Popis Ikona Hledej Oprav Věc Vyřaď Úkoly Kontrola Vyhledání řízení (spisu) k nahlížení Vyhledání řízení (spisu) k editaci Založení spisu z moci úřední Smazání spisu v rámci AIS, nemá vliv na spis v SSL. Pokud je vazba na SSL, iniciační dokument se objeví v došlé poště Termíny a úkoly vyplývající z řízení Termíny, které vyplynuly z průběhu ukončených řízení Zobrazit Práce s programem strana 13

14 Výběrem z menu Hledej, jsou dostupné funkce programu: Funkce Dálkový přístup do KN Komunikace s ISZR Popis Zobrazení postranního panelu, komunikace s DPKN Zobrazení postranního panelu, komunikace s ISZR Hledej Výběrem z menu Hledej, jsou dostupné funkce programu: Funkce Popis Ikona Obyvatelé a organizace... Vyhledání obyvatel a organizací v datech AIS Parcely Vyhledání parcel v datech AIS Kartotéky Zobrazení seznamu obyvatel a organizací v kartotéce Údaje Výběrem z menu Údaje jsou dostupné funkce programu: Funkce Nastavení Vzory Statistika Podmínky Texty Vedoucí Popis Uživatelské nastavení aplikace, údajů o pracovníkovi Seznam vzorů, funkce, pro práci se vzory Statistické výkazy, přehledy Funkce pro vytvoření kartotéky podmínek Funkce pro vytvoření kartotéky textů Dostupné jen administraci další uživatelské nastavení aplikace Kartotéky Tato funkce je dostupná pouze administraci. Výběrem z menu Kartotéky jsou dostupné funkce programu: strana 14 Stavební úřad - uživatelská příručka

15 Funkce Osoby Kartotéky Popis Správa údajů o obyvatelích a organizacích, spojování duplicit Funkce pro vytvoření a správu kartotéky Pošta Výběrem z menu Pošta jsou dostupné funkce programu: Funkce Podací deník Došlá pošta Pošta k parafování Pošta k podepsání Pošta připravená k odeslání Pošta odeslaná Pošta odeslaná chyby Doručenky Hledat podle ID SSL Načti doručení ze SSL Popis Podací deník odboru Seznam podání k vyřízení Seznam dokumentů připravených k parafování Seznam dokumentů připravených k elektronickému podepsání Seznam elektronicky podepsaných dokumentů připravených k odeslání do SSL Seznam elektronicky podepsaných dokumentů odeslaných do SSL Seznam elektronicky podepsaných dokumentů, u kterých došlo při odesílání do SSL k chybě Vyhledání doručení (doručenky) dle kódu vypravení Vyhledání spisu/dokumentu podle identifikátoru dokumentu/ spisu ze SSL Načtení doručení do DS dostupné jen u některých SSL Práce s programem strana 15

16 Zákony Výběrem příslušného zákona se zobrazí záložka, která je rozdělena do dvou částí. V levé části se načte seznam paragrafů, případně příloh. Po zvolení paragrafu (lze i zvolit více paragrafů najednou) se v pravé části načte text vybraného paragrafu. Načítání seznamu paragrafů probíhá na pozadí (nedojde k zablokování programu). Během tohoto načítání se v názvu záložky zobrazuje text "(Pracuji)". Poklepáním na panel nad textem zákona, kde je zobrazeno číslo vybraného paragrafu, se dá zadat seznam (oddělovaný čárkou) paragrafů, které je třeba zobrazit. Písmo použité při zobrazení textu zákona lze zvětšit pomocí otočení kolečka myši společně s podržením klávesy Ctrl. strana 16 Stavební úřad - uživatelská příručka

17 V levém dolním rohu panelu je uvedena informace o zdroji zobrazovaných dat. Tímto zdrojem je oficiální server portal.gov.cz. Po kliknutí na název zdroje se zobrazí vybraný zákon na zdrojovém serveru. Program Výběrem z menu Program jsou dostupné funkce programu: Funkce Obnovit spojení Změna hesla O programu Stavební úřad Novinky Konec Popis Obnovení spojení klienta se serverem Uživatelská změna hesla do programu Informace o nainstalované verzi programu Odkaz na manuálové stránky Vity, seznam dostupných verzí programu Zavření programu Práce s řízeními, případy (další) Program umožňuje vedení správních řízení a vytváření potřebných evidencí společně s tisky požadovanými v dané agendě. U správních řízení je sledován průběh řízení v čase: jak plynou termíny, mění se nabídka funkcí, co je možné v danou chvíli s řízením provést. Také v evidenčních agendách jsou u případů kromě dalších údajů uložena i potřebná data a ve volbě Úkoly lze sledovat termíny. Pod pojmem řízení se bude v další textu označovat jak vlastní správní řízení, tak i případy evidenčního charakteru. Řízení je identifikováno svým číslem spisu, které je mu při zahájení přiřazeno. Podací deník Volbou z menu Pošta > Podací deník se zpřístupní práce s podacím deníkem. Podací deník eviduje veškerou příchozí poštu na odbor a sleduje průběh vyřizování těchto podání (pošty). Podací deník je společný pro více agend VITA, eviduje poštu za celý odbor. Práce s programem strana 17

18 Mimo administrativy má možnost prostřednictvím programů (např. Stavební úřad, Přestupky) každý do deníku nahlížet, vedoucí a administrátor má k dispozici všechny funkce. Pro kontrolu, že spis vznikl správně a vazba je v pořádku, se zobrazuje ve sloupci SSL zelená šipka. Pokud není vazba na spis v pořádku, zobrazuje se ikonka s červeným křížkem. Vyvoláním kontextového menu nad vybranou položkou jsou dostupné tyto funkce Podacího deníku: V případě vazby na SSL se zobrazuje: Bez vazby na SSL se zobrazuje: Pokud je vytvořena vazba na SSL, příkaz Nový v nabídce není aktivní (do Podacího deníku jsou údaje odesílány ze SSL a není možné zde novou poštu vytvořit). Nejčastější akce mají ještě k dispozici ikonu a tzv. F-klávesu (např. příkaz Nový pro založení nové pošty má ikonu a klávesu F7). strana 18 Stavební úřad - uživatelská příručka

19 Vytvoření nové pošty je možné: s aktivní vazbou na SSL založením příchozí pošty přímo v SSL, nebo jako vytvoření řízení z vlastního podnětu v konkrétní agendě. bez vazby na SSL pomocí příkazu Nový Využití podacího deníku V Podacím deníku je možné sledovat vyřizování jednotlivých podání. K tomu slouží některá data zobrazovaná v deníku a ikony popisující aktuální stav. Pozn.: Není-li vazba na SSL, není v podacím deníku zobrazen sloupec SSL. SSL ( bez vazby na SSL se tento sloupec nezobrazuje) Stav vazby dokumentu se spisovou službou: zelená šipka vazba je v pořádku červený křížek - vazba na SSL není vytvořena spis.zn. od koho ISDS věc vyřizuje stav Byl-li nad dokumentem vytvořen spis, je zde informace o čísle spisu, který byl z dokumentu založen. Pokud byl dokument zařazen do jiného spisu, tak je tato informace ve sloupci TP jako modrá lomená šipka. Informace o původci podání (navrhovatel, vlastní podnět orgánu). Je-li ve sloupci ISDS symbol datové schránky( ), dokument byl doručen prostřednictvím DS. Pokud zastavíme myší na tomto symbolu, objeví se identifikace datové schránky, odkud dokument pochází. Název dokumentu. Informace o osobě, která dokument zpracovává. Je-li jméno šedé, zpracovatel již na dokumentu pracuje. Je-li jméno černé, na dokumentu ještě nikdo nezačal pracovat a lze je po dvojkliku výběrem z roletového menu změnit a tím dokument předat jinému zpracovateli. Po změně je třeba potvrdit tuto volbu kliknutím do jiného řádku. Identifikace stavu, v jakém se podání (nebo řízení z vlastního podnětu) právě nachází: zapsáno, neodesláno pracovníkovi zapsáno, nepřiděleno (je-li místo? zobrazen!, vráceno, nepřiděleno) vráceno vznikne použitím volby vrátit v Došlé poště. V Podacím deníku se musí dokument znova přiřadit uživateli. odesláno pracovníkovi, ten o podání zatím neví pracovník o podání ví viděl ho v Došlé poště pracovník podání zpracovává zahájil řízení či ostatní, nebo vede řízení z vlastního podnětu. Práce s programem strana 19

20 vyřízeno pracovníkem (např. řízení nabylo právní moci). Není ještě ukončeno pro SSL vyřízeno zpracovávané podání (nebo řízení z vlastního podnětu) je ukončeno a uzavřeno i pro SSL pozn. Xml TP typ vyřízení uzavření Ikonka indikuje, že k položce v deníku existuje poznámka. Poznámku lze zobrazit (resp. opravit) po kliknutí na položku pravým tlačítkem myši a následným výběrem volby Poznámka z nabízeného kontextového menu Soubor XML z prvoinstančního úřadu s údaji o spisu (pouze pro krajské úřady a magistráty). Graficky znázorňuje, do jaké kategorie bylo podání zařazeno: správní řízení ostatní přiřazení k existujícímu spisu Specifikuje, o jaký typ řízení (rozhodnutí, ) resp. ostatní (stanovisko, ) se jedná. Specifikuje datum vyřízení podání (nebo řízení z vlastního podnětu). Specifikuje datum uzavření podání (nebo řízení z vlastního podnětu). Zápis a přidělení písemnosti bez vazby na SSL Volbou Nový z kontextového menu nebo použitím klávesy F7 se zobrazí okno pro zápis údajů o došlé písemnosti. strana 20 Stavební úřad - uživatelská příručka

21 číslo jednací Pokud je nastaveno ve volbě Nastavení č. j. předepisovat č. j., automaticky se předepíše číslo o 1 větší než naposledy zapisované. V Nastavení č. j. je možné zadat i počáteční hodnotu, od které se mají čísla přidělovat. Nastavení se vyvolá z kontextového menu volbou " Nastavení č. j.", kde se zobrazí okno pro úpravu tohoto nastavení Pokud předepisování čísla jednacího nastaveno není, je nutno hodnotu zadat. došlo Položka označující datum, kdy byla písemnost přijata úřadem. Automaticky se předepisuje datum předchozí zapisované písemnosti (při zápisu první písemnosti se předepisuje aktuální datum). Je možné změnit přepsáním. k č. j. Pokud se došlá písemnost vztahuje k nějakému již rozpracovanému řízení, může se to specifikovat již při zápisu do podacího deníku. Pokud se do této položky zapíše číslo spisu, ke kterému se písemnost vztahuje, automaticky se zařadí do tohoto spisu vyřizuje Slouží k přidělení písemnosti konkrétnímu pracovníkovi, který bude písemnost vyřizovat. Po kliknutí na šipku vpravo této položky se zobrazí seznam pracovníků, z něj dvojklikem vyberete požadovanou položku. Dokud není tato položka vyplněna, zůstává celé číslo jednací v podacím deníku ve fázi zápisu s možností opravit všechny položky. kdo Specifikuje, od koho byla písemnost doručena. Práce s programem strana 21

22 věc Jednoduchá identifikace písemnosti pro potřeby deníku. počet listů Specifikuje počet listů písemnosti. počet příloh Specifikuje počet příloh písemnosti. Dokud nejsou položky vyplněny, zůstává celé číslo jednací v podacím deníku ve fázi zápisu s možností opravit všechny položky. Po zápisu údajů o písemnosti je po kliknutí na tlačítko Uložit číslo jednací zapsáno do Podacího deníku a automaticky je nabídnuta možnost zápisu dalšího čísla jednacího. Buď zapíšete údaje o dalším čísle jednacím, nebo zápis nové pošty ukončíte kliknutím na Storno nebo ESC. Poznámka: Nenadepsané pole vlevo slouží k zápisu poznámky k zapisovanému číslu jednacímu. Nově zadané položky jsou v Podacím deníku ve sloupci stav označeny ikonkou obdélníček a to do té doby, dokud nejsou odeslány pracovníkovi. Odeslání proběhne až po uzavření Podacího deníku nebo během práce po kliknutí na ikonu Obnovení pohledu Po odeslání pošty pracovníkovi se změní ikona obdélníček na uzavřenou obálku. Jakmile pracovník otevře funkci Úkoly a číslo jednací vidí, změní se ikonka na otevřenou obálku. Vyhledávání /Otevření řízení (případu) Při práci je základem případ nejprve vyhledat, pak je možné s ním dále pracovat. Vyhledávat můžeme dvěma způsoby po kliknutí na ikonu Hledej nebo na ikonu Oprav volby jsou přístupné také z menu Věc > Hledej/Oprav Hledej Zde nalezneme případy všech pracovníků odboru (i vyřízené) pouze na prohlížení - v jakém je řízení stavu, data, dokumenty Po dvojkliku na konkrétní řízení je zobrazeno schéma se základními údaji o průběhu řízení i internetovém prohlížeči internet Explorer. strana 22 Stavební úřad - uživatelská příručka

23 Oprav Zde jsou zobrazeny pouze spisy, které patří přihlášenému uživateli a to neukončené (živé). Přes tuto volbu se uživatel vrací do rozpracovaných případů. Pro hledání je vždy otevřeno okno, které obsahuje položky, podle kterých je možné řízení vyhledávat. Je možné zadat podmínku do více polí současně, pak budou vyhledány ty případy, které splňují všechny zadané podmínky současně. Práce s programem strana 23

24 strana 24 Stavební úřad - uživatelská příručka

25 Vyhledávat je možné podle těchto polí: Název pole Význam pole Č. spisu pořadové číslo v roce a rok, nejčastější způsob vyhledávání účastník 3 pole pro zadání typu, příjmení (resp. názvu), jména a data narození Část obce 2 pole pro zadání názvu části obce a čísla popisného Ulice 2 pole pro zadání názvu ulice a čísla orientačního Parcela RZ/SZP 5 položek, název katastru, číselná řada, číslo parcely, podlomení čísla parcely, díl čísla parcely pole pro zadání registrační značka /státní poznávací značka Silnice první položka specifikuje třídu silnice (I.,II. III., MK), druhá číslo silnice Typ řízení pole specifikují typ případu (S 1.4.1, OH , ) (výběrem pomocí ) Název pole pro zadání názvu řízení, věci Vyřizuje pole specifikující pracovníka, který případ vyřizuje (výběrem pomocí šipky vpravo) Č. jednací pole pro zadání čísla jednacího dokumentu Č. rozhodnutí pole pro zadání čísla rozhodnutí Zahájení do dvou polí se zadává časový interval (datum počátku a konce období), kdy bylo řízení zahájeno Rozhodnutí Právní moc Akce zahájení Akce ukončení dokument do dvou polí se zadává časový interval (datum počátku a konce období), kdy bylo vydáno rozhodnutí do dvou polí se zadává časový interval (datum počátku a konce období), kdy řízení nabylo právní moci do dvou polí se zadává časový interval (datum počátku a konce období), kdy byla zahájená akce do dvou polí se zadává časový interval (datum počátku a konce období), kdy byla akce ukončená vzor, který byl použit pro tvorbu dokumentu (výběrem pomocí šipky vpravo) Není potřeba zadávat vždy úplný název, někdy je obtížné znát např. přesný název orgánů. Je možné využít tzv. hvězdičkovou konvenci tj.: Nov specifikuje požadavek na vyhledání všech, jejichž jméno začíná "Nov" tedy např. Novák, Nováková, Novotný, Novotná,... ažek specifikuje požadavek na vyhledání všeho, co končí na "ažek" např. Blažek, Stražek specifikuje požadavek na vyhledání případů, v jejichž názvu se vyskytuje na libovolné pozici text 123 např. v č.j. navrhovatele. Práce s programem strana 25

26 Seznam případů Po zadání podmínky a stisknutí klávesy Enter nebo tlačítka "Hledej" se objeví seznam případů, které splňují zadanou podmínku: Stav se mění podle průběhu případu. Změnu stavu je možné provést i pomocí šipek Zpět a Pokračuj. Zvolený případ se otvírá dvojklikem na vybraný řádek s případem, nebo se ovládá pomocí příkazů z kontextového menu, vyvolaného po kliknutí pravým tlačítkem myši na vybraný případ. Nabídka příkazů i příkaz spouštěný dvojklikem se mění v závislosti na stavu případu. Vyhledání spisu, dokumentu Hledat podle ID ze SSL Vyhledání spisu nebo dokumentu k odeslání či podepsání podle identifikátoru ze SSL (PID) pomocí čtečky po kliknutí na ikonu Hledej nebo na ikonu Oprav volbou Pošta > Hledat podle ID SSL strana 26 Stavební úřad - uživatelská příručka

27 se zobrazí dialog, ve kterém je možné zadat identifikátor dokumentu/spisu ze SSL, podle kterého se dohledá odpovídající spis (dokument) v AIS VITA Pokud má identifikátor ze SSL stanovenou velikost (která je uvedena v nastavení), tak stačí zadat potřebný počet znaků a vyhledávání se spustí samo. Pokud velikost identifikátoru je různá, je potřeba pro hledání stisknout tlačítko Ok. Poznámka: Ne všechny SSL tuto funkci podporují. Automatické ztotožnění, Notifikace (ISZR) Po otevření řízení k editaci program (AIS) ověřuje, zda jsou všechny fyzické osoby ztotožněny se Základními registry (ZR). Pokud je vše v pořádku, otevře se okno s řízením. Pokud AIS zjistí, že je někdo z účastníků neztotožněn, nebo je hlášena systémem Základních registrů změna u účastníka, vyzve pracovníka, aby neztotožněné osoby ztotožnil vůči ZR nebo přebral notifikace. Jde-li o notifikaci, zobrazí se obdobný dotaz Potvrzení dotazu "ANO" dává pracovník pokyn AISu, aby provedl vyhledání fyzických osob v Základních registrech a uložil údaje (ztotožnil) o těchto osobách v AIS. AIS nemůže bez pokynu pracovníka sám vyhledávat údaje v ZR. V rámci AIS Stavební Práce s programem strana 27

28 úřad se ukládají mj. tyto údaje (jméno, příjmení, datum narození, datum úmrtí, místo narození, trvalý pobyt, doručovací adresa, informace o DS). Vyhledávání probíhá na pozadí programu, pracovník může dále pracovat s programem bez omezení. Informace o průběhu ztotožňování jsou zobrazovány v levém panelu. Jsou-li údaje o osobě v řízení dostačující pro automatické vyhledání (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu s vazbou na RUIAN (modré zámečky), program provede automatické ztotožnění a pracovníka o tom informuje. Pozn. parametry automatického vyhledávání lze upravit na serveru v "PrmEdit" Pokud je některý z údajů nedostatečný, program pracovníka informuje včetně chybějícího údaje. Referent pak provede ruční ztotožnění. strana 28 Stavební úřad - uživatelská příručka

29 Zahájení Došlá pošta Pokud je v rámci programu veden Podací deník, nebo je vytvořená vazba na spisovou službu, pracovník dokument s číslem jednacím do programu nezavádí - dostává ho přidělen prostřednictvím funkce Úkoly. Nově přidělené dokumenty s číslem jednacím pro daného pracovníka se zobrazí pod volbou Došlá pošta. Došlá pošta je též přístupná ze základní nabídky Pošta > Došlá pošta. Po zvolení volby Došlá pošta a kliknutí pravým tlačítkem na vybranou položku (řádek) se volí příkazy z nabízeného kontextového menu: Práce s programem strana 29

30 Věc Přiřadit k č.j. Vyřízeno Vrátit Vrátit do SSL Věc otevře novou záložku, kde se bude zpracovávat konkrétní řízení, či další. Typy jsou blíže specifikované v části Typ případu Tato funkce slouží pro založení příchozího dokumentu do existujícího spisu dokument je vyřízen vložením do spisu, nebo uzavřením spisu (dle typu SSL) Použitím této volby dojde k vyřízení dokumentu mimo spis. Ne všechny SSL tuto funkci podporují. Více informací, zda Vaše SSL tuto funkci podporuje, naleznete na našich Manuálových stránkách: Tato funkce slouží pro vrácení dokumentu z Došlé pošty zpět do Podacího deníku. Použije se v případě, že tento dokument byl omylem přidělen jinému zpracovateli. Tato funkce slouží pro vrácení dokumentu z Došlé pošty do spisové služby, kde se přidělí jinému zpracovateli, který tento případ bude zpracovávat na jiném odboru. El. přílohy ze SSL Tato funkce slouží pro načtení elektronických příloh ke konkrétní věci např. přišlo přes DS i s dokumenty. Zahájení řízení z došlé pošty Volba Věc otevře záložku s nově založeným řízením, či evidencí. Současně s tím vznikne ve spisové službě spis (v případě vazby na SSL), jeho číslo se použije jako spisová značka ve VITĚ (spisovou značku ovládá SSL). Pro kontrolu, že spis vznikl správně, se zobrazuje ikonka žluté obálky vpravo od typu řízení. Pokud se zobrazuje zelená šipka, je vazba na SSL v pořádku. strana 30 Stavební úřad - uživatelská příručka

31 Pokud je ve vazbě na spis něco v nepořádku, tak se zobrazuje ikonka s červeným křížkem. Nový Pomocí ikony Nový se případ zahajuje jen v případě pokud: - úřad nemá spisovou službu - ve VITĚ se nepoužívá podací deník - pro nestandardní situace nebo založení řízení z moci úřední Po stisknutí tlačítka Nový nebo zadání příkazů Věc > Nový se v případě vazby na SSL nejprve objeví okna: po potvrzení Ano následuje okno pro zápis názvu případu. Poté se objeví okno pro zadávání údajů (není-li vazba na SSL, předchozí okna nejsou nabízena a okno pro zadávání údajů se otevře okamžitě). Poznámka: V nastavení se určuje, v jakém tvaru se mají čísla objevovat na písemnostech a počáteční hodnota pro automatické generování čísla případu. Předpona a zkratka se nezadávají, do všech tisknutých dokumentů se doplňují automaticky. (viz. kapitola Správa programu) Práce s programem strana 31

32 Typ řízení V řízení je nutné specifikovat typ, který určí, jaké vzory dokumentů se použijí, jaké termíny připadají v úvahu apod. Typy řízení pro Stavební úřad strana 32 Stavební úřad - uživatelská příručka

33 Práce s programem strana 33

34 Typy řízení pro Silniční Stavební úřad strana 34 Stavební úřad - uživatelská příručka

35 Práce s programem strana 35

36 strana 36 Stavební úřad - uživatelská příručka

37 Typy řízení pro Vodoprávní úřad Práce s programem strana 37

38 strana 38 Stavební úřad - uživatelská příručka

39 Typy řízení pro Odvolací orgán Práce s programem strana 39

40 Typy řízení podle zákona č. 50/1976 Sb. Typ řízení se vybírá: přímým zápisem zkratky typu řízení do pole typ po stisku tlačítka dvojklikem na vybraný typ řízení Pracuje se jako při práci s adresáři ve Windows klik na znak + nebo dvojklik na příslušný řádek způsobí rozvinutí dané volby o úroveň níž. Takto se postupně zanořujete až po volbu konkrétního typu. Vybrat lze jen koncové volby, které již nelze dále rozbalit). V tomto okně se postupně zapisují údaje do příslušných polí. Po polích se pohybuje klávesou Tab (zpět pomocí Shift-Tab), nebo myší. Do polí, která mají vpravo šipku, je vhodné vybírat ze seznamu, který se zobrazí po kliknutí myší na tuto šipku. Ze zobrazeného seznamu se vybraná hodnota do pole zapíše pomocí Dvojkliku. Využití dat souvisejícího řízení Údaje z jednoho řízení je možné zkopírovat do jiného. Při zápisu nového řízení se použije v okně tlačítko: Související řízení. strana 40 Stavební úřad - uživatelská příručka

41 Zde je nutné zadat spisovou značku včetně roku ve tvaru, který je zapsán v Podacím deníku ve VITĚ (bez zkratky odboru a pracovníka). poplatek Poplatek se vybírá ze sazebníku, který se postupně rozbaluje na základě výběru položky v seznamu. Pokud kliknete na tlačítko poplatek, zobrazí se okno s nabídkou Poplatky (sazebník). Pracuje se jako při práci s adresáři ve Windows klik na znak + nebo dvojklik na příslušný řádek způsobí rozvinutí dané volby o úroveň níž. Takto se postupně zanořujete až po volbu konkrétní částky. Pokud je známo datum zaplacení správního poplatku, zapisuje se do pole Zaplaceno. Zaznamenané datum se pak objeví v textu rozhodnutí. Je možné vybrat více poplatků sečtou se. Pokud je již zadáno datum zahájení, sazebník poplatků se vztahuje k tomuto datu. Pokud datum zahájení zadáno není, nabízí se aktuální sazebník (k dnešnímu dni). Je-li třeba vyměřit poloviční sazbu vyměřeného poplatku, postupuje se následujícím způsobem: Práce s programem strana 41

42 Na příslušném řádku ve sloupci Korun vyměřeného poplatku se provede dvojklik myší a vyměřená částka se přepíše na požadovanou hodnotu archiv Pole pro zapsání údaje o umístění spisu v reálném archivu. Zadávání údajů do řízení V okně zadávání údajů do řízení jsou zobrazena tlačítka (stavba, zástupci, stavebník, hlavní účastníci, účastníci, dotčené orgány, ostatní, stanoviska). Pokud se na tato tlačítka klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů pro konkrétní skupinu. Stavba (Akce) Pro zadání údajů o stavbě slouží svislé tlačítko stavba (akce). Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí okno pro zadávání jednotlivých údajů o stavbě. K dispozici jsou vlevo tři záložky pro zadání údajů o akci (stavbě): Místo stavby Název Popis a vpravo záložky pro zadávání parcel Volbou Nová skupina z kontextového menu nad záložkou lze přidávat jejich počet. strana 42 Stavební úřad - uživatelská příručka

43 Pro zvláštní užívání komunikací má toto okno podobu: Pro silniční úřad přibývá záložka Silnice, Ulice, CEU, případně SZP/RZ. Místo stavby Práce s programem strana 43

