「従業員」について正しく理解できていますか？採用活動をする上で、なんとなく「正社員として採用しよう」「契約社員を採用しよう」と決めていませんか？コロナ禍で従業員の在り方が問われる中、自社のためにも働く人のためにも「従業員」の定義や抑えるべきポイントを正しく理解して雇用していく必要があります。
そこで、この記事では「従業員」についての正しい理解や雇用する際の注意点などについて解説いたします。すでに従業員を雇っている人も今から採用を検討している人も、今一度「従業員」についての理解を深めていきましょう。
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従業員とは？
従業員を