44 Pokud se jedná o místo, které může být specifikováno parcelním číslem a má již zapsanou adresu, je možné ji zadat v rámci zahájení případu obec předepsána je obec, která je uvedena v nastavení základních parametrů programu (program spravce.exe). Prostřednictvím rozbalovacího seznamu je možné vybrat obec jinou. část 1. pole:část obce. V závislosti na vybrané obci se v rozbalovacím seznamu nabídnou část obce v rámci vybrané obce. 2. pole číslo popisné do položky se zadá číslo popisné nebo evidenční. Pokud se jedná o číslo evidenční, je potřeba kliknout na nápis č. p. a tím změnit na č. e. Po zadání údajů "obec", "část obce" a "číslo popisné" se automaticky dotáhne ulice a číslo orientační (pokud v adrese existuje) ulice 1. pole: název ulice 2. pole: číslo orientační 3. pole: písmeno čísla orientačního Údaje by se měly dosadit automaticky, pokud je vazba na aktuální UIRADR. Pokud tomu tak není, je možné zadat ručně Tyto údaje je nutno zadávat pečlivě, slouží pak jako podklad pro vyhledávání případů Po zadání adresy se automaticky zobrazí i parcela, na které je adresa evidována (pokud jsou nahrána data z katastru nemovitostí ve formátu vfk). Při zadávání údajů o stavbě je možné zadat také seznam parcel, kterých se stavba týká. Parcely se zadávají při zápisu údajů v rámci zahájení řízení po kliknutí na tlačítko stavba. Pro zadání parcel je určeno pole v pravé části. Název Po kliknutí na záložku název se zobrazí okno pro zadání názvu stavby. Je možné zapsat libovolně dlouhý název stavby. Na druhém řádku tohoto okna je předepsáno MM. Tato značka určuje, kam má být v textu adresa zařazena (u staveb s číslem popisným). Tam, kde je v textu tato značka, bude dosazena informace z položky Místo stavby. Pokud není položka místo zadána, značka MM nijak název neovlivní a nezáleží na tom, kde je umístěna. Popis Další záložka s názvem Popis slouží pro podrobnější popis stavby. Tento text bude pak v rozhodnutí zařazen za nadpis Stavba obsahuje: strana 44 Stavební úřad - uživatelská příručka

45 Silnice Pro dvoupísmenné typy řízení začínající písmenem X. Popis stavby obsahuje i záložku Silnice: Do spodního řádku se postupně zadává třída, číslo silnice a staničení (od do). Po stisku Enter jsou údaje zapsány do seznamu silnic (v horní části). Ulice Do spodního řádku se zadá jméno ulice (nebo začátek jména a *)Po stisku klávesy Enter proběhne napravo vyhledání seznamu ulic, odkud se požadovaná ulice vybere dvojklikem nebo pomocí tlačítka Umístit. Položky Od Do vymezují část ulice čísly např. ulice Horní od č. 56 do č. 62. Je-li zadáno číslo jen jedno, interpretuje se jako před číslem.tzn. jako číslo "od"? Práce s programem strana 45

46 SPZ/RZ Státní poznávací značka / Registrační značka - se použije pro řízení, kde má smysl (např. vyhrazené parkování). Značka se zadává do spodního vkládacího řádku, po potvrzení Enter se zařadí do seznamu. Centrální evidence uzavírek CEU Pokud uživatel v programu Silniční úřad zvolí jako typ řízení "XUO uzavírky a objížďky", tak v panelu "stavba" se zobrazí záložka "CEU", která slouží pro zadání specializovaných údajů pro aplikaci Centrální evidence uzavírek. Zadávané údaje o uzavírce: Typ, Podtyp a Stav z nabízených číselníků. Uvádí se údaje o odpovědné osobě: Příjmení, Jméno, Telefon, , Organizace. Pokračuje se zadáváním etap uzavírky. Pro každou se uvede datum a čas počátku a konce etapy. Z číselníků se zvolí Opatření a Rozsah omezení a Průjezdnost - jde ti něco vybrat, mně se nic pro Průjezdnost nenabízí. Do položek Začátek a Konec se uvede místopisné označení začátku a konce omezení. V textovém poli se pak uvede popis etapy. Po kliknutí na tlačítko "Lokalizace v mapě" se zobrazí mapová komponenta aplikace CEU, ve které je možné vyznačit buď trasu anebo vybrat úseky, kterých se omezení týká. Vyznačení trasy Nejdříve uživatel klikne na tlačítko "Lokalizace v mapě", a tím se zobrazí mapová komponenta aplikace CEU strana 46 Stavební úřad - uživatelská příručka

47 tlačítko pro výběr úseků obdélníkem tlačítko pro odebrání úseků/bodů obdélníkem tlačítko pro zadání začátku trasy tlačítko pro zadání konce trasy tlačítko pro zrušení zadání trasy tlačítko pro zapnutí/vypnutí pravidel tlačítko zobrazení lokalizačního textu Postup vyznačení trasy - uživatel si v mapěvyhledá příslušnou oblast, kde bude trasu zadávat (kliknutí do mapy ČR, posun mapy, zvětšení náhledu). Zvětšovat zobrazení mapy je možné také dvojklikem levého tlačítka myši do mapy. Zmenšovat zobrazení mapy je možné posunutím rolleru ( kolečka) na myši. Práce s programem strana 47

48 Vyhledat lokalitu je možné i zápisem do pole Vyhledání lokality a výběrem z roletkového menu. Uživatel klikne levým tlačítkem myši pro zadání začátku trasy na ikonu místa komunikace, kam chce začátek trasy umístit. a klikne do Stejně tak umístí uživatel i konec trasy, kliknutím na ikonu. Mapová komponenta vypočítá nejkratší trasu a zakreslí ji na mapě pomocí červené čáry s modrými šipkami a následně se vygeneruje popis místa události. Pozor při umisťování ikonek na silnice s oddělenými pruhy, záleží na kterou stranu (resp. směr) se ikonka umístí. strana 48 Stavební úřad - uživatelská příručka

49 Pokud uživateli vypočtená trasa nevyhovuje, můžete ji změnit tak, že: - klikne levým tlačítkem myši do již vyznačené červené trasy a křížový kurzor se změní na zelený bod s křížem - "zelený bod" s křížem tahem myši přesune na silnici, přes kterou chce, aby nová trasa vedla - po přetažení na koncové místo se "zelenéhý bod" s křížem změní na fialový bod a nová trasa se opět vyznačí červeně Pokud vytvořený bod (začátek trasy, konec trasy, fialový bod) chce uživatel zrušit, pravým tlačítkem myši nad bodem vyvolá kontextové menu, s volbou "Odstranit bod". Volba Vycentrovat bod bod přesune do středu obrazovky pro zadání trasy. Pokud chce uživatel zrušit celé zadání trasy, použije tlačítko reset. Na závěr editace stiskne uživatel tlačítko "Trasa", které ji uloží do uživatelových dat pro CEU.. Vedle tlačítka "Lokalizace v mapě" se pak zobrazí nápis "Trasa". Výběr úseků Výběr úseků se provádí tak, že uživatel klikne na ikonu "Výběr úseků obdélníkem". Dále klikne levým tlačítkem myši do mapy a roztažením červeného obdélníku (obdélník se roztahuje od levého horního rohu úhlopříčně k pravému dolnímu rohu) nad mapou, označí všechny úseky v tomto obdélníku. Toto může uživatel opakovat vytvořením dalších obdélníků a výběr úseků se bude rozšiřovat. Po zastavení myší nad vybraným úsekem se aktuální úsek vykreslí fialově s koncovými body. -tohle funguje? Odstranění aktuálního úseku (fialového) z výběru je možné poklepáním na ikonku, kterou aktivujeme (žluté podbarvení) a křížovým kurzorem vybereme úsek, který chceme odstranit. Práce s programem strana 49

50 Na závěr zadání úseků uživatel stiskne tlačítko "Úseky", které do jeho dat pro CEU vybrané úseky uloží. Vedle tlačítka "Lokalizace v mapě" se pak zobrazí nápis "Úseky". Vytvoření /zrušení další etapy Vytvoření další etapy dosáhnete kliknutím na tlačítko "+" vedle nadpisu Etapy. Naopak pod tlačítkem "x" naleznete seznam etap, které můžete odstranit. Po kliknutí levého tlačítka myši na příslušnou etapu, kterou chce uživatel odstranit se objeví dotaz Zadání /zrušení objížďky V rámci etapy lze zadat objížďku, případně více objížděk. Vytváření dalších objížděk je pod tlačítkem "+" a rušení pod "x" stejně jako v případě etap. strana 50 Stavební úřad - uživatelská příručka

51 U objížďky se zadává její Pojmenování Objížďka x, Typ objížďky z číselníku a Popis Tlačítkem "Lokalizace v mapě" se zobrazí mapová komponenta, kde zadáte trasu objížďky. Zadání i zrušení trasy je stejné jako v předchozím případu. Pro objížďku je možné zadat pouze trasu ne úseky. Předání dat k odeslání Vždy při uložení řízení typu "XUO 2.2.1" proběhne doplnění údajů dat CEU o data z řízení. Doplňují se následující údaje: datum rozhodnutí datum právní moci datum od datum do číslo jednací rozhodnutí - toto číslo se získává z dokumentu typu rozhodnutí spisová značka údaje o žadateli - z účastníka typu N Pokud nejsou všechny povinné položky vyplněné, tak se zobrazí varování, že položky nejsou vyplněny (toto varování lze v nastavení vypnout) a proto nelze data odeslat. Pokud jsou zadané všechny povinné položky, tak se zobrazí dotaz, zda chcete odeslat data do CEU. Pokud potvrdíte ano, tak se data připraví do seznamu k odeslání. Dotaz se Práce s programem strana 51

52 nezobrazí, pokud od posledního odeslání nedošlo ke změně data CEU, případně data jsou stále v seznamu připravena k odeslání. Odeslání dat Vlastní odeslání dat provádí služba "Vita JSDI Service", která je nainstalovaná na aplikačním serveru. Přehled dat připravených k odeslání do CEU lze zobrazit programem odvwebstatus, kde jsou tato odeslání uvedena s typem "Data pro CEU". Zadání parcely Při zadávání údajů o stavbě je možné zadat také seznam parcel, kterých se stavba týká. Parcely se zadávají při zápisu údajů v rámci zahájení řízení po kliknutí na tlačítko stavba. Pro zadání parcel je určeno pole v pravé části panelu. Zadávat se mohou parcely: - pro stavbu - parcely sousední, pomocí kterých se dají kontrolovat účastníci řízení (tyto parcely se pak už nikde v řízení neobjeví) - další vlastní skupiny parcel např. parcely pro přípojky, parcely pro zařízení staveniště apod. strana 52 Stavební úřad - uživatelská příručka

53 Vlastní skupina parcel Uživatel si může vymezit další vlastní skupinu parcel např. parcely pro přípojky, parcely pro zařízení staveniště apod. Vlastní skupinu parcel lze nastavit použitím kontextového menu na záložce parcely a výběrem Nová skupina.. Zobrazí se textové pole, které lze dle potřeby pojmenovat. Zadávání parcel je pro všechny tyto skupiny stejné: Pole parcely se skládá z následujících položek, které jsou pojmenovány: D druh číslování Kmen kmenové číslo P číslo poddělení díl Katastr název katastru (se vybírá z rozbalovacího seznamu evidovaných katastrů. Název katastru musí být zapsán v evidenci (Údaje-Vedoucí- Katastry), není možné zadat parcelu, když příslušný katastr není zapsán. Pro zadávání údajů (pro vyhledání, pro uložení ) slouží dolní vkládací řádek. Parcelu je možné vyhledat v seznamu zapsaných parcel. V tom případě není potřeba zadat všechny údaje o parcele, ale stačí nejdřív do dolního vkládacího řádku zadat jen některé údaje a pak parcelu hledat stiskem klávesy Enter nebo kliknutím pravého tlačítka myši a výběrem volby hledej (kurzor musí být nastaven nad vkládacím řádkem). V pravé části obrazovky se zobrazí seznam vyhledaných parcel. Ze seznamu se zařadí požadovaná parcela (parcely) do seznamu parcel pro řízení pomocí dvojkliku (nebo se položka označí a přetáhne myší). Pokud podmínce nevyhovuje žádná ze zadaných parcel, zobrazí se hláška: Vašim podmínkám neodpovídají žádné položky. Parcelu je možné i přímo zadat (pokud nebyla nalezena v registru). V tomto případě je nutno zadat povinné údaje o parcele: druh číslování, kmenové číslo, katastr. Po zápisu všech údajů je potřeba potvrdit jejich zápis současným stiskem kláves CTRL a Enter nebo využitím nabídky pravého tlačítka myši a volbou ulož (kurzor musí být nastaven na vkládacím řádku). V tomto případě je parcela zapsána pouze textově (nejsou k dispozici údaje o majitelích ani výpis). Práce s programem strana 53

54 Správně zapsaná parcela se objeví v horní části seznamu parcel. Vlastníci Pokud je parcela v evidenci, je možné o vybrané parcele vypsat základní údaje včetně informace o vlastnících následujícím způsobem: kurzor je nastaven na řádku příslušné parcely (řádek musí být zvýrazněn, kurzor myši musí být také na tomto řádku), stiskne se pravé tlačítko myši a zvolí se volba Vlastníci a Výpis. Pokud je nalezen totožný záznam v datech VFK i v registrech, je záznam modrý a je u něho ikona registru Barevné odlišení : modrá - informace z dat VFK hlavička + černá informace z registrů. Výpis parcely má dvě záložky: Výpis VFK, a Nahlížení do KN(vyvolání aplikace Nahlížení do KN pro kontrolu údajů). Volba Výpis VFK čerpá údaje z lokálních dat na úřadu, Volba Nahlížení do KN čerpá údaje přímo z dat katastrálního úřadu. nebo Volby čerpají údaje: Výpis VFK - z lokálních dat na úřadu Nahlížení do KN - přímo z dat katastrálního úřadu strana 54 Stavební úřad - uživatelská příručka

55 Vlastníci DPKN Nad parcelou nebo vybraným seznamem parcel v definici stavby zvolí uživatel z kontextového menu akci "Vlastníci (DPKN)". Pomocí akce "Aktualizovat" z kontextového menu nad přehledem požadavků, lze překontrolovat změnu stavu zpracování požadavku. Ve chvíli, kdy se změní stav na "zpracován" je možné dále pokračovat v práci se seznamem vlastníků a to akcí "Vlastníci", která zobrazí vlastníky v seznamu vpravo. Práce s programem strana 55

56 List vlastnictví DPKN Nad parcelou nebo vybraným seznamem parcel v definici stavby zvolí uživatel z kontextového menu akci "List vlastnictví (DPKN)", List vlastnictví částečný DPKN. Touto akcí se vyvolá požadavek na služby DPKN pro získání listu (případně více listů, pokud vybrané parcely jsou na více listech vlastnictví) vlastnictví. Tento požadavek se zobrazí v panelu vlevo a to ve stavu "vytváří se". Každý požadavek je spojen s konkrétním řízením, ze kterého bylo jeho vytvoření vyvoláno. V případě listu vlastnictví v PDF je v jeho textu uvedeno "Vyhotoveno bezúplatně dálkovým přístupem pro účel: Stavební řízení, č.j.: SPISOVÁ ZNAČKA pro NÁZEV ÚŘADU". Pomocí akce "Aktualizovat" z kontextového menu nad přehledem požadavků, lze překontrolovat změnu stavu zpracování požadavku. Ve chvíli, kdy se změní stav na "zpracován" je možné dále pokračovat v práci s listem vlastnictví. Je možné provést následující akce: Zobrazit výpis, Připojit jako přílohu řízení, Připojit jako přílohu do SSL (pokud máte vazbu na SSL a řízení je napojeno na spis v SSL). Zobrazit výpis Tato akce stáhne výpis ze serveru DPKN (stažením výpisu se změní stav z "vytváří se" na "zaúčtován") a zobrazí ho v Adobe Reader, případně jiném programu, který má uživatel na počítači nainstalován pro prohlížení PDF. Připojit jako přílohu řízení Tato akce provede stažení výpisu ze serveru DPKN a jeho připojení jako přílohu řízení, ke kterému byl výpis pořízen. strana 56 Stavební úřad - uživatelská příručka

57 Po provedení této akce je tento výpis automaticky odstraněn ze seznamu vlevo. Při otevřeném řízení, po kliknutí na ikonu "Poznámka",se v zobrazeném menu nabízí přílohy řízení, tedy ijednotlivé listy vlastnictví. Ty pak lze ze seznamu příloh řízení zobrazit anebo odebrat. Připojit jako přílohu do SSL Tato akce provede stažení výpisu ze serveru DPKN a jeho připojení PDF jako přílohy k iniciálnímu dokumentu v SSL. Výpis je přístupný při otevřeném řízení po kliknutí na ikonu "Soupis spisu kde se v zobrazeném menu vybere volba Zjistit el. obrazy (SSL). Zrušení parcely Pokud byla některá z parcel zapsána do seznamu omylem, je možné ji zrušit následujícím způsobem: kurzor nastavit na příslušnou parcelu (řádek se zvýrazní) a stisknout klávesu Delete (nebo pravé tlačítko myši a volba Zrušit). Práce s programem strana 57

58 Zadání žadatele a dalších osob Osoby - žadatel, zástupci, účastníci, DO (dotčené orgány), ostatní které musí být v řízení uvedeny - např. z důvodu doručení pošty, se zadávají do řízení obdobným způsobem. Pro zadávání osob a organizací jsou v okně následující pole. Podle toho, do kterého pole se údaje doplňují, mění se označení v prvním sloupci tj. typ (T). Ostatní sloupce jsou stejné pro všechna okna. Označení sloupce T H DS ZR RČ/IČ Příjmení/název jméno Z O P Význam konkrétní položky Typ účastníka má vazbu na generování dokumentů a tvorbu rozdělovníku - grafický symbol typu osoby -fyzická, -právnická+ovm) - značí nesrovnalost, např. změnu údaje v ZR informace o Datové schránce (DS) konkrétní osoby nalezena DS a její ID (oranžový zavináč) není DS, nebo je neaktivní (šedý zavináč) nebylo provedeno hledání (šedý zavináč s vykřičníkem) Informace o ztotožnění se ZR Barevný symbol ZR ztotožněno Šedý symbol ZR - neztotožněno rodné číslo/ičo Příjmení konkrétní osoby/název organizace Jméno osoby Zástupce (pokud provedeme propojení zástupce, zde uvidíme tuto informaci v grafické podobě "hlavičky") Symbol obálky adresátovi se zasílá poznámka Zadání žadatele - vyhledání Do některých z polí dolní položky: rc, příjmení nebo jméno se zapíší údaje pro vyhledávání. Po zadání podmínek pro výběr se po stisku klávesy Enter začne hledat v evidenci obyvatel i organizací. V pravé části základního okna se zobrazí seznam nalezených položek. Z tohoto seznamu se vybírá pomocí Dvojklik nebo Přetažení. Poznámka: U zadávání jména je doporučeno napsat začátek příjmení a znak, neboť nám program nabídne všechny osoby začínající námi zapsanou podmínkou. V našem případě nám program nabídne všechny osoby s příjmením Heclová strana 58 Stavební úřad - uživatelská příručka

59 Pokud v zobrazeném seznamu není hledaná položka, stiskne se na dolní liště pravého okna tlačítko Nový a objeví se formulář Adresa pro zápis nového obyvatele či organizace. Pokud zadané podmínce nevyhovuje žádná položka, formulář Adresa se automaticky pro zápis otevře. Zápis nového fyzická osoba, fyzická osoba podnikající, organizace Fyzická osoba Formulář Adresa slouží k zadání základních údajů o obyvateli (fyzická osoba) a jeho adres. Ve formuláři se mění pouze zadávací pole v horní části dle typu osoby (fyzická, fyzická osoba podnikající, právnická osoba). V současnosti je možné využít údaje z Informačního systému základních registrů. Pro úspěšné vyhledání fyzické osoby v Registru obyvatel (ROB) je nutné zadat skupinu položek "Datum narození", "Jméno", "Příjmení", nebo skupinu "Jméno", "Příjmení", "Adresu trvalého pobytu". Jakmile jsou tyto položky vyplněny, automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROB, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROB" spustí hledání podle zadaných položek. Práce s programem strana 59

60 Poznámka: Popis přebírání údajů je dále v odstavci "Základní reigstry" Rodné číslo - určeno pro zápis rodného čísla obyvatele. Pokud není známo, program sám vygeneruje pomocné rodné číslo, které bude zapisovanou položku v systému jednoznačně identifikovat. Datum narození určeno pro zápis data narození Pohlaví výběrem z rozbalovacího seznamu Příjmení - pro zápis příjmení obyvatele Jméno - pro zápis jména obyvatele Pokud zapisujete obyvatele, obsahuje formulář pro zápis údajů položky: Titul - dvě pole pro zápis titulů - první je určen pro tituly před jménem, druhý za jménem. Tituly se zapisují v takové podobě, jak mají být pak v textu použity tj. má-li např. někdo titulů před jménem více, píší se za sebou s mezerami v pořadí, jak se mají objevit v adresách a dalších citacích. Tato pole nejsou standardně přístupná (při pohybu kurzorovými klávesami po polích jsou přeskočena), vstup do nich je pomocí kliknutí myši. je možné zapsat kontaktní (v případě vazby na SSL a nastavení způsobu vypravení se tato položka přenáší do SSL) Pro zadání se použije roletové menu a volba ---zadat novou adresu--- Zobrazí se okno pro zadání u Pokud při otevření dialogu Adresa z řízení zvolíte ovou adresu, pak bude použita při tvorbě vypravení. Podle typu spisové služby může být potřeba pro doručení em ještě zvolit odpovídající způsob dodání. Tato volba má vliv pouze na řízení, ve kterém byla provedena. Zadanou ovou adresu lze vyřadit nebo vybrat jako výchozí , což způsobí, že takto zvolená ová adresa se automaticky zvolí při přidání osoby do řízení jako vybraná. Tato volba nemá vliv na řízení, ve kterých je již osoba zařazená. strana 60 Stavební úřad - uživatelská příručka

61 Fyzická osoba podnikající U fyzické osoby podnikající je jsou ve formuláři navíc pole pro zadání dalších informací: Dodatek určeno pro zápis dodatku obchodního jména. Text se generuje jen na obálku za příjmením obyvatele. Není nikde v textu. IČO určeno pro zápis identifikačního čísla fyzické podnikající osoby Pro vyhledání údajů o fyzické osobě podnikající stačí vložit IČO a automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROS, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROS" spustí hledání podle zadaných položek (IČO). Právnická osoba Práce s programem strana 61

62 Ve formuláři Adresa se zadávají základní údaje o organizaci a jejich adresách: IČO - určeno pro zápis IČO organizace. Pokud není známo, program sám vygeneruje pomocné nebo IČO, které bude zapisovanou položku v systému jednoznačně identifikovat (ixxxxxx). Název - pro zápis názvu organizace Útvar - pro zápis útvaru organizace Oprávněná osoba zde je možné zapsat statutárního zástupce organizace. Jsou k dispozici dva řádky, do kterých zapíšete text včetně formulace zastoupení např.: zastoupená předsedou představenstva Ing. Aloisem Drábkem Rozdělovník - pokud je oficiální název dlouhý, je možné zadat zkrácený název, který bude uváděn v rozdělovníku zde je možné zapsat kontaktní stejně jako u fyzické osoby Pro vyhledání údajů o právnické osobě stačí vložit IČO a automaticky se zobrazí panel pro hledání v ROS, kde se stiskem tlačítka "Hledat v ROS" spustí hledání podle zadaných položek (IČO). Adresa První řádek (se záložkami) je určen pro identifikaci adresy a tlačítka k ovládání práce s adresami danéhosoby. První adresa je automaticky pojmenovaná Trvalý pobyt (místo pobytu fyzické osoby), Místo podnikání (místo podnikání fyzické osoby podnikající ) nebo Sídlo (sídlo právnické osoby) a tento název nelze změnit. Pokud je vazba na ISZR a má-li obyvatel nahlášenu doručovací adresu v ZR, objevuje se tato adresa pod záložkou ROB, jejíž název nelze změnit. U dalších adres je možné nabízený text Doručovací adresa1, Doručovací adresa2... přejmenovat přepsáním. Pro zápis adresy jsou postupně nabízena pole obec, část obce, č.p. - číslo popisné, ulice, č.o. číslo orientační, městská část, pošta a PSČ. Stát je předepsán na Česko - volbu je možné změnit výběrem jiné položky z rozbalovacího menu. Při zápisu čísel orientačních a popisných je možné zapsat i jejich podlomení, na tyto položky je možné se dostat pouze kliknutím myši. Pokud je počítač napojen na kompletní a aktuální UIR-ADR (Územně identifikační registr adres) nebo RUIAN, program zkontroluje existenci adresy s tímto registrem a strana 62 Stavební úřad - uživatelská příručka

63 po vyplnění pole Obec, Část obce a č.p. doplní existující zbytek adresy tj. Ulici, č.o., Měst. část, Poštu, PSČ. Ověření adresy nám indikují modré zámečky vedle polí Obec, Část obce a Ulice Je-li vazba na ZR, adresa je automaticky vyplněna hodnotami ze Základních registrů a zámečkem je označen i název adresy (Trvalý pobyt). Má-li osoba nahlášenou doručovací adresu v ZR, tato adresa se po ztotožnění objeví u adresy osoby s označením "ROB" Další adresa U obyvatele i organizace je možné evidovat více adres. Po kliknutí na tlačítko zápis další adresy se zobrazí další záložka pro další adresu: Adresa se dá pojmenovat přepsáním předepsaného názvu "Doručovací adresa 2". Při zápisu adresy se postupuje stejně, jako v předchozím odstavci. Doručuje se na adresu, která je právě aktivní (adresu, kterou vidíme). Mezi adresami se přepneme kliknutím na název adresy. Tlačítka a jejich funkce: zápis další adresy (vytvořit doručovací adresu) vyprázdnit položky aktuální adresy obyvatele nebo organizace vyplní adresou poslední otevřené osoby, organizace. Šipka je zobrazena jen tehdy, kdy funkce připadá v úvahu (je-li více adres), jinak je tlačítko prázdné a kliknutí na něj nic neprovede. zrušení zobrazené adresy obyvatele. Křížek je zobrazen jen tehdy, kdy funkce připadá v úvahu (je-li více adres). Prostředník prostředník doručení, např. bytem u K. Nováka. Tento údaj se generuje pouze na obálku, v textu dokumentu není nikde uveden. Práce s programem strana 63

64 Text Adresa ze Základních registrů nestrukturovaně, pracovník musí adresu zapsat ručně. Poznámka V záložce Poznámka je možnost zapsat si k obyvateli jako takovému poznámku. Bude k dispozici při každém použití tohoto subjektu. Spisová služba V záložce Spisová služba je možnost u konkrétní osoby (organizace) vybrat preferovaný způsob dodání a s tím spojenou šablonu pro tisk obálek. Výchozí nastavení je automatický dle nastavení programu (např. fyzickým osobám obálky s červeným pruhem). Datové schránky V záložce Datové schránky je možné vyhledat Datovou schránku (DS) ručně ke konkrétní osobě, nebo je informace o DS převzata při ztotožnění osob se Základními registry. DS jsou také hledány automaticky programem, a to před generováním rozdělovníku (u každé osoby maximálně jednou za den). strana 64 Stavební úřad - uživatelská příručka

65 Ruční/automatické hledání Datových schránek Automatické hledání ID DS Před generováním rozdělovníku (výběr a generování vzoru) se provede dohledání ID DS pro všechny osoby uvedené v řízení. Toto automatické dohledání se provádí maximálně jednou za den. Automatické hledání se provádí buď podle ID DS, pokud již byla dříve datová schránka nalezena, tak se ověřuje její platnost (např. fyzické osoby si mohou DS zneplatnit). Pokud zatím ID DS nebylo nalezeno, tak se hledá podle všech údajů zavedených ve VITĚ. Výsledkem hledání může být buď nalezení žádné, jedné nebo více DS. Podle toho se přidělí stav DS - Není DS, Nalezena DS nebo Nalezeno více DS. O chybných stavech je uživatel informován zobrazením okna, které následuje. Chybným stavem se rozumí následující stavy: Beze stavu - nebylo provedeno hledání DS. Protože před zobrazením varování se provádí automatické hledání, tak tento stav se ve varování nemůže zobrazit Nalezeno více DS - automatickým hledáním bylo nalezeno DS, v tomto případě by se mělo provést ruční hledání a zjistit, která DS odpovídá osobě zapsané ve VITĚ Znepřístupněná DS, Smazaná DS - pokud se DS dostane do těchto stavů, tak adresát nebude schopen přijímat zásilky, například protože právnická osoba byla zrušena apod. Uživatel musí zjistitstav a pokud lze doručovat poštou, tak musí zablokovat doručování do DS v dialogu Adresa. Není DS - pouze u PFO (fyzické osoby podnikající). PO (právnické osoby) a OVM (orgány veřejné moci) - po by měli mít všichni zřízenu DS. Pokud nebyla DS nalezena, jedná se nejspíš o chybu nebo jsou organizací dle zvláštního předpisu a DS mít nemusí. Ruční hledání ID DS Ruční hledání ID DS se provádí v dialogu Adresa na záložce Datové schránky. Před vlastním hledáním musí uživatel zkontrolovat údaje na záložce Adresa, které se použijí při hledání. Po přepnutí na záložku "Datové schránky" je třeba věnovat pozornost položce Typ ISDS, kde uživatel musí určit, jaký typ datové schránky ve smyslu ISDS (Informační systém DS), chcete najít. Typy jsou dvojího druhu: - základní: FO (fyzická osoba), Práce s programem strana 65

66 PFO (podnikající fyzická osoba), PO (právnická osoba), OVM (orgán veřejné moci) - - podtypy. Pro hledání DS stačí zvolit základní typ, podtyp se pak dohledá společně s dohledání DS. Typy FO a PFO se nastaví automaticky podle zvoleného typu osoby ve VITĚ. Je třeba věnovat zvláštní pozornost rozlišení mezi PO a OVM. Hledání se spustí tlačítkem "Vyhledat datovou schránku", poté co hledání proběhne, tak se nalezené DS zobrazí v seznamu v dolní části dialogu. Správnou DS uživatel potvrdí dvojklikem, její ID se zobrazí u položky ID datové schránky a stav DS se změní na "Nalezena DS". Pokud se žádná DS nenalezne, změní se stav na "Není DS". V takové situaci musí uživatel překontrolovat údaje uvedené na záložce "Adresa", případně může zmenšit počet položek, které budou použité při hledání DS volbou "Výběrová kritéria". Výběrová kritéria vychází z definice ISDS a neodpovídají přesně položkám, které znáuživatel z ostatních IS: Typ - povinná položka ID datové schránky - pokud uživatel zná ID datové schránky, tak její existenci ověří. Když je údaj zadán jako podmínka, ostatní položky jsou v takovém případě ignorovány. Identifikační údaje - pojmenování obyvatele Jméno - jméno fyzické osoby Příjmení - příjmení fyzické osoby strana 66 Stavební úřad - uživatelská příručka

67 Datum narození - původně povinná položka, nyní je povinnost zrušena. Doporučujeme její použití. Identifikační údaje - označení osoby IČ - u PO resp. OVM se hledá DS pomocí identifikačního čísla organizace IČO. Název firmy- zatím je nutné v ISDS hledání podle celého názvu firmy, nestačí pouze zadání jeho části. Identifikační údaje - adresa Město - položka, která obsahuje název obce, případně městskou část. Pokud je zadaná městská část, bude mít jako výběrové kritérium pro hledání před obcí přednost. Číslo popisné Ulice - položka, která obsahuje ulici.případně část obce. Pokud je zadaná část obce, bude mít jako výběrové kritérium pro hledání před ulicí přednost. Číslo orientační - posílá se číslo i znak PSČ Stát Pokud nejsou dosud nastavena výchozí výběrová kritéria, jsou automaticky zatržena všechna. Výběrová kritéria lze nastavit jednotlivým klikáním na konkrétní zatržíko u položky, nebo použitím kontextového menu a výběrem z nabídky. Podle toho, která kritéria zůstanou zatržena, se provádí hledání DS. Výběrová kritéria lze nastavit jako výchozí pro konkrétní typ ISDS a to tak, že určíme konkrétní výběrová kritéria a po potvrzení tlačítkem Ok se vrátíme na záložku pro vyhledání DS. Vedle tlačítka Výběrová kritéria jsou námi vybraná kritéria vypsaná. Samotné nastavení výchozích výběrových kritérií se provede vyvoláním kontextové nabídky na textu vedle tlačítka Výběrová kritéria a výběrem z nabídky. Práce s programem strana 67

68 V omezených případech (např. u odborů vlastního úřadu) není vhodné, aby se zasílalo do DS. V takovém případě se DS vyhledá a pak se z kontextového menu nad položkou "Stav (text Nalezena DS ) zvolí volba "Nezasílat přes DS". Historie Zde se ukládají informace o práci konkrétního uživatele, např. úprava údajů v adrese, ztotožňování vůči ZR, kdy a kdo operaci provedl, apod. strana 68 Stavební úřad - uživatelská příručka

69 Základní registry Záložka Základní registry slouží pro ruční ztotožnění osoby. Poté, co jsou vyplněny údaje nutné k vyhledání v ZR (viz políčko "Hledání podle"), je možné pomocí volby "Hledat v ROB (ROS)" spustit hledání na základě parametrů, které uživatel předvolil. Vyhledávat fyzickou osobu v ROB je možné podle těchto kritérií: Příjmení, Jméno, Datum narození Příjmení, Jméno, Adresa pobytu Příjmení, Jméno, Datum narození, Adresa pobytu Datová schránka Doklad (číslo dokladu) Občanský průkaz Cestovní pas Povolení k pobytu Vízový štítek Pobytový štítek Je-li záznam dohledán, zobrazí se v záhlaví okna "Nalezeno 1 záznamů" a ve střední části okna detailní informace o hledaném subjektu. Pro ztotožnění je potřeba stisknout tlačítko "Propojit s ROB (ROS)" a údaje dohledané v ZR se uloží. Jedná-li se o osobu právnickou, fyzickou podnikající, OVM, hledání probíhá obdobně, avšak jako kritérium pro vyhledání stačí IČO. Práce s programem strana 69

70 Před propojením je možné nepřebírat některé z nalezených údajů zatržení příslušného políčka, a to Název, Adresu, Datovou schránku. Tose využije u právnických osob, které jsou v ROS zapsány s ústřední adresou, ale úřad komunikuje s oblastní pobočkou. Pokud jsou v ZR evidovány chybné údaje, po provedeném hledání se tyto údaj zobrazí červeně tyto údaje se do Vity nepřevezmou a program o tom uživatele informuje. Garant registru je zodpovědný do 3 dnů problém vyřešit. Buď opravou dat v registru anebo zamítnutím reklamace. Oprava údajů osoby Údaje zapsané v evidenci obyvatel a organizací je možné také opravovat. Uživatelé je mohouopravovat přímo při práci nebo systematicky při údržbě této evidence obyvatel a organizací. Uživatel s oprávněním vedoucí Pokud se v seznamu vybraných položek na příslušném řádku stisknete pravé tlačítko myši a zvolí volba adresa, obdrží uživatel formulář se zapsanými údaji o této položce, která se může libovolně přepsat podle pravidel popsaných ve funkci zápisu položky. Oprava údajů se použije pouze v případě,, že se jedná o tutéž položku a její údaje je nutno upřesnit nebo se změnily. Opravují se tím údaje ve všech ostatních řízeních ostatních uživatelů, kde je tato položka (s příslušným rodným číslem nebo IČO) použita! má možnost provádět spojení osob v Kartotéky > Osoby, tím se původní osoba nahradí novou osobou a to opět ve všech řízeních strana 70 Stavební úřad - uživatelská příručka

71 provádí vymazání osob, které nejsou zadané v žádném řízení. Pokud je osoba zadaná v řízení, tak lze osoby pouze spojovat v Kartotéce (viz výše) Zrušení osoby/organizace Pokud je osoba/organizace zadána v okně omylem, je třeba označit příslušnou položku a stisknout klávesu Delete. Je možné také použít pravé tlačítko myši a příkaz Zrušit. Poznámka Po zadání osoby je možné kliknout na svislé tlačítko vlevo a okno pro zadávání osoby se sbalí, do původní podoby Opětovným stiskem svislého tlačítka je možné se do tohoto okna vrátit a údaje upravit Zástupce (plná moc) V okně pro zadávání údajů do řízení je tlačítko zástupci. Pokud se na tlačítko klikne myší, zobrazí se okno pro zadávání zástupcůúčastníků na základě plné moci. Pro zadávání zástupců jsou v okně následující pole: Označení Význam konkrétní položky sloupce T typ, nevyplňuje se, u zástupců se automaticky zapíše Y. Zástupce je možné zadat stejně jako jiné osoby zápisem některých z údajů pro vyhledání: rc, příjmení/název,jméno., Časté zástupce je možné vybírat z kartotéky: V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz Kartotéka. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéky. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky. Pokud je zadán zástupce, je třeba specifikovat, koho zastupuje. Pokud zastupuje nějakého účastníka (nezáleží na tom, zda se jedná o žadatele, účastníka ), postupuje se následujícím způsobem: Musí být otevřena společně tlačítka s doplněnými údaji pro zástupce i zastoupeného viz v ukázce níže např. : - zastoupený = účastník, ve sloupci T (=typ ) je na příslušném řádku označen U - zástupce = zástupce, ve sloupci T je na příslušném řádku označen Y Kurzor se umístí do řádku s vybraným zastoupeným (dle ukázky: na řádek se jménem Haas). Klikne se levým tlačítkem myši na řádku (levé tlačítko myší držíme), pod kurzorem se objeví obdélníček. Obdélníček se přetažením umístí do volného pole ve sloupci Z do řádku s příslušným zástupcem. Ve sloupci Z se u zastoupeného objeví symbol hlavy upozorňující na existenci zástupce. Je třeba zkontrolovat, komu se mají posílat dokumenty. Standardně mají všichni znak obálky - tj. posílat. V případě, že se nebudou některé osobě dokumenty zasílat, bude nutné změnít symbol obálky dvojklikem na křížek. Práce s programem strana 71

72 Současně může být zadáno více zástupců. Pokud jeden zástupce zastupuje více účastníků, postup vytvoření zastupování se zopakuje dle výše uvedeného i pro ostatní zastoupené. Zastoupený může být i zástupce. Tzn., že v rámci tlačítka zástupci je možné vytvořit zastoupení zástupce zástupcem. Pro kontrolu jsou zástupci a zastupovaní barevně zvýrazněni. Pokud klikneme na zástupce, barevně se zvýrazní všichni, které zastupuje. Pokud klikneme na zastupovaného, zvýrazní se jeho zástupce. Zadání účastníka Účastníky je možné zadat stejně jako jiné osoby zápisem některých z údajů pro vyhledání: rc, příjmení/název,jméno.časté účastníky je možné vybírat z kartotéky: V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz Kartotéka. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéky. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky. Zadání dotčených orgánů Dotčené orgány je možné zadat stejně jako jiné osoby zápisem některých z údajů pro vyhledání: IČ, název, Časté dotčené orgány je možné vybírat z kartotéky: V kontextovém menu v okně pro zadávání údajů se vybere příkaz Kartotéka. Tutéž volbu lze získat v liště ikon kliknutím levého tlačítka myši na rozbalovací šipku ikony Kartotéky. Vpravo se zobrazí kartotéka, ze které se vyberou (Dvojklik) požadované položky. Hlavní účastníci V okně zadávání údajů o řízení je zobrazeno tlačítko hlavní účastníci (práce je stejná jako při zadávání ostatních osob). Pokud se na tlačítko klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů o účastnících. Nejprve je zobrazena jediná položka, postupným zadáváním účastníků přibývají položky další. Pro zadávání účastníků jsou v okně následující pole: Označení sloupce T Význam konkrétní položky Typ, H hlavní účastník Ostatní V okně zadávání údajů o řízení je zobrazeno tlačítko ostatní (práce je stejná jako při zadávání ostatních osob). Pokud se na tlačítko klikne myší, rozbalí se okno pro zadávání údajů. Nejprve je zobrazena jediná položka, postupným zadáváním přibývají položky další. strana 72 Stavební úřad - uživatelská příručka

73 Pro zadávání ostatních jsou v okně následující pole: Označení sloupce T Význam konkrétní položky Typ* X Přizvaný P Projektant D Dodavatel S Ostatní Z Zodpovědný I Prvoinstanční úřad C Odvolací úřad B Stížnost proti komu Q Postoupeno komu T Soud A Plátce L Odvolatel *Změna typu se provádí pravým tl. myši a výběrem konkrétního typu Stanoviska V základní obrazovce zadávání údajů o řízení je zobrazeno tlačítko stanoviska. Po kliknutí na toto tlačítko se rozbalí okno pro zadávání údajů o stanoviscích účastníků řízení, dotčených orgánech státní správy a ostatních. Pro zadávání stanovisek jsou v okně následující pole pro zadávání údajů o typu stanoviska, datu doručení, čísla jednacího a textu, pole se vztahuje vždy k aktuálnímu řádku v seznamu účastníků. Zde se zadávají tyto údaje: Typ - typ stanoviska DO: rozhodnutí, stanovisko, - závazné stanovisko, vyjádření, souhlas, posouzení. V poli typ uživatel může využít možnosti výběru ze seznamu tj. myší kliknout na šipku na pravé straně pole a vybrat ze zobrazeného seznamu (dvojklikem). - typ stanoviska účastníků řízení : vyhověno, zamítnuto, s podmínkou V poli typ uživatel může využít možnosti výběru ze seznamu tj. myší kliknout na šipku na pravé straně pole a vybrat ze zobrazeného seznamu (dvojklikem). Účastník - příjmení a jméno, popřípadě název (automaticky se předepisuje) Podáno Č.j. Text - datum podání stanoviska (po dvojkliku se zobrazí políčko pro zápis) - číslo jednací podaného stanoviska (po dvojkliku se zobrazí políčko pro zápis) - po dvojkliku se objeví okno pro zápis textu stanoviska Práce s programem strana 73

74 Termíny Zobrazení termínů je závislé na průběhu řízení. Vždy se zobrazí: V základní obrazovce pro zadávání údajů jsou zobrazena dvě pole. První pole pro zadání data zahájení řízení, následuje pole, ve které se specifikuje, zda se řízení přeruší, zastaví, postoupí, či odloží. Je možné využít výběr z rozbalovacího seznamu.. Pokud je řízení přerušeno, po zahájení přibývá ještě fáze doplnění, kde je možné zadat datum doručení výzvy, termín doplnění. Pokud uplyne termín pro doplnění a doplnění nebude zaznamenáno, řízení automaticky přejde do stavu zastaveno. Jednání Po kliknutí na tlačítko jednání se doplňují hodnoty Datum, Hodina, Místo (jednání) a zápis hodnot se potvrdí stiskem klávesy Enter. Pokudnení pole "Místo" vyplněno, doplní se hodnota z nastavení parametrů pracovníka. Potvrzením ( stiskem Enter) se vytvoří nová položka (objeví se zelený puntík), kde program kontroluje, zda na zvolený termín nepřipadá den pracovního klidu nebo s tímto termínem nekoliduje další jednání (v tomto případě se v dalším sloupci objeví hláška s vykřičníkem: Na uvedenou hodinu už máte jednání). Data jednání se objeví v Úkolech. V případě zadání více jednání, se do vygenerovaného dokumentu doplní údaje z jednání s příznakem zeleného puntíku. Pokud je třeba generovat jednání (např. z prvního řádku), musí se nejprve příslušné jednání označit (dvojklik do sloupce, ve kterém má být puntík) a pak teprve zadat Tisk. strana 74 Stavební úřad - uživatelská příručka

75 Stanoviska do Zatržením volby stanoviska do se zobrazí pole pro zadání lhůty k doložení stanovisek do řízení. Lze zapsat i počet dnů od doručení výzvy. Termín vyřízení - doplní se hodnota z nastavení parametrů úřadu. Průběh řízení Průběh řízení obecně Do dalšího průběhu řízení je potřeba se v programu posunovat("krokovat"). Na základě vybraného průběhu řízení a příslušného stavu řízení jsou nabízeny odpovídající formuláře. Výběr průběhu řízení Z rozbalovacího seznamu je možné vybrat volby Přerušení, Zastavení, Postoupení, Odložení Průběh řízení strana 75

76 Uložení případu a pokračování do zvoleného stavu Pokračovat uložení údajů v řízení a posunutí do následujícího kroku. Využívá se v případě, že jsou zadána všechna data o řízení, účastnících v základním formuláři a je žádoucí posun v průběhu řízení. Nepokračovat uložení údajů v řízení bez posunutí do následujícího kroku. Využívá se v případě, že nejsou zadána všechna data o řízení v základním formuláři. Rozhodnutí uložení údajů v řízení a posunutí do stavu rozhodnutí bez mezikroků. Neukládat neuložení změn v datech ve formuláři. Storno zrušení dotazu na uložení a návrat do formuláře Vyhledání a otevření řízení v příslušném stavu Poklepáním na příslušný řádek se otevře řízení v příslušném stavu podle sloupce "stav" Typy průběhu řízení Přerušení řízení Pokud je řízení přerušeno, přibývá ještě fáze doplnění, kde je možné zadat datum od kdy lhůty neběží, termín přerušení řízení, termín doplnění a pak teprve tisknout výzvu k doplnění podkladů strana 76 Stavební úřad - uživatelská příručka

77 řízení zahájeno - datum zahájení správního řízení (pokud je vazba na SSL datum se nezavádí, je automaticky předepsáno) lhůty neběží od datum od kdy neběží lhůty (automaticky se předepíše dnešní, lze přepsat) přerušení řízení - datum přerušení (automaticky se předepíše dnešní, lze přepsat) termín doplnění - termín, do kdy mají být údaje k řízení doplněny, je možné zadat přímo datum nebo počet dní od doručení výzvy Stiskem tlačítka doplnit o se rozbalí textové pole, kde je možné zadat podklady, které je třeba doplnit. Při zavírání spisu zvolíme "Pokračovat. Pokud uplyne termín pro doplnění a doplnění nebude zaznamenáno, řízení automaticky přejde do stavu zastaveno. Pokud je potřeba až v této chvíli zapsat termín doplnění (akceptovat pozdější doplnění nebo termín doplnění zapsat zpětně), je nutné řízení vyhledat pomocí funkce Oprav,zadat přesné číslo spisu (při hromadných výběrech se zastavená řízení nezobrazují) a použít funkci Zpět (levá šipka na horní liště ikon nebo klik pravého tlačítka myši na řádek s řízením a volba funkcí Oprava a Zpět). Zastavení řízení Řízení je možné zastavit na žádost žadatele, nedoplnění podkladů, V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - datum zahájení řízení (pokud je vazba na SSL datum se nezavádí, je automaticky předepsáno) zastavení řízení datum zastavení řízení Postoupení řízení Řízení je možné postoupit v případech plynoucích za zákona. Řízení se dostává mezi vyřízené. V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - datum zahájení řízení (pokud je vazba na SSL datum se nezavádí, je automaticky předepsáno) postoupení řízení datum postoupení řízení Odložení řízení V případech plynoucích ze zákona, je správní orgán povinen řízení odložit. Řízení se dostává mezi vyřízené. Průběh řízení strana 77

78 V tomto průběhu se dále zobrazují termíny: řízení zahájeno - datum zahájenířízení (pokud je vazba na SSL datum se nezavádí, je automaticky předepsáno) odložení řízení datum postoupení řízení Zpětvzetí podání Pokud žadatel vezme svou žádost zpět, musí se uživatel posunout v řízení ze stavu zahájení do stavu námitky/ stanoviska. Po kliknutí pravým tlačítkem na řádek s řízením zvolí z kontextového menu volbu Zastavení, a zde údaj o zpětvzetí podání zapíše. Pomocné nástroje v řízení Úkoly Pomůckou při práci je kalendář termínů ty vznikají během práce, např. datum a hodina jednání, nabytí právní moci Kalendář termínů je přístupný po zvolení příkazu Věc v základním menu pod názvem Úkoly, nebo po stisku ikony Úkoly. Úkoly se dělí na úkoly nové (termíny do budoucna), staré (prošlé nepotvrzené), úkoly čekající na dodejky, nabytí právní moci a došlou poštu. strana 78 Stavební úřad - uživatelská příručka

79 Mimo úkoly automaticky zapisované programem lze do úkolů zapisovat i vlastní poznámky k jednotlivým případům. Kdekoliv v řízení se vyvolá kontextové menu a volbou Další úkoly se otevře záložka pro zápis úkolu pro konkrétní případ. Zápis se prování stejně, jako např. zápis jednání. Po uložení se zapsaný úkol objeví v seznamu úkolů. Nové V rámci příkazu Úkoly > Nové je zobrazen kalendář s termíny, které vyplynuly z průběhu rozpracovaných případů. Každému pracovníkovi se zobrazují termíny pouze od jeho případu, pracovníkovi s oprávněním administrace se zobrazují všechny. Průběh řízení strana 79

80 V tomto kalendáři je možné s případem pracovat stejně jako u příkazu Oprav tj. k označené položce se vztahují tlačítka v pravé části lišty tlačítek Dokumenty, Soupis, Věc, Zpět, Pokračuj, Tisk. Po dvojkliku se zobrazí okno pro práci s daným případem (v závislosti na tom, v jakém je právě stavu). Došlá pošta Pokud je v rámci programu veden Podací deník, nebo je vazba na spisovou službu, pracovník případ do programu nezavádí - dostává ji prostřednictvím funkce Úkoly. Nově přidělené případy pro daného pracovníka se zobrazí v jeho došlé poště. Staré Příkaz Úkoly > Staré zobrazuje úkoly, jejichž termín již proběhl, ale v programu nebylo specifikováno, že byl splněn případy je proto třeba dovést až do stavu vyřízeno. Nezobrazuje se kompletní kalendář, ale pouze ta data, ke kterým se nějaký úkol vztahuje. Nedoručeno Právní moc Tento příkaz je určen pro vyhledání případu, kde se očekávají dodejky, aby bylo možné stanovit termíny pro další průběh případu. Zobrazí ta řízení, u kterých uplynul termín nabytí právní moci, ale právní moc zatím nebyla potvrzena. Soupis spisu K vybranému případu je možné zobrazit seznam všech písemností, které se vztahují k dané věci soupis spisu. Pokud chce uživatel do soupisu provést záznam, nebo zaznamenat přílohu, klikne pravým tlačítkem myši na řádek s vybraným dokumentem a zvolí volbu Nový. Zobrazí se okno pro příslušný záznam do spisu. strana 80 Stavební úřad - uživatelská příručka

81 Pokud je kurzor nastaven na řádku příslušného záznamu (řádek musí být zvýrazněn), lze záznam zobrazit nebo stornovat. Uživatel klikne na záznam pravým tlačítkem myši a zvolí volbu Zobrazit. V textovém editoru je možné si záznam prohlédnout. Pro zobrazení elektronického obrazu zapsaného v SSL slouží volba Zjistit el. obrazy v SSL. Pro stornování záznamu slouží volba Stornovat. Pro tisk soupisu spisu slouží volba Tisk soupisu spisu. Stornované záznamy můžeme zobrazit volbou Zobrazit stornované. Průběh řízení strana 81

82 strana 82 Stavební úřad - uživatelská příručka

83 Kapitola 3 Tisky Velmi důležitou součástí programu jsou tisky dokumentů oznámení, výzvy, rozhodnutí, sdělení, vyjádření Tisknout je možné ve většině fází práce s programem. Ze vzoru a zadaných údajů je automaticky vygenerován dokument, který se dále zpracovává v textovém editoru. Vytvořené dokumenty jsou uchovávány v archivu. Program umožňuje i tisk adres na obálky s dodejkami. Tvorba dokumentů Ve všech situacích, kdy je možné v programu vytvořit nový dokument, se postupuje totožným způsobem. Pokud je v dané situaci možné dokument vytvářet, je na horní liště ikon ikona registrační složka s nápisem Tisk. Volbu tisku provedeme kliknutím levého tlačítka myši na tuto ikonu: Stejná funkce se vyvolá z kontextového menu v ploše s otevřeným řízením (příslušná záložka) a výběrem volby Tisk. Možné je též využít klávesovou zkratku Ctrl+P. Výběr vzoru/dokumentu Po volbě Tisk se zobrazí následující okno s nabídkou dokumentů a vzorů: Okno je rozděleno do dvou částí: Dolní část okna - seznam vzorů, ze kterých se vybírá nový dokument (nabídka seznamu vzorů je přizpůsobena danému typu a fázi řízení). Tisky strana 83

84 Horní část okna seznam dokumentů (již někdy vybraných a zpracovávaných vzorů z dolní části okna). Stav dokumentu po jeho otevření je shodný se stavem při posledním uložení. Pokud ještě nebyl ze žádného vzoru vytvořen dokument, horní část okna ve vyobrazení chybí a celé okno tvoří pouze seznam vzorů pro výběr a tvorbu nového dokumentu. Tisk na zkoušku Slouží jako zkušební náhled na vytvořený dokument s doplněnými zadanými parametry. Takto vyvolaný dokument je pouze na prohlížení, dokument se neuloží a ani nezapíše do spisové služby, nedostane přidělené číslo jednací. Pomocí volby "Tisk na zkoušku" Uživatelský vzor se vygeneruje dokument ze vzoru, který aktuálně využíváte. Volba "Tisk na zkoušku" Originální vzor vygeneruje dokument z originálního (námi dodaného) vzoru. Nový dokument Při vytváření nového dokumentu slouží pro výběr vzoru dolní část okna. Požadovaný vzor je ze seznamu vybrán pomocí dvojkliku levým tlačítkem myši (nebo kliknutím levým tlačítkem myši na příslušný řádek a potom klik na OK v levém dolním rohu v tomto okně). Tímto krokem se provede také záznam do SSL a ta přidělí dokumentu číslo jednací je-li vazba k dispozici. Pokud požadovaný vzor v nabídce není, je možné použít tlačítko Jiný vzor (pravý dolní roh okna). Zde se zadá přímo číslo vzoru nebo se vybere ze seznamu vzorů z rozbalovacího seznamu. Po potvrzení OK bude požadovaný vzor zařazen do zobrazeného seznamu vzorů. Seznam vzorů je závislý na stavu řízení, tedy ve stavu zahájení řízení není k dispozici vzor pro rozhodnutí. Po výběru vzoru se nabídne okno "Tisk dokumentu" pro specifikaci údajů o dokumentu. strana 84 Stavební úřad - uživatelská příručka

85 Specifikace údajů o dokumentu Okno je děleno do tří částí: Formulář, Jak pokračovat, Dokument: Formulář Spis. zn. Zobrazená spisová značka, jak s ní pracuje program a která je předepsána v poli. Spisovou značku nelze upravovat. Číslo jednací Pokud je vazba na SSL, číslo přidělí SSL a nelze ho upravit. Pokud vazba na SSL není, pole je prázdné a dá se upravit, jak se má vygenerovat v dokumentu. Druhé pole slouží k identifikaci dokumentu na obálce. Používá se pro odlišení dodejek pro konkrétní dokument. Zapisuje se zde zkratka typu dokumentu, např. Ozn (pro typ oznámení). Zdroj Volitelná hodnota pro zvolení způsobu tvorby dokumentu (výběr z rozbalovacího seznamu ) Vybírá se z voleb: Editor (WORD ), Externí soubor. Uživatel volbu téměř nepoužívá. Komu poslat Volitelná hodnota pro určení okruhu účastníků v rozdělovníku na dokumentu (výběr z rozbalovacího seznamu). Vybírá se z voleb: Navrhovateli, Všem, Účastníkům. Hodnota je přednastavena dle typu vzoru (pod volbou Údaje_Vzory_sloupec komu). Vybrat adresáty Po stlačení tlačítka se vyvolá okno Příprava adres na obálky. Zde je možné upravovat jednotlivé doručovací adresy v rozdělovníku před generováním dokumentu, tzn., komu se má dokument poslat a jakým způsobem (kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétního adresáta a výběr z kontextového menu). Tisky strana 85

86 Pokud je potřeba upravit adresu pouze pro tisk obálky (např. odlišit adresáty stejného jména a adresy Jaromír Huf st., Jaromír Huf ml.), stačí vepsat požadovaný text do části adresy, jak se má na obálce zobrazit a potvrdit tlačítkem Aktualizovat. Tato změna adresy se neprojeví v SSL. Pokud je ale potřeba opravit chybu v adrese, na kterou se bude doručovat (např. chybí PSČ) je nutné použít tlačítko Oprava, které zpřístupní adresní kartu konkrétního adresáta a zde se může oprava provést. Tato oprava se projeví v SSL. veřejná vyhláška Pokud má být dokument doručován Veřejnou vyhláškou, je třeba, aby bylo toto okénko zatrženo (kliknutí na čtvereček před popisem). Po zatržení se do vybraného vzoru bude plnit text ze vzoru č použít originální vzor Po zatržení této volby dojde k přepisu původního vzoru a bude nabídnut vzor z originální sady vzorů, která je průběžně aktualizována firmou a neobsahuje uživatelské úpravy. strana 86 Stavební úřad - uživatelská příručka

87 z povahy dokumentu nelze poslat elektronicky Volba se zaškrtává, pokud má být dokument doručován pouze v listinné podobě (z určitého důvodu nelze doručit do DS, např. dokumentace). Všem adresátům (i s dohledanou DS) bude zasláno papírovou formou (obálkou). podepisuje vedoucí Zatrhává se, pokud má být dokument podepsán vedoucím. Tato volba je nastavitelná v základním nastavení programu. Slouží pro případy, kdy si některé dokumenty podepisuje sám technik a některé vedoucí. Sada vzorů Informace, ze které sady vzorů bude dokument generován. Sada je určena programem, není nutné uživatelsky upravovat. Vzory starý stavební zákon č.50/1976 Sb. + starý správní řád č.71/1967 Sb. Vzory starý stavební zákon č.50/1976 Sb. + nový správní řád č.500/2004 Sb. Vzory nový stavební zákon č.183/2006 Sb. + nový správní řád č.500/2004 Sb. Jaká sada vzorů se použije je dáno typem řízení a datem zahájení řízení. jak pokračovat V tomto místě se volí akce, která následuje po vytvoření dokumentu. Vybírá se z nabízených možností, které mohou být přednastaveny pro každého pracovníka zvlášť: Další akce: Podepsat a tisknout obálky referent dokument elektronicky podepíše a sám si tiskne obálky z VITY. Podepsat a předat k tisku obálek referent elektronicky podepíše dokument, obálky tiskne někdo jiný (např. sekretářka) Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu referent elektronicky podepíše dokument, odesílá seznam adresátů do SSL bez tisku obálek (z VITY) Předat k podepsání referent elektronicky nepodepisuje, podepisuje někdo jiný (např. vedoucí) Předat k parafování referent nejprve dokument předá ke kontrole (parafě), poté je dokument připraven k elektronickému podepsání Tisky strana 87

88 Dokument Název - standardně je dokument pojmenován podle vzoru, ze kterého byl generován. Tento název je možné změnit přepsáním, což je důležité v situacích, kdy z jednoho vzoru vzniká během práce více dokumentů. Typ z nabídky šipky je možné vybrat jednu z možností: -neurčeno- Oznámení o zahájení Rozhodnutí ve věci Výzva k doplnění před jednáním Výzva k doplnění po jednání Předání spisu odvolacímu orgánu Usnesení Rozhodnutí o odvolání Protokol Výzva k doplnění a usnesení o přerušení Výzva jiná Oznámení Stanovisko Vyjádření Souhlas Sdělení Předvolání Tímto výběrem se specifikuje, o jaký typ dokumentu se jedná. Zatím je využíváno pouze pro některé spisové služby a pro posílání odvolání odvolacímu orgánu v elektronické podobě. Práce v textovém editoru Po doplnění údajů z programu do vzoru je soubor v textovém editoru plně k dispozici k editaci. Během generování parametrů do vzoru není doporučeno současně používat jakoukoli z dalších funkcí textového editoru (raději nesahat na myš ani klávesnici). Po skončení generování je k dispozici textový editor, ve kterém je možné dokument libovolně upravit. Ukládání dokumentu se provádí pomocí volby "Uložit", nebo zavřením okna editoru. Nesmí se použít volba "Uložit jako". Po uložení je vytvořen textový soubor v databázi a dostupný přes AIS Vita Stavební úřad. Pokud chce uživatel vytvořený textový soubor uložit ještě lokálně na klientskou stanici (mimo VITU), je nutné dokument uživatelsky exportovat. Doporučení: V případě, že si před vygenerování parametrů do dokumentu bude chtít uživatel ještě zkontrolovat rozdělovník, je třeba před editací dokumentu zobrazit rozdělovník ke kontrole. Slouží k tomu volba "Vybrat adresáty" před potvrzením pro generování dokumentu strana 88 Stavební úřad - uživatelská příručka

89 Po odsouhlasení rozdělovníku a potvrzení formuláře "Tisk dokumentu" se objeví okno editoru: Přepnout do editoru Pokud se stane, že se okno editoru neotevře v popředí (dokument uživatel nevidí ), je možné se pomocí tlačítka Přepnout do editoru do editoru přepnout. Tlačítko Přepnout do editoru je zobrazeno, dokud existuje okno Wordu, ve kterém je otevřen dokument form_xx.doc, který se edituje. Po kliknutí na tlačítko se okno Wordu maximalizuje a přepne se do popředí. Tisky strana 89

90 Pokud se objevuje volba "Přepnout do editoru", nepotvrzuje se uložení, přepne se do editoru, tím se zabrání tomu, aby bylo nejdříve potvrzeno uložení dokumentu do databáze a až později provedena editaci lokálního souboru, která se v databázi neprojeví. Práce v textovém editoru Po vygenerování parametrů do vzoru je programem připraven dokument, který je potřeba ještě uživatelsky doladit, příp. dopracovat. Je možné využívat veškeré dostupné funkce editoru. Po ukončení úprav v editoru se dokument ukládá. Je možné zvolit funkci "Uložit" nebo zavřít okno editoru. Nesmí se použít volba "Uložit jako". Uložení dokumentu provádí AIS Vita do úložiště dokumentů, proto se po zavření okna editoru objeví dialog, kterým se potvrzuje uložení. Je-li dokument ve finální verzi, provede se před zavřením editoru tisk dokumentu. Potvrzením "Ano" je dokument uložen na server do úložiště dokumentu a je přístupný z řízení, ze kterého byl vytvořen. Pokud se zvolí "Ne", dokument se stornuje včetně stornování v SSL. Úprava uložených dokumentů Seznam uložených dokumentů je k dispozici v horní části okna Tisk dokumentů. Dokument se nachází v určitém stavu (sloupec "Stav"). Od stavu dokumentu se odvíjí složení nabídky kontextového menu pro jeho další zpracování a vyvolá se: - kliknutím pravého tlačítka myši na vybraný dokument - pokud je vytvořen PDF dokument, tak i dvojklikem levého tlačítka myši na vybraný dokument Editace dokumentu Vpřípadě editace již vytvořeného dokumentu, se vybírá ze seznamu v horní části okna. Dokument se zobrazí ve tvaru, v jakém byl uložen při poslední editaci a je možné pokračovat v jeho úpravách. Pro editaci již vytvořeného dokumentu je nutné, aby stav dokumentu byl "vytvořený rozdělovník" Při každé editaci již vytvořeného dokumentu je možné opakovaně upravit seznam adresátů (rozdělovník). Úprava seznamu adresátů (změna rozdělovníku pro doručení dokumentu): V okně Tisk dokumentu v řádku "Komu poslat" je přednastavena volba "Ponechat původní rozdělovník". Je-li třeba rozdělovník pro doručování změnit, musí se provést strana 90 Stavební úřad - uživatelská příručka

91 změna výběrem z roletového menu. Vybírá se z možností: Navrhovateli, Všem, Účastníkům. Úprava seznamu adresátů (změna rozdělovníku v dokumentu): Změna rozdělovníku provedená v předchozím odstavci se neprojeví v dokumentu automaticky. Pokud chceme mít změněný tedy i rozdělovník v dokumentu, musí se dokumentu zatrhnout volba "znovu vygenerovat ze vzoru" viz dále. Pozor! Při užití této volby se dokument vygeneruje znovu včetně nového rozdělovníku. Předchozí uživatelské úpravy textu v dokumentu jsou ale nahrazeny základním textem z originálního vzoru (tedy uživatelské úpravy provedené před generováním rozdělovníku se ztratí)! Pokud není žádoucí uživatelské úpravy ztratit, upraví se rozdělovník v dokumentu ručně. Opakované generování vzoru Pokud je třeba znovu generovat ze vzoru dokument, který již existuje, například protože po dosazení uživatel zjistí, že opomenul zadat některého z účastníků, je možné použít funkci znovu generovat ze vzoru. Uživatel zvolí tisk dokumentu a v dialogu nastavení před tiskem zatrhne volbu "znovu vygenerovat ze vzoru". Program se uživatele ještě jednou zeptá Touto akcí se provede nové dosazení parametrů do vzoru, ale s použitím původního č.j. Do spisové služby se nic nového nezapíše. Pokud je potřeba vygenerovaný dokument uchovat a pro stejný vzor vytvořit dokument další, vybere se příslušný vzor ve spodní části a proběhne generování nového Tisky strana 91

92 dokumentu z příslušného vzoru. Pokud je u existujícího dokumentu v horní části okna vykřičník, upozorňuje to, že soubor byl vytvořen jiným textovým editorem, než který je v současné době v programu užíván. Pokud je řádek o existujícím dokumentu zobrazen kurzívou, došlo při poslední editaci k problému při ukládání dokumentu na server. Po kliknutí na tento řádek se program bude snažit dokument obnovit, aby bylo možné v práci pokračovat. Pokud se obnova nezdaří, kontaktujte Vašeho informatika, který by Vám pomohl soubor nalézt viz dále Nestandardní situace. Po ukončení jakékoliv úpravy v dokumentu je uživatel vyzván k uložení změn v dokumentu. Uložení se provádí stejně jako v případě nového dokumentu tedy zavření okna editoru a potvrzení dotazů na uložení změn v dokumentu. Nesmí se použít volba "Uložit jako" Význam symbolů v souvislosti s dokumenty Sloupec SSL zelená šipka informuje o propojení dokumentu se spisovou službou. Zelené podbarvení značí, že elektronický obraz dokumentu je uložen v SSL. Červený křížek na zeleném podbarvení vznikne, pouze pokud se používá server RSN tedy bez vazby na SSL. Sloupec PDF ikonky v tomto sloupci značí, že je určitý dokument převeden do formátu PDF/A a je elektronicky podepsán Sloupec Stav ikonky v tomto sloupci značí, v jakém stavu je konkrétní dokument Předáno k vytištění obálek tato ikona značí, že je vytvořený dokument, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL, obálky tiskne sekretářka v tuto chvíli je rozdělovník v Poště Pošta připravená k odeslání (nebo Sekretariát K odeslání) Vytvořený rozdělovník - tato ikona značí, že je vytvořený dokument, pokud je ikonka ve sloupci PDF, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Pokud ikonka ve sloupci PDF není, je vytvořený dokument, který není převeden do PDF a není podepsán, tudíž ho můžeme ještě dále upravovat, rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Čeká na parafu - tato ikona značí, že je vytvořený dokument, není převeden do PDF/A, čeká na parafu, následně je možné dokument elektronicky podepsat (nemá-li strana 92 Stavební úřad - uživatelská příručka

93 uživatel el. podpis, podepisuje např. kolega, vedoucí či sekretářka za správnost ), rozdělovník (adresy) ani el. obraz dokumentu nejsou zapsány v SSL. Odeslaná pošta tato ikona značí, že je vytvořený dokument, je převeden do PDF/A a je podepsán, rozdělovník (adresy) i el. obraz dokumentu jsou zapsány v SSL. Čeká na podpis - tato ikona značí, že je vytvořený dokument, není převeden do PDF/A, čeká na podpis (např. od vedoucího), rozdělovník (adresy) nejsou zapsány ve spisovce Vráceno (dokument k dopracování) - tato ikona značí, že je vytvořený dokument, který není podepsán a není převedený do PDF/A. Dokument je od vedoucího vrácen k dopracování. Vráceno (rozdělovník k opravě) - Dokument je podepsán a je převedený do PDF/A. Rozdělovník s adresami pro doručení je vrácen k opravě (např. sekretářka vrací z důvodu opravy adresy). V tomto místě může uživatel provádět nad dokumenty různé operace, podle aktuálního stavu. Tyto operace vyvolá stiskem pravého tlačítka myši, pokud je vytvořen PDF dokument, tak i dvojklikem levého tlačítka myši. Sloupec Č.j. zde se zobrazuje informace o čísle jednacím tak, jak nám jej poskytla spisová služba. Kontextové stavy jednotlivých dokumentů Pro jednotlivé stavy dokumentů je možnost využít kontextové menu k příslušnému dokumentu (řádku) v horní polovině okna Tisk dokumentů. Kontextové menu obsahuje volby dostupné podle stavu dokumentu: Předáno k vytištění obálek Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Tisky strana 93

94 Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy zobrazí se přílohy k dokumentu. Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Storno dokumentu stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Vytvořený rozdělovník Upravit dokument kliknutím levým tlačítkem myši na dokument se dokument otevře pro editaci Podepsat dokument kliknutím na tuto volbu je dokument převeden do PDF a elektronicky podepsán. Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Import dokumentu původní obsah dokumentu je nahrazen importovaným dokumentem Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto uživatel, pokud bude chtít k dokumentu připojit přílohy, nepotvrdí akci - předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se mu ( dle jeho nastavení) zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Úprava obálek přístupné, pokud nejsou adresáti odesláni do SSL. Kliknutím na tuto možnost je možné ještě upravit rozdělovník (seznam adresátů) ve smyslu způsobu doručení a drobné úpravy, které nemají souvislost s rozdělovníkem v dokumentu. strana 94 Stavební úřad - uživatelská příručka

95 Pokud by chtěl uživatel upravit rozdělovník ve smyslu změny adresy, případně přidáním dalšího účastníka, musí vytvořit nový dokument. Předat (K parafování, K podpisu) pomocí volby se dokument se předá k parafě nebo podpisu. Storno dokumentu stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Čeká na parafu (nabídka je stejná i u stavu čeká na podpis ) Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy - zobrazí přílohy k dokumentu. Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Storno dokumentu stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Odeslaná pošta Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Tisky strana 95

96 Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy zobrazí se přílohy k dokumentu. Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Tisk odeslaných obálek informace o odeslání rozdělovníku (adresátů) do SSL datum a čas. V tomto seznamu je informace o adresátech a úspěšnosti odeslání dokumentu do SSL (zda se zdařil zápis do SSL zelené podbarvení a kód obálky). Kliknutím levým tlačítkem myši na informaci Odeslané se otevře seznam obálek, které se mohou opakovaně tisknout. Nové vypravení pokud byl již rozdělovník odeslán do SSL, je zde možnost vytvoření nového vypravení (pří stejném okruhu účastníků). Pokud by se měnil okruh adresátů (okruh účastníků), je nutné vytvořit nový dokument. Storno dokumentu stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Odeslaná pošta Vráceno přepracovat dokument Pokud u tohoto stavu není ikonka PDF, nebyl dokument podepsán a byl vrácen k přepracování. Upravit dokument kliknutím levým tlačítkem myši na dokument se dokument otevře pro editaci Podepsat dokument kliknutím na tuto volbu je dokument převeden do PDF a elektronicky podepsán. Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Import dokumentu původní obsah dokumentu je nahrazen importovaným dokumentem Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto uživatel, pokud bude chtít k dokumentu připojit přílohy, nepotvrdí akci - předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se mu ( dle jeho nastavení) zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML strana 96 Stavební úřad - uživatelská příručka

97 Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Úprava obálek přístupné, pokud nejsou adresáti odesláni do SSL. Kliknutím na tuto možnost je možné ještě upravit rozdělovník (seznam adresátů) ve smyslu způsobu doručení a drobné úpravy, které nemají souvislost s rozdělovníkem v dokumentu. Pokud by uživatel chtěl upravit rozdělovník ve smyslu změny adresy, případně přidáním dalšího účastníka, musí vytvořit nový dokument. Předat - K parafování - dokument je odeslán vedoucímu k parafě. - K podpisu - dokument je odeslán vedoucímu k podpisu. Vráceno přepracovat rozdělovník Pokud u tohoto stavu vidíme ikonku PDF, byl vrácen k přepracování rozdělovník. Zobrazit dokument zobrazí se dokument ve Wordu (příp. jiném textovém editoru), který se používá pro tvorbu dokumentů ve VITĚ. Dokument je pouze pro čtení, lze z něj kopírovat, nelze přepisovat. Zobrazit PDF zobrazí se dokument v PDF formátu v prohlížeči PDF souborů. Profil dokumentu zobrazí se číslo jednací dokumentu a název dokumentu Export dokumentu umožní uživateli uložit dokument (Word, příp. jiný textový editor) i mimo VITU. Volba stejná jako ve Wordu Uložit jako. Přílohy zobrazí se přílohy k dokumentu nebo se zde provádí připojení elektronické přílohy k dokumentu. Přílohy je možné připojit pouze tehdy, když je dokument v držení zpracovatele tj. je ve stavu vytvořený rozdělovník. Proto uživatel, pokud bude chtít k dokumentu připojit přílohy, nepotvrdí akci - předání k podpisu, parafě či tisku obálek, pokud se mu ( dle jeho nastavení) zobrazí dotaz na provedení akce. Dokument může být podepsaný (pokud si ho podepisuje sám referent). Přílohou může být libovolný soubor. Pro odeslání do DS musíte použít formát dokumentu, který je povolen vyhláškou 194/2009 Sb. (pdf, PDF/A, xml, fo/zfo (602XML Filler dokument), html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg/jfif, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx) a jejich celková velikost nesmí přesáhnout 10MB (včetně hlavního dokumentu). Historie - zobrazuje audit událostí, které nastaly v průběhu práce s dokumentem. Jakýkoliv zásah se zde zobrazí včetně data, času. Předat el. dokument do SSL zapíše se el. obraz dokumentu do SSL. Tisky strana 97

98 Znovu generovat rozdělovník rozdělovník není předán do SSL a je možné vytvořit nového vypravení (Pozor! Neprojeví se v dokumentu). Pokud je nutné v rozdělovníku změnit adresy, případně přidat dalšího účastníka, je nutné vytvořit nový dokument. Úprava obálek přístupné, pokud nejsou adresáti odesláni do SSL. Kliknutím na tuto možnost je možné ještě upravit rozdělovník (seznam adresátů) ve smyslu způsobu doručení a drobné úpravy, které nemají souvislost s rozdělovníkem v dokumentu. Pokud by uživatel chtěl upravit rozdělovník ve smyslu změny adresy, případně přidáním dalšího účastníka, musí vytvořit nový dokument. Odeslání a tisk obálek tato volba způsobí odeslání připraveného rozdělovníku do SSL a nabídne nám již známé okénko pro tisk obálek. Předat (zde K tisku obálek ) obálky netiskne referent, posílá k tisku sekretářce. Storno dokumentu stornuje se dokument ve VITĚ i v SSL. Nový rozdělovník Rozdělovník se tvoří společně s dokumentem, a pokud uživatel neprovede některou z níže popsaných akcí, tak zůstane nezměněn. Pokud si uživatel provede změny v odeslání (u adresátů například zvolí komu neposílat, změní způsob dodání apod.), tak se tyto změny uloží a nemusí se před předáním sekretářce nebo odesláním do SSL znovu nastavovat. Pokud uživatel provede změny u účastníků řízení (přidání účastníka, dohledání DS apod.), tyto změny se neprojeví automaticky v rozdělovníku již dříve vytvořeného dokumentu a pokud tyto změny bude uživatel chtít promítnout do rozdělovníku, tak ho bude muset nechat znovu vygenerovat níže popsaným způsobem. Nepodepsaný dokument Pokud dokument není zatím podepsaný a není předaný k parafě nebo podpisu, tak se zobrazuje ve stavu "vytvořený rozdělovník". V tom případě se dá dokument editovat - pomocí dvojkliku levého tlačítka myši na vybraný dokument (ne do sloupce Název) nebo výběrem z kontextového menu volbou "Upravit dokument". V následujícím dialogu nastavení před tiskem je volba "Komu poslat" nastavena na "Ponechat původní rozdělovník". Pokud vyberete jinou z nabízených hodnot, tak se program zeptá, zda může zrušit původní rozdělovník. Poté pokud bude uživatel souhlasit, tak se vygeneruje nový rozdělovník, podle aktuálního stavu účastníků a vybrané hodnoty komu posílat. Nově vygenerovaný rozdělovník je možné zkontrolovat volbou "Vybrat adresáty". Podepsaný dokument V případě již podepsaného dokumentu, který není předán k vytištění obálek, tedy je ve stavu "vytvořený rozdělovník", nebo je vrácen pro tvorbu nového rozdělovníku je v kontextovém menu dostupná volba "Znovu generovat rozdělovník". strana 98 Stavební úřad - uživatelská příručka

99 Po zvolení této akce se zobrazí dialog, ve kterém se vybírá, komu se má dokument posílat, zda má být vypravení elektronicky a jaká má být následující akce po vytvoření rozdělovníku. Po potvrzení parametrů se zobrazí seznam obálek nového rozdělovníku. Zde může uživatel provést jeho úpravy (zrušení adresáta, změna způsobu dodání apod.) a po zavření bude následovat akce, kterou zvolil v předchozím dialogu. Dokument předaný k parafě, podpisu, tisku obálek Pokud byl dokument již předán k parafě, podpisu nebo tisku obálek, tak není možné použít ani jednu z výše uvedených akcí. Nejdříve musí osoba, zodpovědná za zpracování odpovídajícího kroku, vrátit dokument referentovi. Ten pak může postupovat podle výše uvedených postupů. Dokument odeslaný Pokud je dokument ve stavu "odeslaná pošta", tak již nelze rozdělovník změnit, ale pouze vytvořit nové vypravení. To provedete výběrem "Nové vypravení", který je dostupný pod volbou Tisk z kontextového menu nad dokumentem. Další postup pak je stejný jak u výše popsané akce "Znovu generovat rozdělovník". Elektronické podepsání dokumentu, tisk obálek V první řadě je třeba stanovit, kdo z uživatelů je oprávněn dokumenty podepisovat a kdo z nich bude mít el. podpis (dle podpisového řádu úřadu). Agendy VITA podporují různé kombinace podepisování a v následující kapitole jsou tyto možnosti popsány. Pro zjednodušení práce je možné nastavit výchozí způsob práce, aby uživatel nemusel při každé tvorbě dokumentu volit, jakým způsobem bude dokument zpracovávat. Podepsat a tisknout obálky Referent si sám elektronicky podepisuje a sám si tiskne obálky. Po vygenerování dokumentu je programem vyzván, zda chce dokument uložit, převést do PDF a podepsat. Po uložení dokumentu na server (příp. uložení změn v dokumentu) se objeví následující dotaz. Tisky strana 99

100 Pokud bude uživatel chtít v dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server.) zvolí ANO, v druhém dotazu (Chcete pokračovat podepsáním dokumentu) zvolí NE, tím se dokument uloží a je možné pokračovat v jeho editaci později. Pokud bude uživatel chtít hotový dokument podepsat, zvolí ANO. Objeví se následující obrazovka. Před samotným elektronickým podepsáním dokumentu je možné si podepisovaný dokument prohlédnout Zobrazit PDF. Dále je možné zvolit zatržení volby Zobrazit podepsaný. Pokud je tato možnost využita, zobrazí se v prohlížeči PDF souborů podepsaný dokument a uživatel vidí, který dokument opravdu podepsal. Poté se potvrdí, zda tento dokument opravdu uložit na server. Stiskem tlačítka Podepsat PDF se dokument elektronicky podepíše a program se přepne do prohlížeče PDF souborů. Pokud volba Zobrazit podepsaný zatržena není, po stisku tlačítka je dokument převeden do PDF, elektronicky podepsán a uložen na server v jednom kroku. Podle nastavení vazby VITA x SSL (tj. je-li zatržena volba Odeslat do SSL před tiskem obálek ) se zobrazí dotaz, zda odeslat do SSL. Pokud se zvolí ANO, zapíše se do SSL seznam adresátů, přiřadí se kódy obálek, a pokud se zápis zdaří, u adresátů se objeví přiřazené kódy obálek se zeleným podbarvením. Současně se informace objeví v seznamu dokumentů konkrétního případu a v seznamu Pošta > Pošta odeslaná. Je-li však nastavení takové, že volba zatržená není, program nejprve nabízí tisk obálek a teprve poté zápis do SSL. Tento způsob je nevhodný zejména v případě, kdy je potřeba tisknou čárový kód na obálku, který se získá až zápisem rozdělovníku do SSL. strana 100 Stavební úřad - uživatelská příručka

101 Pokud se u některého adresáta zápis do SSL nezdaří, program informuje varovným hlášením, proč se zápis nezdařil. Zároveň se u adresáta objeví růžové podbarvení bez kódu obálky (viditelné při vyvolání okna pro tisk obálek). Chyba při odeslání rozdělovníku do SSL se současně objeví v přehledu dokumentů konkrétního řízení ve sloupci SSL a v seznamu Pošta odeslaná chyby. Červený vykřičník informuje o této chybě při odeslání rozdělovníku do SSL. Tato informace je důležitá zejména v případě, kdy referent obálky netiskne a tudíž se mu nezobrazí okno Tisk adres na obálky (500/2004) odeslané. Poznámka: Tisk obálek je popsán v samostatném oddílu Podepsat a předat k tisknu obálek Referent si sám elektronicky podepisuje, obálky tiskne sekretářka, nebo někdo jiný. Po vygenerování dokumentu je referent programem vyzván, zda chce dokument uložit, převést do PDF a podepsat. Po převodu do PDF a následném elektronickém podepsání dokumentu je uživatel programem vyzván k potvrzení odeslání k vytištění obálek. Zvolí-li ANO, seznam adresátů je přesunut do složky "Pošta připravená k odeslání", kde je přístupný pro vytištění obálek odpovědným pracovníkem. V tomto kroku není ještě seznam adresátů odeslán do SSL. Podepsat a zapsat jako odeslanou poštu Referent si sám elektronicky dokumenty podepisuje, obálky se netisknou ve VITĚ. Po vygenerování dokumentu a jeho uložení je referent programem vyzván, zda chce dokument převést do PDF a podepsat. Po převedení dokumentu do PDF a jeho podepsání uživatele program vyzve k potvrzení uložení el. obrazu dokumentu a seznamu adresátů do SSL. Tisky strana 101

102 Zvolí-li ANO, seznam adresátů je zapsán do SSL a přesunut do složky "Pošta odeslaná", kde je přístupný pro vytištění obálek odpovědným pracovníkem. Poznámka: Pokud dojde k chybě při zapsání adresátů do SSL, postupuje se jako v části Odeslaná pošta chyby Pokud uživatel zvolí NE, dokument zůstane v seznamu dokumentů ve stavu vytvořený rozdělovník, tedy lze ještě upravovat. Předat k podepsání Referent nemá elektronický podpis, podepisuje vedoucí (sekretářka za správnost). Referent vytvoří dokument v editoru, uloží jeho změny a je vyzván, zda chce dokument předat k podpisu. Po úspěšném uložení dokumentu se objeví následující dotaz: Pokud bude uživatel chtít v dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server? ) zvolí ANO, v druhém dotazu (Předat k podpisu?) zvolí NE, tím se dokument uloží a uživatel může pokračovat v jeho editaci později. Chce-li uživatel hotový dokument předat k podpisu, zvolí ANO. Tímto krokem odešle dokument do složky Pošta k podepsání. V seznamu dokumentů pod volbou Tisk se dokument objeví s ikonou čeká na podpis ve sloupci Stav. Nyní musí referent počkat, až si dokument převezme osoba, která má oprávnění elektronicky podepisovat a dokument podepíše. Pokud je referentovi dokument vrácen k dopracování, objeví se tato informace na úvodní obrazovce a dále v seznamu dokumentů konkrétního řízení (pod ikonou TISK). Potřebuje-li referent stáhnout dokument zpět, provede se tato operace v Pošta > Pošta k podepsání, kdy referent vidí svoje dokumenty, které předal k podpisu. Využívá tak možnosti z kontextového menu podobně jako vedoucí či sekretářka. Vedoucí, sekretářka: Vedoucí nebo sekretářka (za správnost) mohou nad těmito dokumenty provádět některé operace. Dokumenty čekající na podepsání se vedoucímu (sekretářce) objeví pod volbou Pošta >Pošta k podepsání. strana 102 Stavební úřad - uživatelská příručka

103 Ze seznamu si vedoucí (sekretářka) vybere dokument, který bude podepisovat. Dokument si může zobrazit pro čtení, pokud je dokument v pořádku, může podepsat tím vytvoří PDF a elektronicky podepíše. Pokud ale s dokumentem spokojený není, může buď sám dokument editovat a následně podepsat, nebo vrátit referentovi k dopracování s připojeným komentářem. Vedoucí vrací dokument k dopracování a připojuje komentář. Potvrzením tlačítka Ano odešle dokument k přepracování referentovi. Referent se o vrácení dozví z úvodní obrazovky, nebo ze seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona vráceno ve sloupci Stav). Referent: Údaj o vráceném dokumentu se referentovi objeví na základní obrazovce při spuštění VITY, případně po zavření všech záložek. Uvidí jej také v seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona vráceno ve sloupci Stav). Referent může opravit dokument hned (dvojklikem levého tlačítka myši v úvodní obrazovce a otevřením ve složce Oprav ) nebo může pokračovat v jiném řízení, aniž se tato informace o vrácení dokumentu ztratí. Informace zmizí až po opravě (příp. vzetí na vědomí) dokumentu. Tisky strana 103

104 Dokument opraví referent tím, že otevře řízení, jde na tisk dokumentů a nad konkrétním dokumentem vyvolá kontextové menu a zvolí volbu Upravit dokument. Po úpravě dokumentu je referent programem vyzván, zda dokument uložit a předat k podpisu. Vedoucí, sekretářka: Vedoucí (sekretářka) si ze seznamu vybere dokument, který bude podepisovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. Pokud je dokument v pořádku, může jej podepsat tím vytvoří PDF a elektronicky podepíše. Podepsaný dokument se přesouvá do Pošty > Pošta připravená k odeslání, odkud zpracovatel obálek odešle rozdělovník do SSL a vytiskne obálky. Předat k parafování V agendách VITA je parafa zkrácený či zjednodušený podpis osoby (např. vedoucího) pod dokument, který bude následně elektronicky podepsán. Parafou je dokument schválen a předán k elektronickému podepsání. Jakmile je dokument parafován, je uzamčen a nelze ho již editovat. Parafa nenahrazuje elektronický podpis Referent nebo sekretářka (za správnost): mají elektronický podpis, vedoucí parafuje, referent nebo sekretářka následně podepisují. Referent vytvoří dokument v editoru, uloží jeho změny a je vyzván, zda chce dokument předat k parafování. Pokud bude chtít referent v úpravě dokumentu pokračovat později, v prvním dotazu (Uložit dokument na server? ) zvolí ANO, v druhém dotazu (Předat k podpisu?) zvolí NE, tím si dokument uloží a bude moci pokračovat v jeho editaci později. Chce-li hotový dokument předat k parafě, zvolí ANO. Tímto krokem odešle dokument do složky Pošta k parafování. Nyní bude muset referent počkat, až si osoba s oprávněním parafovat dokument převezme a parafuje (pod volbou Tisk se referentovi objeví u dokumentu ikona čeká na parafu ve sloupci Stav) Vedoucí: Dokumenty čekající na parafu se objeví v Pošta > Pošta k parafování. strana 104 Stavební úřad - uživatelská příručka

105 Ze seznamu si vedoucí vybere dokument, který bude parafovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. V případě, že je dokument v pořádku, může připojit parafu. V případě, že dokument v pořádku není, může vedoucí sám dokument editovat a následně parafovat nebo vrátit referentovi k dopracování s připojeným komentářem. Vedoucí vrací dokument k dopracování a připojuje komentář. Potvrzením tlačítka Ano odešle dokument k přepracování referentovi. Referent se o vrácení dozví z úvodní obrazovky, nebo ze seznamu dokumentů ve volbě Tisk (ikona vráceno ve sloupečku Stav). Referent: Údaj o vráceném dokumentu se referentovi objeví na základní obrazovce při spuštění VITY, případně po zavření všech záložek. Uvidí jej také v seznamu dokumentů při tisku. Referent může opravit dokument hned nebo může pokračovat v jiném řízení, aniž se tato informace o vrácení dokumentu ztratí. Informace zmizí až po opravě (příp. vzetí na vědomí) dokumentu. Dokument opraví referent tím, že otevře řízení, jde na tisk dokumentů a nad konkrétním dokumentem vyvolá kontextové menu a zvolí volbu Upravit dokument. Po úpravě dokumentu je referent programem vyzván, zda dokument uložit a předat k parafě. Tisky strana 105

106 Vedoucí: Ze seznamu si vybere dokument, který bude parafovat. Dokument si může zobrazit pro čtení. Pokud je dokument v pořádku, může připojit parafu. Jakmile stiskne tlačítko Parafovat, je programem dotázán, zda chce parafovat dokument a předat k elektronickému podepsání. Potvrzením se k dokumentu připojí parafa a dokument se přesune do složky "Pošta k podepsání". Podepsaný dokument se přesouvá do složky "Pošta připravená k odeslání" Nestandardní situace s dokumenty Pokud během editace dokumentu ve Wordu došlo k chybě, která zabránila nahrání hotového dokumentu na server, například ztráta spojení se serverem, pád aplikace nebo celého počítače, tak lze dokument obnovit z lokální kopie. Že je dokument v tomto stavu, se pozná podle toho, že se v seznamu dokumentů před tiskem zobrazí kurzívou. Obnova dokumentu z místní kopie Poté co takový soubor uživatel vybere a potvrdí nastavení před tiskem, tak program nahlásí, že na serveru není a dotáže se, zda chce uživatel použít lokální kopii dokumentu, která se při editaci ve Wordu používá. Po odpovědi "Ano" se otevře dokument ve Wordu. Pokud se nezobrazí správný dokument, může to být z následující příčiny: Otevře se úplně jiný dokument - od poslední editace dokumentu uživatel otevřel více než 100 dalších dokumentů a lokální kopie byla přepsána. Word nahlásí, že dokument neexistuje - uživatel má pravděpodobně nastaveno mazání TEMP adresáře. Případně používá Terminal Server, kde se TEMP adresář strana 106 Stavební úřad - uživatelská příručka

107 přiděluje při každém přihlášení nový, v tom případě doporučujeme nastavit jiný adresář pro ukládání pracovních souborů Otevře se starší verze dokumentu - k chybě došlo dříve, než Word dokument uložil. Pokud Word nenabídl obnovu ze svých záloh, změny se bohužel nezachovaly. Po uzavření Wordu se zobrazí dotaz na uložení dokumentu na server stejně jako v případě normální editace vzoru. Pokud uživatel zvolí "Ano", tak se na server nahraje verze, kterou měl otevřenou ve Wordu. Pokud zvolí "Ne", tak se zpřístupní verze dokumentu, která byla na serveru před neúspěšnou editací. Obnovení z jiného počítače Program si pamatuje, na kterém počítači byla editace prováděna a kde se tedy nachází lokální kopie. Pokud zjistí, že obnovu uživatel provádí na jiném počítači, tak na to upozorní a zeptá se, zda chce uživatel opravdu obnovení provést. Obnova se v takovém případě provádí pouze tehdy, když je v adresáři pro lokální kopie dokumentů (standardně TEMP) soubor z původního počítače. Tisky strana 107

108 Obnovení ze souboru na disku Pokud má uživatel kopii souboru na svém disku a chce pomocí ní obnovit obsah souboru, tak v nastavení před tiskem dokumentu, zvolí volbu "Znovu generovat ze vzoru". Ve Wordu se vytvoří nový dokument. Vedle se otevře vewordu kopie z disku a buď: 1) překopíruje se obsah ručně - označí se celá vaši kopie (Ctrl+A), zkopíruje do schránky (Ctrl+C), přepne se do nově vytvořeného dokumentu, celý se označí (Ctrl+A) a vloží obsah schránky (Ctrl+V). 2) pomocí funkce "Import dokumentu" se do nového dokumentu vloží obsahu uložené kopie. Po uložení ve Wordu a zavření editoru se potvrdí dotaz na uložení na server ve VITĚ. Ve všech situacích, kdy je možné v programu vytvořit nový dokument, se postupuje totožným způsobem. Pokud je v dané situaci možné dokument vytvářet, je na horní liště ikon ikona "tiskárny" s nápisem Tisk, na kterou se klikne myší. Stejnou funkci má, když se na ploše okna záložky (nikoli na konkrétní položce) vyvolá kontextové menu a zvolí se volba Tisk. strana 108 Stavební úřad - uživatelská příručka

109 Tisk obálek Pokud uživatelé při své práci používají funkci Akce po tisku: Podepsat a předat k tisku obálek Předat k parafě Předat k podpisu je po provedení několika operací s dokumenty a potvrzení některé z těchto výše uvedených akcí (podle nastavení u uživatele) dokument zařazen do společného seznamu (od všech pracovníků) "Pošta připravená k odeslání" Pokud je dokument např. jenom předán k podpisu, tak ještě není v Poště připravené k odeslání, to je až ve chvíli, kdy už je dokument podepsán. Ve složce "Pošta k odeslání"se zobrazují dokumenty předané k odeslání do SSL. Před vlastním odesláním se může změnit obsah rozdělovníku (změnit způsob dodání, doplnit údaje o adresátovi, zrušit zaslání některému z adresátů, nelze však adresáta přidat přidání adresáta se provádí pomocí volby Znovu generovat rozdělovník. Pošta připravená k odeslání Tisk adres je volitelná akce, která následuje po ukončení editace dokumentu. Pokud si uživatel elektronicky podepisuje a tiskne obálky sám, má v programu nastaveno, že se po editaci a uložení dokumentu objeví okno pro tisk obálek. Pokud obálky tiskne např. sekretářka, nebo si uživatel dokumenty nepodepisuje, je po elektronickém podepsání programem vyzván, zda chce předat dokument k tisku obálek. Funkce tisku obálek je přístupná z menu Pošta > Pošta připravená k odeslání. Zobrazí se seznam dokumentů včetně vytvořených rozdělovníků, které ještě nejsou zapsány v SSL. V zobrazeném seznamu mají jednotlivé sloupce následující význam: A program, ze kterého je pošta odesílána. Pro program Stavební úřad je to ikona. Spis. zn. číslo spisu (včetně prefixu i sufixu), ve kterém je konkrétní dokument včetně rozdělovníku Č.j. dokumentu číslo jednací konkrétního dokumentu, ke kterému mají být tištěny obálky Dodatek dodatek ke specifikaci typu dokumentu pro snazší identifikaci (Roz rozhodnutí, ) Dodatek bývá nastaven podle použití vzoru, ze kterého se generuje dokument. Lze jej samozřejmě přepsat, a to u pracovníka, který dokument vytváří, před tiskem dokumentu, kde se provádí detailnější nastavení před samotným generováním dokumentu (volba Tisk_výběr dokumentu_okno Tisk dokumentu_druhé vkládací pole v řádku u Číslo jednací ) SSL - Stav vazby dokumentu se spisovou službou: zelená šipka vazba je v pořádku červený křížek - vazba na SSL není zelené podbarvení symbolu úspěšně zapsaný elektronický obraz dokumentu do SSL Ob (obálky) ikona obálky - pro číslo jednací se budou tisknout adresy na obálky. Je-li ikonka s červenou fajfkou obálky již byly vytištěny. Dok (dokument) informace o vytvořeném elektronicky podepsané dokumentu. Zde je možné dokument zobrazit, příp. vytisknout Xml - soubory XML z prvoinstančního úřadu s údaji o spisu Tisky strana 109

110 Kdo - účastníci řízení (navrhovatel) Věc název akce Dokument - název dokumentu (Přebírá se z názvu vzoru pod volbami Údaje_Vzory_sloupeček Název. Přednastavení názvu dokumentu lze změnit při tisku konkrétního dokumentu Datum - datum a hodina, kdy byl dokument uložen do seznamu pošty k odeslání. Volbou z kontextového menu a výběrem funkce "Příprava obálek" (příp. Tisk obálek dle nastavení vazby na SSL) se zobrazí okno, kde je rozdělovník konkrétního dokumentu. Příprava adres na obálky Podle nastavení vazby na SSL je možné v seznamu pošty k odeslání připravit adresy Pokud je nastavena příprava adres, obálky se tisknou až po zápisu adres do SSL ze seznamu Odeslaná pošta. V seznamu pošta k odeslání ještě může uživatel zkontrolovat adresy, případně upravit způsob doručení. Zde lze provést změnu způsobu doručení z DS na poštovní zásilku a naopak, změnu typu obálky z kontextového menu konkrétního adresáta. Jsou-li v rozdělovníku konkrétního dokumentu chyby (chybí adresát), je potřeba rozdělovník vrátit a upravit. Je nutné se vrátit do seznamu Pošta připravená k odeslání. Použije se volba z kontextového menu Vrátit rozdělovník. Po zvolení této funkce se objeví okno pro zápis komentáře, proč se rozdělovník vrací k opravě. Po potvrzení komentáře se tato informace objeví u pracovníka, kterému se rozdělovník vrací jednak na úvodní obrazovce agendy VITA a dále v seznamu dokumentů konkrétního řízení (ikona TISK). strana 110 Stavební úřad - uživatelská příručka

111 Příprava adres na obálky Okno pro přípravu adres na obálky se skládá ze dvou částí: Horní část okna seznam adresátů s informací, jaký způsob doručení má být použit. Seznam je složen z následujících sloupců: U - typ adresáta navrhovatel (N), orgán Způsob - typ obálky použitím dvojkliku se změní ikonka obálky ( červená dodejka do vlastních rukou pouze adresátovi, modrá dodejka do vlastních rukou, dodejka, doporučeně, obyčejně, vlastní doručovací lístek ) DS - pokud je zde symbol DS (žlutý zavináč) a adresa je šedým písmem, bude doručováno do DS T - specifikace, zda odeslání na adresu předat do SSL. Symbol zatržení znamená předat adresy do SSL a tisknout, obálky. Symbol křížek znamená nepředávat adresu do SSL a netisknout obálky. Mezi symboly zatržení a křížku se přepíná dvojklikem levého tlačítka myši na symbol. Spodní část okna popisuje podrobně adresu aktuální položky v seznamu. Adresu je možné změnit. Přímé přepsání v tomto formuláři a použití volby Aktualizovat, se adresa opraví pouze pro účely tohoto jediného tisku adres na obálky. Pokud je použita funkce "Oprava", zobrazí se okno z evidence obyvatel a organizací. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem). Aby se změna projevila v SSL, je potřeba editovat osobu právě volbou Oprava. Tuto spodní část je možné minimalizovat (zneviditelnit) použitím tlačítka šipka dolů vlevo před adresou. Po stisku tohoto tlačítka spodní část zmizí a na spodní liště vlevo od tlačítka OK se objeví tlačítko šipka nahoru, které zase tuto část umožní zviditelnit. Tisky strana 111

112 Tisk adres na obálky Pokud tisk proběhl v pořádku, nebo je nutné na obálce tisknout čárový kód ze spisové služby, je potřeba příslušný dokument s připraveným rozdělovníkem odeslat ze složky "Pošta připravená k odeslání" do složky "Odeslaná pošta". Vybere se příslušný dokument s připraveným rozdělovníkem a po vyvolání kontextového menu se zvolí "Odeslaná pošta" Tím se přesune dokument do složky Odeslaná pošta a provede se zapsání dokumentu a adresátů do SSL. Pokud se odeslání dokumentu nebo rozdělovníku do SSL nezdaří, program tuto skutečnost oznámí varovnou hláškou s uvedením důvodu, proč se zápis nezdařil a dokument s rozdělovníkem se přesune do složky Pošta odeslaná chyby. Zároveň se objeví symbol nebo ve složce "Odeslaná pošta" a v seznamu dokumentů konkrétního řízení. Rozdílnost grafické informace je dána důvodem nezapsání dokumentu a rozdělovníku do SSL. - do SSL se nepodařilo odeslat ani PDF dokument - do SSL je PDF předáno, chyba je při předání adresátů Okno pro tisk adres na obálky se skládá ze tří částí (horní část, dolní část a levý okraj). strana 112 Stavební úřad - uživatelská příručka

113 Horní část seznam adresátů s informací, jaká obálka má být použita. Seznam je složen z následujících sloupců: U - typ adresáta navrhovatel (N), orgán Způsob - typ obálky použitím dvojkliku se změní ikonka obálky (červená dodejka do vlastních rukou pouze adresátovi, modrá dodejka do vlastních rukou, dodejka, doporučeně, obyčejně, vlastní ) DS - pokud je zde symbol DS (žlutý zavináč) a adresa je šedým písmem, bude doručováno do DS T - specifikace, zda odeslání na adresu předat do SSL. Symbol zatržení znamená předat adresy do SSL a tisknout, obálky. Symbol křížek znamená nepředávat adresu do SSL a netisknout obálky. Mezi symboly zatržení a křížku se přepíná dvojklikem levého tlačítka myši na symbol. Č.kód - kód obálky, který je možné na obálku tisknout. Podle nastavení SSL je možné přiřadit kód z VITY nebo ze SSL. V tomto kroku se zobrazí dle nastavení buď kód z Vity, nebo prázdné pole, protože pokud má kódy přiřadit SSL, v tuto chvíli o obálkách neví. Pokud se tedy používají čárové kódy pro identifikaci dodejek přiřazené SSL, je třeba tisknout obálky až z odeslané pošty obálky dostanou přidělen č. kód ze SSL. Levý okraj Tlačítka umožní tisk adres podle typu tištěné obálky (kliknutím na příslušnou ikonku). Jednotlivá tlačítka slouží k vypnutí a zapnutí celých skupin adres najednou. Po vypnutí některé skupiny, adresy zesvětlají a nebudou při zadání příkazu tisk vytisknuty. Používá se např. pro jednotlivé doručenky fyzicky barevně rozlišené (nikoli počítačové, které jsou pouze bílé a to, zda jsou do vlastních rukou, se specifikuje pouze textem). Tlačítka se ovládají kliknutím levého tlačítka myši. Skupina se zamáčknutým tlačítkem se tiskne, skupina s vymáčklým tlačítkem se netiskne. Např.: Skupina Do vlastních rukou je vymáčknutím vypnuta a tisknou se pouze obyčejné dodejky. Poté se vymáčknutím vypne skupina Dodejky a zamáčknutím zapne pro tisk skupina Do vlastních rukou. Tisky strana 113

114 Spodní část okna popisuje podrobně adresu aktuální položky v seznamu. Adresu je možné změnit. Přímé přepsání v tomto formuláři a použití volby Aktualizovat, se adresa opraví pouze pro účely tohoto jediného tisku adres na obálky. Pokud je použita funkce "Oprava", zobrazí se okno z evidence obyvatel a organizací. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem). Aby se změna projevila v SSL, je potřeba editovat osobu právě volbou Oprava. Tuto spodní část je možné minimalizovat (zneviditelnit) použitím tlačítka šipka dolů vlevo před adresou. Po stisku tohoto tlačítka spodní část zmizí a na spodní liště vlevo od tlačítka OK se objeví tlačítko šipka nahoru, které zase tuto část umožní zviditelnit. Pokud jsou údaje o adresách v pořádku, kliknutím na tlačítko Tisk na spodní liště okna je spuštěn tisk na specifikovanou tiskárnu. Je-li potřeba tisknout jen některé obálky, slouží pro tuto možnost tlačítko Tisk vybrané. Vytisknou se pouze obálky, které jsou označeny (řádek je modrý). Lze tisknout i více obálek najednou, a to tak, že se provede výběr: pro souvislý seznam se stlačenou klávesou Shift + kliknutím na první a poslední položku souvislého seznamu pro jednotlivé položky v seznamu se stlačenou klávesou Ctrl + klikáním myší na jednotlivé položky seznamu Tlačítko Označení možnost změnit dodatek k dokumentu. Úprava čísla jednacího Tlačítko Označení možnost změnit dodatek k dokumentu. V případě propojení se spisovou službou nelze číslo jednací měnit, lze upravit pouze dodatek dokumentu. Odeslaná pošta chyby V tomto seznamu se zobrazují dokumenty, jejichž rozdělovník, nebo samotné PDF se nezdařilo zapsat do SSL (viz grafické symboly ve sloupci SSL). Po otevření detailu dvojklikem levého tlačítka myši se zobrazí seznam adresátů (rozdělovník), kde je graficky zvýrazněna chyba sloupec Č.kód neobsahuje kód vypravení a navíc je podbarven růžovou barvou. Žádoucí je přiřazený kód vypravení a strana 114 Stavební úřad - uživatelská příručka

115 zelené podbarvení, což značí úspěšný zápis do SSL. Pro nápravu chybného stavu se postupuje následovně: Zjištění příčiny zobrazí se v chybovém hlášení při odeslání adresátů do SSL, případně kontrolou adresy. Nejčastější příčinou je chybějící údaj v adrese (např. čp, PSČ, Pošta...) Oprava chyby pomocí volby "Oprava" se zobrazí okno z evidence obyvatel a organizací a v tomto místě se oprava chybného údaje provede. Pokud je adresa přepsána zde, opraví se v celé evidenci (t.j. navždy a všem) Opakovaný zápis do SSL vyvoláním kontextového menu a volbou "Opakovat zápis do SSL" na řádku s chybným záznamem. Jakmile se zápis zdaří, dokument ze seznamu "Odeslaná pošta chyby" zmizí a změní se také ikonka ve sloupci SSL v okně "Odeslaná pošta". Pokud se však zápis opětovně nezdaří, objeví se chybové hlášení, které pochází ze SSL s uvedením důvodu, proč záznam odmítá. V tom případě je třeba kontaktovat správce IT, příp. HelpDesk VITY s uvedením detailů chyby, č.j. dokumentu a čísla spisu pro snazší odhalení příčiny. Odeslaná pošta Ze složky Odeslaná pošta je možné obálky vytisknout (již nelze měnit způsob dodání apod.). Zde se obálky nachází a jsou ještě k dispozici do doby přesunutí do archivu (nejdéle 30 dní). Po úspěšném vytisknutí obálek, můžete použít akci "Archivovat", která přesune okamžitě dokument do složky Archiv, která je dostupná z pomocného programu Sekretariát. V zobrazeném seznamu mají jednotlivé sloupce stejný význam, jako v Poště k odeslání: Pokud je potřeba vytisknout pro jednoho adresáta více typů obálek (např. zásilky do zahraničí), slouží k tomu, po vyvolání kontextového menu, funkce Tisknout nestandardní obálku, kde se ze seznamu šablon vybere odpovídající obálka. Tisky strana 115

116 strana 116 Stavební úřad - uživatelská příručka

117 Kapitola 4 Statistika Zadání údajů Statistika nabízí možnost využít údaje, které uživatelé při práci s programem zadají. Údaje potřebné pro statistiky se zadávají do jednotlivých kolonek karty řízení. V programu je možné zpracovávat jak měsíční výkazy pro Český statistický úřad (dále jen ČSÚ), tak i různé statistické přehledy. Aby výsledné statistické údaje byly správné, je třeba, aby uživatelé od začátku své práce s programem pečlivě zadávali potřebná data do řízení. Měsíční výkazy pro ČSÚ Měsíční výkaz STAV Hlášení o dokončení budovy nebo o dokončení bytu Nejdříve se v nastavení programu zadají identifikační a kontaktní údaje o úřadu a osobě, která statistické výkazy bude vyplňovat. Údaje uživatel zadá v nastavení odboru Údaje > Nastavení > Statistika Název okresu - uživatel vybírá z rozbalovacího seznamu vlevo (číselník ČSU) Stavební úřad - uživatel vybírá z rozbalovacího seznamu vlevo (číselník ČSU) Jméno, Telefon, Fax, - údaje o osobě, která výkaz vyplnila Akce pro vyplnění - ( Odeslat, Podepsat a odeslat, Předat k podepsání) výběr akce, jak naložit s výkazem po jeho vyplnění. Statistika strana 117

118 Adresář pro export Pokud uživatel nebude chtít soubory s jednotlivými výkazy pro jejich export uložit do adresáře EXPORT_CSU v systémovém adresáři Dokumenty, zde má možnost zadat jiný adresář Pro každé řízení, kterým se povoluje užívání stavby, je možné vyplnit statistické hlášení STAV 7-99 o dokončení stavby (budovy), v níž je alespoň jeden byt. Hlášení je potřeba vyplnit do 10. dne následujícího měsíce po nabytí právní moci řízení. Je proto vhodné si vytvořit uloženou podmínku viz. níže, pro řízení, která za posledních 40 dní nabyla právní moci. Tyto řízení vyhledáte volbou Věc > Oprav. Volbou "Statistika >STAV 7-99" otevřete záložku se statistikou. Vytvoření podmínky Pro vyplňování statistického hlášení je vhodné si uložit podmínky pro vyhledání řízení. Volbou Věc > Oprav otevřete podmínku pro hledání řízení. Na první záložce "Podmínka" uživatel zatrhne volbu "Včetně vyřízených" a vyplní podmínku pro rozsah nabytí právní moci, s tím, že horní limit nastaví na aktuální strana 118 Stavební úřad - uživatelská příručka

119 (dnešní) datum a jako dolní limit nastaví datum o tolik dní, do kolika je zvyklý statistický výkaz vyhotovit po nabytí právní moci. Na druhé záložce "Rozšiřující sloupce" zatrhne volbu "Stav vyplnění a odeslání statistického výkazu STAV 7-99". Na poslední záložce "Uložené podmínky" pak zvolí volbu "Uložit aktuální podmínku". V zobrazeném dialogu pak vyplní název např. "Vyplnění STAV 7-99" a zatrhne volby "Uložit vybrané sloupce", "Ukládat datum relativně" a zvolí se varianta "Počet dnů". Statistika strana 119

120 Použití uložené podmínky Při příštím použití funkce Věc > Oprav se uživatel přepne na záložku "Uložené podmínky". Poklepáním na řádek s uloženou podmínkou "Vyplnění STAV 7-99" se mu vyplní záložka "Podmínka", kde pak stačí kliknout na tlačítko "Hledej". Vlastní vyplnění formuláře po stisku ikony Oprav uživatel vyhledá příslušné řízení. Na řízení klikne pravým tlačítkem myši a v menu se mu nabídnou volby Statistika > STAV 7-99: O dokončení budovy nebo bytu strana 120 Stavební úřad - uživatelská příručka

121 Po otevření panelu se statistikou je ve výchozím stavu prázdný a lze použít tlačítko "Nový výkaz STAV 7-99", pro založení nového výkazu. Tlačítko "Nový výkaz STAV 7-99" lze použít opakovaně, pro případ, že řízením bylo povoleno více stavebních objektů. Před založením dalšího výkazu se zobrazí dotaz, kde potvrdíte, že opravdu chcete mít další výkaz vytvořen. Statistika strana 121

122 V zobrazeném výkazu se předvyplní panel Stavební úřad, kam se uvedou hodnoty z nastavení (Údaje > Nastavení na záložce Statistika). Jednotlivé panely lze rozbalit poklepáním myši na panel, případně na šipku nalevo. Obráceným postupem je možné panel sbalit do jedné řádky, na které se vypíše, jaké hodnoty má uživatel vyplněné. Položky by měl uživatel zadávat podle instrukcí ve výkazu STAV 7-99 od ČSÚ. V případě Kódu stavebního objektu použije hodnotu, kterou zná ze zápisu do ISUI, případně stavební objekt může vyhledat pomocí Veřejného dálkového přístupu do RUIAN viz. strana 122 Stavební úřad - uživatelská příručka

123 Pokud se při vyplňování formuláře vyskytnout chyby, které program odhalí, zobrazí se uživatelská chyba. Po rozkliknutí tlačítka "Detaily" se zobrazí příčina, kterou uživatel opraví, popřípadě doplní. Dokud uživatel chybu neodstraní, nelze výkaz odeslat. Po odstranění chyby, lze pokračovat v odeslání výkazu. Odeslání výkazu Výkaz je možné odeslat: do datové schránky em Odeslání do datové schránky je podporované automatizovaně z programu stiskem tlačítka "Odeslat do DS". Stisknutím tlačítka "Odeslat do DS" se vytvoří ve Wordu průvodní dopis ze vzoru Uživatel má možnost dokončit jeho editaci standardním způsobem, tedy uložením a pak předáním k podpisu nebo podepsáním a následným odesláním do SSL. Tento Statistika strana 123

124 dokument má jako přílohy připojené statistické výkazy STAV 7-99 a je adresován do DS ČSÚ. Volbou "Exportovat" se uloží do adresáře pro export (buď adresář EXPORT_CSU v systémovém adresáři Dokumenty anebo adresář z nastavení v Údaje > Nastavení na záložce Statistika) soubory s jednotlivými výkazy. Jsou označené podle spisové značky. Po provedeném exportu se zobrazí exportní adresář s vybranými právě exportovanými soubory. Tyto soubory pak může uživatel zaslat na ČSÚ mailem podle jejich instrukcí. strana 124 Stavební úřad - uživatelská příručka

125 Rušení výkazu Pod tlačítkem Odstranit se uživateli zobrazí menu, nabízející zrušení výkazu k jednotlivým stavebním objektům. Po zvolení stavebního objektu dojde ke zrušení odpovídajícího výkazu. Statistika strana 125

126 Měsíční výkaz STAV Měsíční výkaz o stavebních ohlášeních a povoleních, budovách a bytech Vyplnění formuláře statistiky 2-12 V konkrétních typech řízení je nutné, aby uživatel provedl potřebné kroky a měl zadané rozhodující datum pro správné vytvoření statistiky: Stavební povolení Do tabulek 141 a 502 se započítávají stavební povolení. Údaje vychází z údajů zadaných ve volbách Statistika > Stavební povolení. Započítávají se typy řízení uvedené v tabulce. V řízení musí být provedeny úkony uvedené ve sloupci "Potřebné kroky" a v zadaném časovém intervalu musí být položka uvedená ve sloupci "Rozhodující datum". Pozor tabulka 502 je pouze za poslední měsíc v zadaném časovém intervalu a hodnota stavby je vyšší než 50 miliónů Kč. Typ řízení S, YS, XS, DP, RE, YY (starý stavební zákon) S 1.4.1, DP 1.4.6, SPO 1.4.7, XS , XDP , XSPO , YS YY , YDP , YSPO SC 1.4.4, XSC , YSC SV 1.4.3, XSV , YSV OH , OH , OH , XOH , XOH , XOH , YOH , YOH , YOH Potřebné kroky v aplikaci V rozhodnutí zvolit volbu Ano a potvrdit právní moc V rozhodnutí zvolit volbu Ano a potvrdit právní moc Zvolit námitky "nejsou", "rozhodnutí o námitkách" nebo "vypořádání námitek" a zadáno datum účinnost Souhlas s uzavřením "ano" a vyplněna "Účinnost" Zvolit vyřízení: "souhlas" Rozhodující datum Právní moc Právní moc Účinnost Účinnost Doručen US U Zvolit záměr: "v souladu s požadavky V rozhodnutí zvolit volbu Ano a potvrdit právní moc Souhlas vydán Právní moc Dokončení staveb Do tabulky [433] se napočítávají dokončené stavby. Údaje vychází z údajů zadaných ve volbách Statistika > STAV 7-99: O dokončení budovy nebo bytu a Statistika >Modernizace bytu. Započítávají se typy řízení uvedené v tabulce. V řízení musí být provedeny úkony uvedené ve sloupci "Potřebné kroky v aplikaci" a v zadaném časovém intervalu musí být položka uvedená ve sloupci "Rozhodující datum". strana 126 Stavební úřad - uživatelská příručka

127 Typ řízení K (starý stavební zákon) Potřebné kroky v aplikaci V rozhodnutí zvolit volbu Ano a potvrdit právní moc Rozhodující datum Právní moc KO 1.5.1, XKO , YKO Zvolit užívání "povoleno" (pokud zvolíte užívání "zakázáno", tak na následné obrazovce "rozhodnutí" zvolte rozhodnutí "ne". Užívání od KS 1.5.2, XKS , YKS Vyplnit Užívání od Užívání od KZ 1.5.6, XKZ , YKZ KZ 1.5.6, XKZ , YKZ Vyplnit změna užívání "bez souhlasu nebo zákazu" Vyplnit změna užívání "povolena" a doplnit datum u vypravení Souhlas s uzavřením "ano" a vyplněna "Účinnost" Stavební úřad souhlasí Stavební úřad souhlasí Účinnost DP 1.4.6, XDP , YDP V rozhodnutí zvolit volbu Ano a potvrdit právní moc Právní moc Dále je nutné přímo v řízení zadat další data pro tvorbu statistiky. Po stisku ikony Oprav uživatel vyhledá příslušné řízení. Na řízení klikne pravým tlačítkem myši a v menu se nabídnou volby Statistika > Stavební povolení. Statistika strana 127

128 Po odkliknutí volby Stavební povolení se objeví okno: zde uživatel doplní potřebné údaje, které se následně budou generovat v měsíčním výkazu STAV pokud uživatel nechce některá data do statistiky zahrnout, tato volba zahrnutí zabrání. Generování statistiky STAV 2-12 Pokud jsou údaje správně zadané, tak se pak po zápisu výběru: období ( od do), za které se má statistika spočítat za které uživatele ( vyřizující ) po stisku tlačítka Spočítat objeví statistický výkaz, kde v levé části obrazovky jsou identické položky jako na papírovém formuláři statistického výkazu s počtem povolení a pokud se na číslo klikne, potom se v pravé polovině obrazovky zobrazí i konkrétní řízení. Pokud uživatel použije dvojklik levého tlačítka myši na položku ( řízení ) v pravé části, strana 128 Stavební úřad - uživatelská příručka

129 zobrazí se mu zadání jeho statistiky. Pokud uživatel klikne do plochy pravým tlačítkem myši, vyvolá menu: dle nabízených voleb může statistiku převést do textového souboru nebo tabulky v Excelu a může si soubor uložit nebo případně vytisknout. Přehledy a počty dokumentů Přehledy V programu je možné vytvořit různé přehledy zadaných dat volba: Údaje > Statistika > Přehledy. Zde je možné tvořit různé statistické přehledy (např. přehled řízení dle zvoleného typu řízení) Statistika strana 129

130 Pro vytvoření statistického přehledu se zadávají tyto položky: do polí od a do uživatel zadá datumy, za jaké časové období se má statistický přehled vytvořit. Ze seznamu statistik, který se zobrazí po kliknutí na šipku, vybere typ statistiky a po kliknutí na ikonu je proveden výběr dat a výsledná statistika je zobrazena. Data zobrazené statistiky je možné pomocí tlačítka Export přenést do textového souboru nebo programu Microsoft Excell a jednotlivá statistická hlášení vytisknout. Po zobrazení přehledu kliknutím na tlačítko Filter v pravém horním rohu se zobrazí okno pro bližší specifikaci.. Podmínky výběru vybíráme pomocí rozbalovacího seznamu. Počty dokumentů Statistické přehledy počtu jednotlivých dokumentů je možné získat ze základní nabídky programu volbou Údaje > Statistika > Počty dokumentů. strana 130 Stavební úřad - uživatelská příručka

131 Postup sestavení statistiky Nejdříve uživatel stlačí tlačítko Návrh (vpravo v horním rohu obrazovky) a objeví se obrazovka: Uživatel stiskne tlačítko Přidat statistiku a do zobrazeného okénka zadá název statistiky (např. pro součet všech vydaných rozhodnutí za určité období zapíše do názvu statistiky rozhodnutí ) a potvrdí stisknutím tlačítka OK Pak uživatel stiskne tlačítko Použití v pravém horním rohu obrazovky a odsouhlasí dotaz Opět klikne na tlačítko Návrh V dolní části na volné ploše obrazovky klikne uživatel pravým tlačítkem myši Statistika strana 131

132 a zvolí z kontextového menu volbu Nový vzor (zde si vybere ze sad vzorů 2000, 2006, 2007, ze které bude statistiku počtu dokumentů vytvářet) Z rozbalovacího seznamu uživatel vybere nebo přímo zapíše číslo vzoru, u kterého bude chtít vytvořit součet (např Stavební povolení) a odsouhlasí stisknutím klávesy OK Uživatel stiskne tlačítko Použití v pravém horním rohu obrazovky a odsouhlasí dotaz na uložení změny návrhu. Po zobrazení obrazovky: zadá uživatel období pro vyhledání statistiky počtu dokumentů: od-do a vybere z menu Vyřizující, za koho chce statistiku spočítat (celý odbor, konkrétní uživatel) strana 132 Stavební úřad - uživatelská příručka

133 Pak stiskne tlačítko Spočítat a zde je výsledkem součet všech vydaných rozhodnutí (stavebních povolení) za zvolené období. Pokud chce uživatel zvolenou statistiku zrušit, použije tlačítko Zrušit statistiku následně stiskne tlačítko v pravém horním rohu obrazovky Použití a odsouhlasí uložení volby. Dále jsou v tomto typu statistiky možné volby: Zrušit pokud uživatel zvolí volbu Všechny vzory, je možné potom touto volbou počet vzorů upravit ( zmenšit ) Všechny vzory funkce se použije, pokud chce uživatel vytvořit počet všech vzorů ze všech sad Tisk Textový soubor vytvořenou statistiku počtu dokumentů funkce převede do textové podoby a umožní její tisk Statistika strana 133

134 Tisk Microsoft Excel vytvořenou statistiku počtu dokumentů funkce převede do tabulkové podoby a umožní její tisk Návrh statistik (Import, Export ) statistiku je možné importovat nebo exportovat jako *.xml soubor Odeslání do CRVE Odeslání vodoprávní evidence (základní informace o řízeních a výrocích rozhodnutí) společně s dokumenty (rozhodnutí/souhlasy apod.) na server MZe se provádí ze seznamu řízení. Vytvoření podmínek pro vyhledání řízení Před vyplňováním informací do jednotlivých řízení je vhodné si stanovit podmínky pro vyhledání těchto řízení. Volbou Věc > Oprav se otevřou Podmínky pro výběr řízení. Podmínka na první záložce Podmínka doporučujeme zadat jako podmínky: - "*" do položky číslo spisu - "Y*" do typu řízení - Právní moc - datum nabytí právní moci Rozšiřující sloupce na druhé záložce "Rozšiřující sloupce" se zatrhne volba "Stav odeslání VPE" a "Stav odeslání VPE ( Staré). Pak po kliknutí na ikonku Oprav a vyhledání řízení dle uložených podmínek, bude moci uživatel zjistit stav odeslání výkazu ve sloupci VPE, případně VPE - staré. Uložené podmínky na poslední třetí záložce "Uložené podmínky" uživatel zvolí volbu "Uložit aktuální podmínku". V zobrazeném dialogu pak vyplní název např. "Odeslání VPE" a zatrhne volby "Uložit vybrané sloupce", "Ukládat datum relativně" a zvolí se varianta "Den a měsíc v roce". strana 134 Stavební úřad - uživatelská příručka

135 Použití uložené podmínky Při příštím použití funkce Věc > Oprav se uživatel přepne na záložku "Uložené podmínky". Poklepáním na řádek s uloženou podmínkou "Odeslání VPE" se vyplní záložka "Podmínka", kde pak stačí kliknout na tlačítko "Hledej". Vymazání podmínky v případě, že je nutné podmínku smazat, je možný výběr na záložce Uložené podmínky z kontextového menu "smazat" Statistika strana 135

136 Vlastní vyplnění formuláře VPE po vyhledání řízení, ke kterému se budou informace zadávat, vybere uživatel volbu Odeslání do VPE V zobrazeném výkazu VPE se předvyplní hodnoty z nastavení (Údaje > Nastavení na záložce Vazba) a údaje zadané do řízení. Zbývající nevyplněné údaje lze vybrat z rozbalovacího seznamu, případně provést přímý zápis do pole. strana 136 Stavební úřad - uživatelská příručka

137 Subjekty bez ztotožnění s ROB, ROS Do CRVE se zasílají osoby-subjekty ztotožněné s ROB nebo ROS pomocí AIFO nebo IČO. Pokud osobu nelze dohledat v ROB nebo ROS, je možné použít alternativní způsob zapsání subjektu do CRVE pomocí SZR ID. Toto ID lze získat od HelpDesku MZe (helpdesk@mze.cz), zasláním údaje o osobě, kterou je třeba zadat do CRVE. Dvojklikem na osobu, která není ztotožněná s ROB, se zobrazí zadávací pole, kam je třeba uvést dodané SZR ID. Pokud SZR ID splňuje pravidla pro tento identifikátor (délka minimálně 10 znaků, funkční kontrolní součet), je subjekt vybrán pro zaslání do CRVE. Zadané SZR ID se zobrazí ve sloupci Poznámka. Odeslání výkazu, stav odeslání Odeslání výkazu se provede stisknutím tlačítka "Odeslat do VPE". Pokud se při vyplňování formuláře vyskytnout chyby, které program odhalí, zobrazí se uživatelská chyba. Po rozkliknutí tlačítka "Detaily" se zobrazí příčina, kterou uživatel opraví, popřípadě doplní. Statistika strana 137

138 Dokud uživatel chybu neodstraní, nelze výkaz odeslat. Po odstranění chyby, lze pokračovat v odeslání výkazu. Stav odeslání výkazu se zobrazí po nalezení řízení stiskem ikony Oprav ve sloupcích VPE a VPE - staré, viz záložka Rozšiřující sloupce. strana 138 Stavební úřad - uživatelská příručka

139 Kapitola 5 Správa programu Pro správu programu Stavební úřad jsou k dispozici: funkce pro nastavování parametrů v rámci samotného programu Stavební úřad program spravce.exe, který je speciálně věnován správcovským funkcím a je dostupný na serveru program printer.exe pro nastavování tisku na obálky program slozenky.exe pro nastavování tisku složenek instalační program Chování programu je možné ovlivnit nastavením řady parametrů. Některé parametry ovlivňují chování programu jako celku, některé parametry určují konkrétní hodnoty pro daného uživatele. Instalace Instalace nových verzí První instalaci AIS provádí firma v rámci dodávky AIS. Při instalaci jsou respektována přání správců systému na umístění základního instalačního adresáře VITA, na umístění databáze i to, zda dokumenty (vzory a vytvořené formuláře) jsou archivovány v podobě klasických souborů v adresářích či jsou uloženy v databázi. Na klientské stanici jsou v adresáři VITA spustitelné soubory a v systémovém adresáři Windows je umístěn soubor sqclient.ini, který popisuje, kam se má klientská část AIS Stavební úřad připojovat - na jaký počítač, do jaké databáze a jaký port má při komunikaci používat. Instalace probíhá na počítači, kde je nainstalován aplikační server. Při instalaci AIS Stavební úřad nesmí nikdo pracovat s žádným z AIS firmy VITA. Postup instalace Spustí se Univerzální instalační program, který si stáhne všechny potřebné balíčky souborů pro instalaci. Jakmile program stáhne určité aktualizační soubory, vyvolá se automaticky instalační program a objeví se okno pro přihlášení uživatele surad. Po přihlášení se zobrazí seznam programů VITA, je potřeba zatrhnout volbu Stavební úřad. Dále je potřeba potvrdit adresář, kam se instaluje. Nakonec se souhrnně zobrazí všechny zadané parametry instalace, které je potřeba potvrdit. Poté proběhne instalace zobrazují se výpisy o jejím průběhu. Pokud je vše v pořádku, objeví se hlášení, že instalace byla úspěšně dokončena. Na klientských stanicích proběhne automatická instalace sama, po zjištění, že na serveru je instalována novější verze programu. Klientská stanice Instalace nové klientské stanice spočívá ve spuštění programu setcli.exe. Tento program je na aplikačním serveru v adresáři VITA\INSTALL. Správa programu strana 139

140 Po spuštění setcli.exe je vyžádáno heslo uživatele surad. Po jeho zadání je zobrazeno okno pro zadání údajů na komunikaci s aplikačním serverem. Údaje se zapisují do souboru sqclient.ini v systémovém adresáři Windows Zálohování Zálohovat je potřeba data uložená v databázi. Pokud nejsou dokumenty a vzory uloženy v databázi, ale pouze v souborech, je potřeba zálohovat i adresáře sxarchiv a sxvzory v adresáři VITA. Pokud uživatel nepoužívá zálohování dat v rámci databáze, je možné využít zálohování dat v rámci programu spravce.exe pomocí funkce Zálohování (ve volbě Data). V adresáři VITA vznikne adresář ZALOHA s daty z databáze. Nastavení parametrů Na jednotlivých úřadech se způsob práce odlišuje. Proto je součástí programu řada parametrů, jejichž nastavení mění chování programu tak, aby danému úřadu vyhovoval co možná nejvíce. Nastavování základních parametrů programu může provádět uživatel s oprávněním administrace pomocí volby Údaje > Nastavení. Uživatel s jiným oprávněním než administrace má přístupny pouze záložky týkající se svého individuálního nastavení. Administrace V tomto odstavci jsou uvedené záložky, které jsou přístupné pro nastavení pouze pracovníkům s oprávněním vedoucí. Záložka Úřad strana 140 Stavební úřad - uživatelská příručka

141 V této záložce je možné nastavit: Zkratka - slouží pro zadání doplňku spisové značky, která se stane součástí spisové značky pro konkrétní odbor se bude plnit parametr <kodutvar>. Zadává se bez lomítek resp. pomlček apod. Podpis - 1. řádek podoba jména vedoucího, jak má být uváděno v tisknutých dokumentech 2. řádek název funkce vedoucího (např. "vedoucí odboru" apod.) Nadpis - údaje do hlavičky formulářů Název úřadu, odboru, adresa... Co je na prvním řádku, se dosadí do proměnné M Ě S T S K Ý Ú Ř A D L H O T A. Co je na druhém řádku, se dosadí do proměnné stavební úřad. Co je na třetím řádku, se dosadí do proměnné. Texty se dosazuje do parametru [301] [305] Text - název odboru pro použití uvnitř textu Odvolání k - odvolací orgán, udává se tvar ve 3. pádu Adresa - adresa odvolacího orgánu Odnětí - jméno příslušného orgánu, který provádí odnětí půdy Úř.hod. - úřední hodiny DI Policie jméno příslušného Dopravního inspektorátu Policie ČR Vlastník - název správce komunikací Geodeti - název geodetické firmy IČO Záložka Adresa Zápis adresy úřadu na dodejku a složenku - nastavení: Úřad - název úřadu Ulice - ulice a číslo (resp. obec a číslo) Pošta - PSČ a název obce Dodejky do vlastních rukou Právnickým osobám - indikace, jaké dodejky budou posílány právnickým osobám, pokud jsou účastníky řízení (modré, bílé) Fyzickým osobám indikace, jaké dodejky budou posílány fyzickým osobám, pokud jsou účastníky řízení (červené, modré) Do adresy psát - indikace, která z položek územní identifikace má být použita v posledním řádku adresy: Město Část obce (městská část) Správa programu strana 141

142 Pošta Město-Část Obec, Pošta Číslo v adrese - specifikace psaní domovních čísel v adrese: pouze popisné číslo orientační číslo (pokud není uvedeno, bude vypsáno číslo popisné) popisné číslo (orientační) (pokud není udáno, bude vypsáno orientační) zlomek ve tvaru orientační/popisné zlomek ve tvaru popisné/orientační zlomek ve tvaru č.p.popisné/orientační Prefix čárového kódu - je možné předepsat prefix čárového kódu, pokud se vytváří čárové kódy z Vity. Kraj oficiální název kraje. Povinné jen pro krajské úřady Identifikátor kraje - indikace, kterou je kraj určen v rámci intranetu pro předávání dat odvolacímu orgánu. Identifikátor přidělí firma při instalaci odvolacích řízení. Záložka Č.j. a spis Formát spisové značky - k číslu a roku spisu ze SSL je možné nastavit doplnění spisové značky včetně prefixu i sufixu Formát čísla jednacího - se použije v Podacím deníku, při ručním zadávání došlé pošty nebo při přebírání došlé pošty ze SSL, pokud vazba nepodporuje přebírání celého řetízku čísla jednacího. Je možné nastavit jiný formát zobrazeného čísla jednacího. Konfigurace se provádí pomocí programu Prmedit. Nastavení čísla jednacího je dostupné pouze pro uživatele s oprávněním vedoucí. Zde je možné zadat libovolný textový řetězec, který může obsahovat klíčová slova <kodprac>, <cspi>, <rspi> a <kodutvar>. Za ně se při vytváření řetízku spisové značky dosazují konkrétní hodnoty a to následujícím způsobem: <cspi> - pořadové číslo, <rspi> - rok, <kodprac> - zkratka pracovníka z nastavení, <kodutvar> - zkratka útvaru z nastavení. Hodnota "<cspi>/<rspi>" odpovídá staršímu chování programu. Ostatní texty se přeberou do čísla jednacího, tak jak jsou v nastavení uvedené. Číslovat rozhodnutí - za nadpisem rozhodnutí bude uvedeno, o jaké číslo rozhodnutí se jedná (užívá se málo, jako pokračování předchozího způsobu evidence vydaných rozhodnutí) strana 142 Stavební úřad - uživatelská příručka

143 Rok na čtyři číslice (zatržítko) umožní výběr, zda chce uživatel ve spisové zn. mít rok na dvě nebo čtyři číslice Automaticky zaznamenat oprávněnou osobu do spisu provést záznam do spisu - po založení řízení je automaticky proveden záznam o úřední osobě do spisu (značka pera ve sloupci typ v soupisu spisu) vytvořit dokument - specifická zákaznická funkce, v běžném nastavení se volba nepoužívá Přegenerovat spisovou značku při předání - je-li zatrženo, spisová značka se při předání řízení mezi uživateli automaticky přegeneruje dle nastavení konkrétního pracovníka, který spis obdrží Soupis spisu obsahuje - volitelný údaj pro dokument, který se bude přiřazovat do spisu s datem vložení do spisu (datum vložení do spisu) datem podání (datum podání) Číslovat záznam ve spisu - je-li zatrženo, budou se záznamy v soupisu spisu číslovat. Číslovat přílohy ve spisu - je-li zatrženo, budou se přílohy v soupisu spisu číslovat. Záložka rozdělovník Adresy do rozdělovníku pokud je volba zapnutá, seznam adresátů se zobrazí v dokumentu Číslování rozdělovníku pokud je volba zapnutá, budou se části rozdělovníku číslovat. Rozdělovník bez nadpisů pro Ostatní Doplňující informace Trv. Pobyt/sídlo pro vypravení do DS zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) mimo identifikátoru DS také trvalý pobyt nebo sídlo organizace Trv. Pobyt/sídlo pro vypravení na doručovací adresu - zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) mimo trvalého pobytu nebo sídla organizace také doručovací adresu Seznam zastupovaných osob - zobrazí v dokumentu (rozdělovníku) zástupce včetně zastupovaných s provázáním vztahu. Třídit před tvorbou dokumentu - pokud je volba zapnutá, seřadí se seznam adresátů podle abecedy Nadpisy v rozdělovníku Správa programu strana 143

144 Rozdělovník se skládá z několika částí. Je možné zvolit, jak budou tyto jednotlivé části nazvány a jaké typy adresátů budou ke každému názvu přiřazeny. Existující položky je možné přepsat. Po dvojlkliku na příslušné políčko je umožněna editace, pro zapsání upravených údajů slouží klávesa Enter. Je možné i zadat další skupiny s nadpisem. Pro zadávání slouží spodní zadávací řádek. Do levé části se zapíše nadpis a do pravé, jaké typy adresátů budou k němu přiřazeny. Sloupec Nadpis - názvy nadpisů v rozdělovníku v dokumentu (např.: účastníci, na vědomí ) Sloupec Účastníci - písmenné zkratky typů účastníků (S ostatní, N navrhovatel). K jednomu nadpisu ve sloupci Nadpis v rozdělovníku může být přiřazeno více typů účastníků ve sloupci Účastníci. V celém rozdělovníku se může každý typ účastníka zadat pouze jednou, nesmí se v jednotlivých nadpisech opakovat. (Pozor nadpis, kde se zopakuje typ účastníka, se v rozdělovníku neobjeví). Tato písmena se zobrazují při zadávání účastníků, orgánů... vlevo v poli T N Y H U R O S X P D Z C navrhovatel, stavebník zástupce hlavní účastník účastníci dozor DO (dotčené orgány) ostatní přizvaný projektant stavební podnikatel zodpovědný odvolací orgán Vložení nové položky do rozdělovníku (nadpisu): Do volného vkládacího řádku pod sloupcem "Nadpis" se napíše nový název nadpisu a potvrdí stisknutím klávesy Enter. Tím se nadpis zařadí do tabulky. V tabulce na řádku k zapsanému nadpisu se vyvolá stiskem pr.tl. myši kontextové menu a klikáním se vyberou potřebné písmenné typy účastníků (vybrané typy se označí zaškrtnutím). Pokud je potřeba typy zrušit, novým kliknutím na zaškrtnutí se výběr typu zruší. Smazání položky rozdělovníku (nadpisu): Smazání se provede volbou "Zrušit" z kontextového menu nad vybraným řádkem strana 144 Stavební úřad - uživatelská příručka

145 Nová definice rozdělovníku Pokud chcete mít jednotlivé rozdělovníky pro různé typy řízení, nad záložkou výchozí při stisknutí pravého tlačítka myši, z kontextového menu zvolíme Nová definice. Objeví se okno Názvu definice rozdělovníku, text lze přepsat a potvrdí se tlačítkem OK. Tím se vytvoří nová záložka rozdělovníku, ve které si uživatel může udělat vlastní definici rozdělovníku. Nový rozdělovník může uživatel také přiřadit k jednotlivým vzorům volbou Údaje > Vzory, vybere konkrétní vzor a ve sloupečku Rozdělovník dvojklikem a následným výběrem nového rozdělovníku přiřadí rozdělovník ke zvolenému vzoru. Při generování dokumentu se bude dotahovat zvolený rozdělovník. Správa programu strana 145

146 Záložka Navrhovatel Na obálku psát - jaké další údaje se budou tisknout na obálku pro jednotlivé typy osob. Do dokumentu psát - indikace, které z položek mají být použity při identifikaci navrhovatele v dokumentu. Skrýt RČ v hromadných výpisech pokud je volba zapnutá, uživatelé nevidí rodná čísla obyvatel Do jedné řádky pokud je volba zapnutá, adresa navrhovatele bude zapsaná do jednoho řádku Účastníci jsou oprávněni navrhovat důkazy - zatržení znamená akceptaci volby Účastníci předkládají doklad totožnosti - zatržení znamená akceptaci volby Formát jména v jakém tvaru se budou psát jména fyzických osob do dokumentu strana 146 Stavební úřad - uživatelská příručka

147 Záložka Ostatní Výpis norem - součástí textu rozhodnutí bude i seznam norem. V textu se ponechají ty, které vyhovují a ostatní je potřeba zrušit Výpis námitek - do rozhodnutí se vypisují námitky Vedoucí vidí vše - vedoucímu se standardně zobrazují řízení všech pracovníků Kontrola jednání u všech - kontroluje se, zda na danou hodinu nemá již někdo jiný vypsáno jednání (kvůli plánování zasedací místnosti či auta) Délka jednání- v tomto poli se uvádí délka jednání v minutách. Kontroluje se, zda v dané době nemá již někdo jiný vypsáno jednání. Typ data - je možné zvolit, zda se datum bude psát ve tvaru DD.MM.RRRR nebo ve formátu stanoveném normou tj.: RRRR-MM-DD. Dodavatel - text, který se automaticky dosadí, není-li zadán dodavatel. Např.: Bude vybrán na základě výběrového řízení a před započetím prací bude oznámen stavebnímu úřadu. U jednání psát měsíc slovy - je-li zatrženo, v textu dokumentů se vypisuje 15. května místo Za datum jednání psát den - je-li zatrženo, v textu dokumentů je u data jednání ještě připsáno v závorce, o jaký den v týdnu se jedná např. (středa). D-archiv - položka pro specifikaci formátu archivačních znaků dle domů (pouze pro Prahu) P-archiv - položka pro specifikaci formátu archivačních znaků dle parcel (pouze pro Prahu) Povolit editaci pouze vlastních obyvatel je-li zatrženo, bude povolena pouze editace vlastních obyvatel. Všichni uživatelé budou moci zapisovat novou osobu. V případě, že se běžný uživatel s oprávněním pracovník pokusí přepsat osobu, kterou zapsal někdo jiný, objeví se tato hláška Nemáte oprávnění na změnu osoby, chcete vytvořit kopii?. Pokud pracovník hlášku odsouhlasí, vytvoří se v databázi dva záznamy (původní zápis a nová upravená kopie) o téže osobě. Pokud souhlasit nebude, jeho změny se neuloží. Podpis vlevo - je-li zatrženo, bude podpis oprávněné úřední osoby v dokumentu vlevo V oznámení nezobrazovat popis stavby - je-li zatrženo, nebude zobrazován popis stavby v oznámení o zahájení řízení. Rozlišovat stavební pozemky u katastrů s jednou číselnou řadou je-li zatrženo, v dokumentu se budou rozlišovat stavební pozemky Správa programu strana 147

148 Záložka Termíny Vyřízení - lhůta, kdy má program upozornit na to, že by mělo být správní řízení vyřízeno (na některých úřadech je to základní lhůta 30 dnů, jinde z důvodu složitosti 60 dnů) Jednání - pro automatické předepsání termínu pro jednání kolik dnů od zahájení řízení Stanoviska - pro automatické předepsání termínu pro podání stanovisek kolik dnů od zahájení řízení Doplnění podkladů - počet dnů, nejčastější lhůta pro doplnění podkladů, bude automaticky předepsána Podání soudu - počet dnů, lhůta, do kdy se má obrátit na soud Podání odvolání - počet dnů, kolik dnů od doručení je možné podat odvolání Odeslání odvolání - počet dnů, do kdy má být odvolání odesláno Vyřízení odvolání - počet dnů Datum doručení - počet dnů, kdy má být považováno za doručené, automaticky se bude předepisovat Podací deník dnů - počet dnů, kolik se má standardně zobrazovat při načtení podacího deníku Právní moc v případě, že se všichni účastníci vzdají práva na odvolání, rozhodnutí (usnesení) nabude právní moci následující den. V případě, že je jediný účastník řízení a vzdá se práva odvolání, rozhodnutí nabývá právní moci tentýž den. Kopírovat datum vypravení rozhodnutí z data vyhotovení - je-li zatrženo, datum vypravení rozhodnutí je shodné s datem vyhotovení rozhodnutí Záložka Odvolání strana 148 Stavební úřad - uživatelská příručka

149 Proměnné identifikují úřad v rámci intranetu a poskytují informace o souborech. Parametry nastaví firma při instalaci. Záložka Vazba Propojení Příjmy/DDP - je-li zatrženo, bude povoleno propojení s příjmy. Proměnné identifikují úřad v rámci intranetu a poskytují informace o souborech. Parametry nastaví firma při instalaci. Zadávat kód poplatku Editovat variabilní symbol - po zatržení se pole pro zadání údajů (kód poplatku, variabilní symbol) zobrazí v kartě Poplatek po výběru volby Předepsat poplatek z kontextového menu u volby Stavebník Správa programu strana 149

150 Záložka Pracovník Parametry, které určují specifické údaje pro jednotlivé pracovníky, si může nastavit každý z pracovníků sám pomocí příkazů Údaje > Nastavení. strana 150 Stavební úřad - uživatelská příručka

151 Akce po tisku nastavení způsobu elektronického podepisování dokumentů a tisku obálek Vyřizuje - tvar jména pracovníka, jak se má objevovat na tisknutých dokumentech. Místo jednání slouží pro zadání nejběžnějšího místa jednání, které se pak bude při zahájení nabízet jako standardní. Zkratka zkratka pracovníka se používá při generování řetízků spisové značky a čísla jednacího. Výchozí typ - výběr z nabídek typů řízení. Používá se pro zjednodušení práce v případě, že pracovník zpracovává jen určitý typ případu Podpis fyzické podepisování na dokumentu jako dosud, mělo by být řešeno v podpisovém řádu. Podpis Nastavení certifikátu pro elektronický podpis Z úložiště certifikát se načítá z úložiště Windows Ze souboru certifikát se načítá ze souboru na počítači Důvod důvod elektronického podpisu ( vedoucí stavebního úřadu, za správnost ) mělo by být řešeno v podpisovém řádu. Zobrazit podepsaný zatržením této volby bude po elektronickém podepsání zobrazen dokument v PDF formátu. Záložka uživatelské proměnné 8xx Vzory obsahují parametry (číselné údaje v hranatých závorkách) do kterých se doplňují údaje předepsané v nastavení. Nad rámec těchto základních parametrů byly vytvořeny "prázdné parametry" pro uživatele: [8xx] parametry týkající se celého odboru. Správa programu strana 151

152 Záložka uživatelské proměnné [9xx] Vzory obsahují parametry (číselné údaje v hranatých závorkách) do kterých se doplňují údaje předepsané v nastavení. Nad rámec základních parametrů byly vytvořeny "prázdné parametry" pro uživatele: [9xx] parametry týkající se konkrétního uživatele - např. telefon, . Záložka Typy řízení Záložka Kartotéky Je možné stanovit, jaké činnosti pracovník vykonává zda vykonává činnosti stavebního, silničního či vodoprávního úřadu a kterou činnost má jako hlavní. Pro výběr slouží zaškrtnutí v levé části okna. Jako hlavní může být uveden jen jeden z programů, použití je možné zaškrtnout libovolně, podle toho, jakými agendami je daný pracovník pověřen. Pravá část okna umožňuje specifikovat, které typy řízení se budou zobrazovat v nabídce. Prvotní zaškrtnutí odpovídá volbě vlevo. Přesto je možné některé typy ze seznamu ubrat (zrušit zaškrtnutí dvojklikem myši) nebo naopak přidat (zaškrtnout dvojklikem myši ve sloupci Zobrazit). Předepsané názvy kartoték lze přepsat vlastními názvy. strana 152 Stavební úřad - uživatelská příručka

153 záložka Statistika Viz. Měsíční výkazy pro ČSÚ Po vyplnění všech záložek stiskneme tlačítko OK. Veškerá nastavení se projeví po odhlášení z programu a opětovném přihlášení. Oprávnění Oprávnění k práci s programem přiděluje jednotlivým pracovníkům správce, který má oprávnění administrace. Po nainstalování programu má oprávnění typu administrace automaticky uživatel surad, který toto oprávnění může předat na jiného pracovníka (např. správce programu, vedoucího odboru). Zde záleží na organizaci práce na úřadě. Uživatel s oprávněním administrace má k dispozici volby: Údaje > Další > Pracovníci >: Oprávnění Přidělení všech Výběr Oprávnění Příkaz pro přidělení oprávnění pracovníkům. Zobrazí se seznam pracovníků. Pro přidělení oprávnění slouží seznam z kontextového menu pro označenou položku. Je možné vybrat jednu z možností: (bez přístupu) Vedoucí Sekretářka Pracovník Archivář Správa programu strana 153

154 Oprávnění se vybírá z možností kontextové nabídky: bez přístupu Vedoucí Sekretářka Pracovník Archivář odebrání přístupu k práci s programem může upravovat vzory, číselníky a oprávnění ostatních pracovníků v rámci odboru, může rozdělovat příchozí poštu, podepisovat dokumenty, předávat dokumenty a vytvořené rozdělovníky do SSL, tisknout obálky za pracovníky odboru. Mimo práci ve svých spisech může upravovat údaje ve spisech pracovníků v rámci odboru může rozdělovat příchozí poštu, podepisovat dokumenty (dle podpisového řádu), předávat dokumenty a vytvořené rozdělovníky do SSL, tisknout obálky za pracovníky odboru. Může pracovat pouze na svých spisech, ale prohlížet smí všechny spisy v rámci odboru může podepisovat vlastní dokumenty (dle podpisového řádu), předávat dokumenty a vytvořené rozdělovníky do SSL, tisknout obálky k vlastním dokumentům. Může pracovat pouze na svých spisech, ale prohlížet smí všechny spisy v rámci odboru může editovat řízení, která patří jiným uživatelům (řízení musí být ve stavu doručení/odvolání), podepisovat vlastní dokumenty (dle podpisového řádu), předávat dokumenty a vytvořené rozdělovníky do SSL, tisknout obálky k vlastním dokumentům Dalším nastavením v rámci oprávnění je umožnění nahlížení do jiných než svých spisů. Toto oprávnění je možné upravit volbou "Vidí pouze vlastní řízení", což způsobí, že uživatel s tímto oprávněním vidí pouze řízení, kterých je zpracovatelem, a to i v rámci prohlížení. Editace vzorů tato volba umožňuje úpravu vzorů i u uživatele, který nemá oprávnění vedoucí nebo administrátor. Správa kartoték - tato volba umožňuje správu kartoték i u uživatele, který nemá oprávnění vedoucí nebo administrátor. Nastavení tato volba umožňuje editaci údajů uživatele vč. jeho nastavení administrátorem. Pokud není uživatel, kterému se má přidělit oprávnění, v zobrazeném seznamu zapsán, je nutné ho nejprve do systému zavést pomocí programu VITA Správce na serveru. strana 154 Stavební úřad - uživatelská příručka

155 Přidělení případu - Předat spis Volba umožňuje předávat jednotlivé případy mezi pracovníky. Vlastní případy předává pracovník sám, vedoucí může předávat případy i za ostatní pracovníky odboru Kliknutím na ikonu Oprav se vyvolá seznam spisů. Z kontextového menu nad vybraným spisem se zvolí funkce "Oprava > Předat spis...". Po zvolení této funkce se objeví okno s identifikací spisu a vlastníka (zpracovatele) s možností vybrat z roletového menu, komu se řízení (spis) předá. Tato funkce provede změnu zpracovatele do SSL. Funkci lze provést nad více spisy najednou stejným způsobem, tzn. označí se seznam a vyvolá se funkce z kontextového menu. Přidělení všech Historická funkce. Hromadné přidělení případu se nyní již nepoužívá (po převodu by případy nebyly navázány na spisovou službu). Případy se přidělují způsobem popsaným výše. Výběr Volba umožní uživateli s oprávněním administrátor výběr pracovníků na odboru, jejichž řízení má pak možnost vyhledávat, prohlížet a zpracovávat (volba Oprav, Úkoly, Došlá pošta). Správa programu strana 155

156 Výběr se provádí z rozbalovacího seznamu pracovník: "-všechno-" - v přehledu vyhledaných řízení se budou pak nabízet pro prohlížení a možné zpracování případy všech pracovníků odboru jméno pracovníka - v přehledu vyhledaných řízení se budou pak nabízet pro prohlížení a možné zpracování případy vybraného pracovníka Kartotéky Program pracuje s obyvateli a organizacemi, které se v řízeních vyskytují, eviduje o nich základní informace. Během práce vzniká evidence obyvatel a organizací, které byly v programu použity. Pokud byl obyvatel (organizace) do evidence jednou zapsán, je k dispozici již pro všechna další použití v jiných řízeních, údaje se již znovu nepořizují, jsou vyhledány a poskytnuty k práci. Pro skupiny obyvatel a organizací, které se vyskytují v řízeních často a to v konkrétních souvislostech, jsou vytvářeny kartotéky, odkud se během práce již jen vybírá. Kartotéka je pohledem do evidence obyvatel a organizací, kdy jsou zobrazeny pro výběr vždy jen specifikované položky. Z toho plyne i údržba příslušných kartoték do kartoték je možné přidat libovolnou položku a je možné i libovolně položky rušit, V kartotéce se vlastně pouze říká zobrazovat či nezobrazovat, údaje jsou evidovány v evidenci obyvatelé a organizace. V rámci evidence Obyvatelé a organizace je údržba složitější, při rušení položek je nutné kontrolovat, zda nebyla použita v nějakém řízení a pokud ano, nelze položku bez náhrady zrušit, ale je nutné specifikovat, jakou jinou položkou má být nahrazena. Obyvatelé organizace Program Stavební úřad pracuje s údaji o obyvatelích, kteří v řízeních vystupují v různých rolích - navrhovatel, zástupce, hlavní účastník, účastník, projektant, dotčený orgán... Základní identifikační údaje osob ( jméno, příjmení (jméno organizace), datum narození (IČO) a adresu) je možné získat: ze Základních registrů zapsat potřebné údaje o obyvateli či organizaci ručně v programu Stavební úřad. Z těchto dvou zdrojů vzniká evidence obyvatel a organizací programu Stavební úřad. Při práci s údaji obyvatel a organizací je třeba mít stále na mysli, že tyto údaje používají všichni uživatelé pracující v programu Stavební úřad. Pokud tedy uživatel opraví údaje o již zapsaném obyvateli (organizaci), tento opravený text se automaticky objeví ve všech řízeních ostatních uživatelů, kde byl tento záznam o osobě či organizaci použit. Pokud si uživatel není jistý, zda opravdu došlo ke změně adresy či jiného údaje, je třeba, aby zapsal nový záznam s adresou, kterou potřebuje a nebude opravovat existující záznam s odlišnou adresou. Pokud se později zjistí, že záznamy mají být totožné, lze to dodatečně opravit - záznamy sloučit. strana 156 Stavební úřad - uživatelská příručka

157 Údržba evidence Většinu akcí s evidencí obyvatel a organizací je možné provádět v průběhu práce - zapisovat nové položky, ztotožňovat vůči základním registrům, opravovat údaje. Mimo to je součástí programu volba Kartotéky v základní nabídce funkcí a v rámci této volby další volba Osoby. Ve vyvoleném seznamu osob je možné údržbu této evidence, tedy je možné rušit nepoužité položky a spojovat položky, které by měly být totožné. Nejprve je předložen formulář pro vyhledávání. Po vyhledání je zobrazen seznam položek vyhovujících zadaným kritériím. Zrušení položky Pokud je v seznamu položka, která není použita v žádném řízení, je možné ji v kartotéce osob zrušit vyvoláním kontextového menu nad položkou a zvolením "Zrušit". Pokud položka použita je, je zrušení odmítnuto. Adresa Volbou adresa z kontextového menu nad položkou je možné opravit evidované údaje o dané položce v evidenci. Spojování položek Pokud je žádoucí duplicity odstranit, využije se kontextové menu nad příslušnou položkou. Spojení se provede tak, že se označí jedna položka jako originál (ta s nejpřesnějšími údaji) a ostatní duplicity se označí jako kopie. Lze označit více položek naráz a vyvolám kontextového menu nad seznamem zvolit "kopie". Správa programu strana 157

158 Poté se použije funkce "spojit" a označené položky se spojí. Při této akci dojde k záměně položek ve všech řízeních, kde byly položky uvedeny.!!! Tuto akci je nutné používat velmi obezřetně, protože je nevratná!!! Pozor spojit duplicitu lze jen se stejným číslem agendy!!! změna typu osoby (obyvatel/organizace) Pokud je ve Vitě vedena organizace, která je ve skutečnosti zapsaná jako fyzická osoba, je možné změnit typ osoby také v tomto místě volbou "Obyvatel > organizace" z kontextového menu. Kartotéka Kartotéka správních orgánů a častých účastníků se v některých případech prolíná. Proto jsou zapsáni ve společné kartotéce se společnou správou. Zápis do kartotéky Do kartotéky lze zapisovat pouze v rámci správy kartotéky nikoli průběžně během práce. Z hlavního menu programu postupně vyvoláte příkazy Kartotéky > Kartotéky > DO/Oblíbení Dozory Stavební podnikatelé Projektanti Nižší instance Vyšší instance Zodpovědní strana 158 Stavební úřad - uživatelská příručka

159 Automaticky se zobrazí seznam všech položek společné kartotéky. Zápis další položky se provádí do vstupního vkládacího řádku (poslední dolní řádek okna). Při zápisu se postupuje stejně jako při zadávání účastníků: zadá se některý z údajů: rč, příjmení, jméno, stiskne klávesa Enter, vpravo se zobrazí seznam vyhledaných položek (dostupné pouze pro právnické osoby a OVM) či přímo okno pro zápis údajů pro novou položku, která se zobrazí při pokusu dohledat fyzickou osobu. Při vkládání fyzické osoby do Kartotéky se postupuje tak, že si osobu (FO) vyhledáme v rámci řízení, kdy si ponecháme pomocné okno (vpravo) otevřené. Přepnutím do záložky "Kartotéka" je možné záznam vložit. Po zápisu do kartotéky má zapsaná položka standardně nastaveno, že se má zobrazovat v kartotéce DO i v oblíbení. Toto specifikují zatržení v obou sloupcích vpravo od adresy. Sloupec oblíbení specifikuje kartotéku oblíbených účastníků, sloupec DOSS specifikuje kartotéku DOSS. Pokud na zatržení v daném sloupci udělá dvojklik, změní se zatržení na křížek, který naopak specifikuje vyřazení. Pokud se zapsaná položka nemá zobrazovat v rámci jedné z těchto kartoték, změňte zatržení v příslušném sloupci na křížek. Vyřazení z kartotéky se provede kliknutím na příslušný řádek, stiskem pravého tlačítka myši a volbou zrušit. Práce se všemi typy kartoték je stejná, kartotéky pouze sdružují různé typy těch, kdo figurují v řízení. Správa programu strana 159

160 Obce V rámci programu je možné ovlivnit, které z obcí budou nabízeny pro zadávání místa stavby. Kartotéku obcí může upravovat pouze správce programu tj. pracovník s oprávněním vedoucí. Pro práci s kartotékou podmínek je určena postupná nabídka voleb ze základního menu programu: Údaje > Vedoucí > Obce Po postupné volbě těchto nabídek je zobrazen seznam obcí území, jehož data jsou k dispozici. Pokud je u názvu obce ve čtverečku zatržení, obec se v seznamu nabízí, pokud zatržení chybí, obec se v seznamu nabízet nebude (např. Buš). Zatržení mizí (a opět se objevuje) po kliknutí myši. Šipka vlevo umožňuje po kliknutí myši zobrazit části obce v dané obci. Podmínky a upozornění V rámci programu je možné zavést kartotéku podmínek a upozornění, které pak budou zařazovány do rozhodnutí. Zkráceně je tato kartotéka nazývána jako kartotéka podmínek. Kartotéku podmínek může vytvářet každý uživatel. Pro práci s kartotékou podmínek je určena postupná nabídka voleb ze základního menu programu: Údaje > Podmínky Po postupné volbě těchto nabídek je zobrazeno okno pro zadání podmínek. Okno se skládá ze dvou částí: horní část - obsahuje pole pro zadání názvu příslušné podmínky, spodní část - obsahuje pole pro vložení textu. Vkládá se jako seznam, tzn. za odrážku konkrétní text. Další bod se provede klasickým ukončením řádku (stiskem Enter) pravá část - obsahuje typy případů a slouží k určení, ve kterých typech případů se bude konkrétní karta textů nabízet. Seznam podmínek (upozornění) je složen z následujících sloupců: Pořadí - pořadí jednotlivých podmínek Název - specifikace názvu jednotlivých podmínek (upozornění) Typ - seznam jednotlivých typů řízení Použít - podmínka (text bude zařazen mezi podmínky rozhodnutí) Upoz. - upozornění (text bude do rozhodnutí zařazen mezi upozornění) Při zadávání podmínek postupujte následujícím způsobem: 1. v horní části určené pro zadání názvu podmínky se zvolí z kontextového menu volba Nový. Zobrazí se řádek v seznamu a po dvojkliku do tohoto řádku uživatel zapíše název podmínky, který ji bude charakterizovat (např. ČEZ, Hygiena.) strana 160 Stavební úřad - uživatelská příručka

161 2. je-li řádek s podmínkou aktivní (modře zvýrazněný), do spodní části okna uživatel zapíše vlastní text podmínky, - obsah, který se bude generovat do vzoru 3. použití podmínky, vpravo je zobrazeno okno se seznamem typů případů, který obsahuje sloupce: Typ, Použít. Sloupec "Typ" obsahuje seznam typů případů, které má daný uživatel nastaveny a k příslušnému typu se ve sloupci "Použít" pomocí dvojkliku určí, že daná karta se bude v tomto typu případu nabízet. Další dvojklik specifikuje požadavek na to, aby daná podmínka či upozornění byla v seznamu podmínek či upozornění řízení automaticky označena, že se má do rozhodnutí zařadit. Jednotlivá zatržení se odlišují barvou (záleží na nastavení barev ve Windows). Hodnoty se pak dále mění cyklicky. Texty V rámci programu je možné zavést kartotéku textů - doplnění před jednáním, doplnění po jednání, stanovisek, které pak budou zařazovány do rozhodnutí. Zkráceně je tato kartotéka nazývána jako texty. Kartotéku textů může vytvářet a upravovat každý uživatel. Pro práci s kartotékou textů je určena postupná nabídka voleb ze základního menu programu: Údaje > Texty Okno pro texty se skládá ze tří částí: Horní část okna obsahuje pole s názvem Kartotéka. Konkrétní kartotéku lze vybrat z rozbalovacího seznamu: Střední část okna slouží pro zadání jednotlivých textů ( jejich názvů) Seznam textů je složen z následujících sloupců: Pořadí - pořadí jednotlivých textů Název - specifikace názvu jednotlivých textů Typ - seznam jednotlivých typů řízení Použít - použití textu Spodní část okna je určena pro zápis (zobrazení) obsahu textu ze střední části okna Správa programu strana 161

162 Při zadávání textů se postupuje následujícím způsobem: Klik pravého tlačítka myši ve střední části okna a výběr volby Nový, zobrazí se řádek pro zadání názvu textu. Do spodní části okna se vepíše obsah textu, který se bude zobrazovat v dokumentu. Pro každý typ řízení můžete určit způsob použití definovaného textu. Pokud má být text zařazen, zatrháváte ve sloupci Použít. Pokud v příslušném sloupci použijete jednou dvojklik, specifikuje to požadavek na zařazení textů do seznamu pro výběr pro daný typ řízení. Další doble-click specifikuje požadavek na to, aby daný text byl automaticky označen, že se má do rozhodnutí zařadit. Jednotlivá zatržení se odlišují barvou (záleží na nastavení barev ve Windows). Hodnoty se pak dále mění cyklicky. Po nastavení údajů o použití daných textů je nutno potvrdit volbu Uložit (dole v tomto okně). Tímto je text kompletně zadaný, můžete se nastavit na další text a zadávat dále nebo zadávání ukončit a tím potvrdit uložení dat. Editor synonym Synonyma slouží ke specifikaci, jak má být konkrétní výraz převeden z velkých písmen na malá. Volbou Údaje > Vedoucí > Synonyma se otevře okno strana 162 Stavební úřad - uživatelská příručka

163 Spodní řádek okna pro práci se synonymy slouží jako vkládací, je možné připsat další synonyma. Typy řízení Kartotéku typů řízení může upravovat pouze správce programu tj. pracovník s oprávněním vedoucí, popřípadě administrátor. Neslouží k tvorbě vlastních nových typů řízení, ale pro zadání spisového znaku v závislosti na zadání ze SSL a výběru rozdělovníku, v závislosti na typu řízení Pro práci s kartotékou textů je určena postupná nabídka voleb ze základního menu programu: Údaje > Vedoucí > Vlastní typy > Nový stavební zákon Otevře se okno pro úpravu spisových znaků dle spisového řádu dané obce. Úprava spisového znaku se provede tak, že se poklepe na číslo spisového znaku, konkrétní číslo se přepíše a přejde se na jiný řádek. Katastry V rámci programu je možné spravovat i seznam katastrů, které je možné v programu využívat. Pro práci s kartotékou katastrů je určena postupná nabídka voleb ze základního menu programu: Údaje > Vedoucí > Katastry Po postupné volbě těchto nabídek je zobrazen aktuální seznam katastrů. Správa programu strana 163

164 Nabídka pravého tlačítka myši obsahuje funkce pro zrušení konkrétního katastru (na kterém je kurzor) nebo na hromadné zrušení všech zobrazených katastrů a načtení aktuální informace z dat ISKN. Po dvojkliku na některém z katastrů je možné jejich údaje opravovat přepsáním. Mezi poli Číslo a Název je pohyb pomocí tabelátoru. Po změně údajů se informace zapíší po stisku klávesy Enter. Spodní řádek okna pro práci s katastry slouží jako vkládací, je možné připsat další katastr. Archiv dokumentů Během práce se stále vytváří velmi cenný archiv dokumentů. Dokumenty je možné vyhledávat, prohlížet nebo tisknout. Ukládání dokumentů do archivu provádí program automaticky sám. Uživatel se nemusí starat o to, kam se dokumenty ukládají, program je sám opět zpřístupní. Ke každému číslu jednacímu jsou archivovány všechny dokumenty, které byly během zpracování případu vytvořeny a uloženy na server. Archivované dokumenty je možné vyhledat příkazem Dokumenty ve všech situacích, kdy je vyhledán konkrétní případ např. příkaz Oprav umožňuje ke všem případům v zobrazeném seznamu (hned po vyhledání) využít tento příkaz stiskem ikony Dokumenty. Podobně je tomu u příkazu Úkoly, kde lze pro libovolný případ zobrazený v kalendáři použít příkaz Dokumenty. Příkaz Dokumenty se vyvolá pro označenou položku seznamu dvojím způsobem: pomocí ikony (tlačítka) Dokumenty v pravé části lišty tlačítek pomocí seznamu příkazů kontextového menu na položce seznamu případů Pozor: V zobrazeném seznamu dokumentů, je možné konkrétní dokument otevřít pouze pro čtení dvojklikem levého tlačítka myši na příslušný dokument. V případě snahy editace dokumentu se provedené opravy neuloží a v archivu zůstane původní podoba dokumentu. Pro editaci dokumentu jsou určeny příkazy po stisku ikony Tisk přímo v řízení. Vzory a formuláře Podstatnou částí toho, co každý očekává od počítačového zpracování, jsou dokonalé dokumenty, které z programu vystupují. Základem jsou vzory dokumentů, které jsou součástí programu. Vzhledem k tomu, že jsou zvyklosti na jednotlivých úřadech velmi odlišné, nedá se očekávat, že obecné vzory každému bezvýhradně vyhoví. Proto je nutno dát k dispozici aparát, který umožní úpravu vzorů i již hotových dokumentů, tvorbu vlastních vzorů a jejich aplikaci na potřebném místě v programu. strana 164 Stavební úřad - uživatelská příručka

165 Vzory Součástí programu jsou obecné vzory dokumentů. Dostupné jsou z nabídky Údaje >Vzory. Ty jsou s programem standardně distribuovány. Při prvoinstalaci se do databáze nahrají originální vzory. Obsah těchto vzorů se mění pouze např. při změně legislativy - právních předpisů. Uživatelé mají k dispozici uživatelské vzory vycházející z originálních vzorů, ale na rozdíl od originálních vzorů je mohou oprávnění uživatelé upravovat. Součástí sady uživatelských vzorů je skupina vzorů 8xxx. Toto jsou prázdné vzory, určené pro vytváření vlastních vzorů. Uživatelské a prázdné vzory má možnost editovat pouze uživatel s oprávněním administrace (funkce Editace vzoru (F4)). Při každé aktualizaci programu se zachovají veškeré úpravy (editace) provedené u uživatelských a prázdných vzorů, pokud se nezvolí volba Převzít originál (F10). V případě, že dojde ke změně právních předpisů a tím k zásadní (legislativní) změně vzoru, objeví se po aktualizaci programu v seznamu uživatelských vzorů (volby Údaje >Vzory - sloupec originál ) datum změny vzoru. V současnosti jsou v AIS Vita Stavební úřad 3 sady vzorů, a to sada 2000, 2006 a Sada 2000 obsahuje vzory podle starého stavebního zákona a starého správního řádu Sada 2006 obsahuje vzory podle starého stavebního zákona a nového správního řádu Sada 2007 obsahuje vzory podle nového stavebního zákona a nového správního řádu Význam jednotlivých sloupců v seznamu je následující: Typ specifikace typu řízení, pro který je vzor určen Číslo jednoznačná identifikace vzoru (nelze změnit) Název název vzoru, pod jakým se vzor vyskytuje v nabídkách, lze uživatelsky změnit Komu komu má být konkrétní dokument zaslán. Lze uživatelsky změnit poklepání na položku a následným výběrem z rozbalovacího seznamu. Typ dokumentu specifikuje, o jaký dokument se jedná Rozdělovník - pro koho má být standardně vytvořen rozdělovník a seznam adresátů. Lze uživatelsky změnit. Originál datum změny originálního vzoru Seznam vzorů je možné exportovat do Wordu pomocí volby "Tisk seznamu" z kontextového menu v seznamu vzorů Seznam je možné seřadit podle typu případu, čísla, názvu, a to kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého je potřeba seznam seřadit. Seřazení slouží např. pro jednodušší vyhledávání. Funkce dostupné pro správu vzorů Vyvoláním kontextového menu v seznamu vzorů jsou dostupné následující funkce. Funkce se vztahují ke vzoru, nad kterým bylo kontextové menu vyvoláno. Správa programu strana 165

166 Editace (F4) Prohlížení a oprava vzoru. (Standardní volba nabídky, tj. při dvojkliku na řádek daného vzoru se vyvolá textový editor pro tento vzor). Tuto volbu má aktivní pouze uživatel s vyšším oprávněním (administrace). Prohlížení (Shift+F3) Prohlížení uživatelského vzoru. Vyvolá se textový editor pro tento vzor. Případné opravy nebudou uloženy tato funkce je určena pouze pro prohlížení. Prohlížení originálu (F3) Prohlížení originálního vzoru, tedy v editoru se zobrazí podoba vzoru daného čísla z adresáře vzory.ori, kam jsou standardně při instalaci vzory zapisovány. Přejmenovat (F2) Umožňuje pro daný vzor změnit název vzoru. Změněný text se potvrdí klávesou Enter. Kopírování Vybraný vzor bude přepsán vzorem, jehož číslo se zadá při výzvě v dialogovém okně, tedy např. vzor 3780 zkopírovat ze vzoru, který se vybere z roletového menu, příp. sady vzorů 2000 a 2006 Pokud se zadá stejné číslo vzoru jako je přepisovaný, bude vzor přepsán vzorem tohoto čísla z adresáře vzory.ori, kam jsou standardně při instalaci vzory zapisovány. Použití Použití vzoru v konkrétním řízení na konkrétním místě. Ke zvolenému vzoru je zobrazen seznam typů řízení s vyznačenými místy, kde se daný vzor nabízí k využití. Převzetí originálních vzorů Postup převzetí originálního vzoru, kde je datem avizovaná změna, je následující: 1. Provede se porovnání obsahu nového originálního vzoru funkcí Prohlížení originálu (F3) se vzorem uživatelským funkcí Prohlížení (F3). 2. Posoudí se změna v originálním vzoru vůči uživatelským úpravám vzoru uživatelského, tzn., zda převzetím celého originálního vzoru bude znamenat méně práce při obnově uživatelských úprav. Převzetím originálního vzoru se totiž uživatelský vzor plně nahradí vzorem originálním. Druhou možností je po prohlídce originálního vzoru zkopírovat do uživatelského vzoru jen změny ze vzoru originálního. 3. Podle posouzení se buď vzor převezme (Převzít originál (F10) nebo se úpravy provedou ručně a pro smazání data ve sloupci "originál" se využije volba Nepřevzít originál (F9). Tím zmizí datum a uživatel ví, že má vzor aktualizovaný. strana 166 Stavební úřad - uživatelská příručka

167 Parametry ve vzorech [xxx] Vzory obsahují pevný text a dynamicky proměnné údaje - parametry (údaje v hranatých závorkách). Seznam těchto parametrů lze prohlížet v rámci příkazu Údaje >Vzory, v prvním nabízeném vzoru 9990 výpis všech údajů řízení. Data, která se plní do parametrů, se zadávají jednak v nastavení programu nebo jako zadané údaje do řízení. Úprava vzorů - editace Pro úpravu vzorů slouží funkce z kontextového menu nad konkrétním vzorem v seznamu vzorů, které se mohou vhodně kombinovat, aby vyhověly požadavkům uživatelů. Uživatelské vzory může editovat uživatel s oprávněním administrace. Funkcí "Editace vzoru" z kontextového menu nad vybraným vzorem nebo dvojklikem myši na vybraném vzoru. Otevře se okno editoru s vybraným vzorem. Tělo vzoru se skládá z textů, které lze libovolně upravovat, kopírovat, mazat, měnit font, velikost, formát apod., a parametrů, u kterých je možné editovat font, velikost, formát. Obsah parametrů se doplňuje z nastavení programu a tamtéž se upravuje. Editace vzoru je klasická práce v textovém editoru. Důležité je upozornění, že každý parametr musí mít počáteční i koncovou závorku. Po dokončení úprav se zavře okno editoru (Wordu) a potvrdí se uložení změn. Správa programu strana 167

168 Úprava vzorů vytvoření nového vzoru V seznamu vzorů je možné vytvořit vlastní vzory. Jsou na to určeny vzory Jsou to tzv. volné vzory. Vzor je možné vytvořit parametrizací již existujícího dokumentu, což znamená výměnu údajů v dokumentu, které uživatel stále přepisuje za parametr (např. navrhovatele za parametr [66]). Postup: a. Otevře se dokument, který se bude parametrizovat a okno editoru se minimalizuje b. V sadě vzorů se vybere příslušný volný vzor a ten se pomocí funkce "Přejmenování" z kontextového menu přejmenuje a upraví se atributy (typ, komu) c. Volný vzor se otevře pro editaci. V tuto chvíli jsou otevřené dva dokumenty v editoru dokument, který se bude parametrizovat a volný vzor. d. Přenese se obsah dokumentu, který se bude parametrizovat do volného vzoru (Ctrl+C, Ctrl+V). Okno s původním dokumentem se může zavřít, aby zbytečně nemátlo. e. V otevřeném vzoru se provede parametrizace a další potřebné úpravy a vzor se uloží zavřením editoru a potvrzením dialogového okna. f. Nastaví se použití vzoru. Dalším způsobem je zkopírování nejpodobnějšího vzoru do vlastního vzoru a úpravou textu. Postup: a. V sadě vzorů se vybere příslušný volný vzor a ten se pomocí funkce "Přejmenování" z kontextového menu přejmenuje a upraví se atributy (typ, komu) b. Pomocí funkce "Kopírování" z kontextového menu se do volného vzoru přenese obsah vzoru kopírovaného viz "kopírování" c. Vzor se otevře pro editaci, provedou se požadované úpravy a vzor se uloží zavřením editoru a potvrzením dialogového okna. d. Nastaví se použití vzoru viz dále. Použití vzoru strana 168 Stavební úřad - uživatelská příručka

169 Vyvoláním kontextového menu a výběru volby "Použití" na příslušném vzoru se zobrazí okno pro úpravu atributů použití vzoru. Do tohoto okna je možné připisovat další využití tohoto vzoru pro jednotlivé typy a stavy řízení. Při práci s programem se při funkci Tisk vždy zobrazí příslušná nabídka vzorů (podle stavu řízení a zadaných parametrů), ze které je vybírán ten, který bude použit pro dosazení parametrů a další zpracování v textovém editoru. Aby se nový vzor zobrazoval v této nabídce, musí se sem nasměrovat pomocí volby "Použití". Pomůckou je záhlaví tabulky "Tisk dokumentů", ze které jsou důležité údaje o typu a stavu řízení. Tato nabídka je očíslována např. (S 1.4.1/5-12-3) Označení S specifikují typ řízení, číslo 5 specifikuje stavební zákon, číslo 12 označuje místo v programu ( nabídka TISK), kde se má vzor zobrazit (toto číslo se zapisuje do tabulky pro použití vzoru) a číslo 3 specifikuje třetí řadu vzorů. Pro uživatele je tedy z tohoto příkladu důležitý typ řízení (S 1.4.1) a místo v programu, kde se má vzor zobrazovat (12). Čísla tabulek pro použití jsou obsaženy v poslední části vzoru 9990 výpis všech údajů řízení. Formulář "Použití vzoru" má dvě části automaticky a uživatelem vybrané. Automaticky nabídka, kam je vzor automaticky zařazen po instalaci programu. Uživatelem vybrané specifikuje aktuální nastavení, v jakých nabídkách se nyní vzor zobrazuje. Do tohoto místa může uživatel připsat další umístění (číslo), kde se má vzor zobrazovat dvojklikem levého tlačítka myši aktivuje pole, připíše číslo, příp. oddělí čárkou a připíše více umístění (10,11,12, ) a překlikne se do jiného políčka aby ukončil editaci pole, a uloží stisknutím tlačítka OK. Pokud by se uživatel rozhodl, že nechce některý ze vzorů v nabídce zobrazovat i přesto, že je tam umístěn automaticky, může do pole "Uživatelem vybrané" uvést číslo tabulky, ze které chce vzor odstranit s pomlčkou (např. -10) Hlavičky dokumentů Na začátku seznamu dodávaných vzorů jsou vzory hlava1, hlava 8. Tyto soubory je možné použít pro různé hlavičky v dokumentech. Hlaviček je možné nadefinovat více, ne všechny dokumenty používají stejnou hlavičku. V záhlaví každého vzoru je zapsáno, jaký typ hlavičky se má pro daný vzor použít, jaké datum má být v záhlaví a jaký seznam adresátů např.: [F0001,'[10]','[60]']. Toto znamená, že má být použita hlavička ze souboru hlava1, datum [10] tj. datum odeslání a adresáti (navrhovatel) [60]. Standardně mají všechny vzory předepsanou hlavičku, která používá dokument hlava1. Pokud má být v některém ze vzorů použita hlavička jiná, je potřeba ji upravit např. na F0002 pak bude použit soubor hlava2. Správa programu strana 169

170 Parametr [21] nebo parametry [301] až [305] představují první až pátý řádek položky Hlava 1 a Hlava 2 v nastavení parametrů úřadu. Chybová hlášení Při práci s programem se mohou vyskytnout chyby, které program odhalí (uživatelské chyby) a chyby, které nezná, neočekává (systémové chyby). Uživatelské chyby Jsou zobrazeny v samostatném okně. Chyby tohoto typu mají celkem jasnou příčinu a obvykle je v silách uživatele či správce systému odhalit příčinu, protože po rozkliknutí tlačítka "Detaily" se zobrazí pravděpodobná příčina. Systémové chyby Zobrazí-li se chybové hlášení "Došlo k neočekávané chybě". V tomto případě se jedná o vážnější chybu, která nebyla odhalena programem. Pokud se chyba opakuje i po novém spuštění programu, kontaktujte dodavatele programu. Zaslání informací o chybách Kliknutím na odkaz "Internet" v chybové hlášce se otevře Internet Explorer a provede se odeslání informací o chybové hlášce. Zobrazí se hláška, která potvrzuje přijetí chybového hlášení systémem VITY. Chyby jsou zpracovávány a jejich ošetření je zapracováno do nových verzí programů. strana 170 Stavební úřad - uživatelská příručka

171 Pokud potřebujete pomoci při odstranění chyby, tak je potřeba kontaktovat HelpDesk. Stačí pokračovat pomocí odkazu, zobrazeného na stránce. Pokud uživatel není na HelpDesku přihlášený,bude vyzván k zadání loginu a hesla na HelpDesk. K zadávání případů na HelpDesk nelze použít přihlášení pomocí licenčního čísla (více informací o HelpDesku je uvedeno v příručce k HelpDesku). Po přihlášení se zobrazí formulář pro zadání popisu chyby. Uživatel vyplní název a popis, jak k chybě došlo, příp. připojí přílohu např. screen obrazovky s chybou. V položce "Chybové hlášení" bude automaticky vybráno chybové hlášení, které uživatel právě odeslal. Pokud se uživatel k zápisu případu na HelpDesk dostane později (např. protože nezná přihlášení na HelpDesk, nebo zápis za něj provádí informatik), je potřeba v seznamu "Chybové hlášení" vybrat to, ke kterému se zaslané informace vztahují. K identifikaci chybového hlášení slouží číslo, název a datum odeslání. Pokud se u položky "Chybové hlášení" nenabízejí žádná chybová hlášení, pak není v databázi uloženo licenční číslo. Toto číslo se ukládá při každé instalaci nové verze. Po vyplnění a odeslání zprávy na HelpDesk se tato zpráva zobrazuje společně s odkazem na chybové hlášení. Správa programu strana 171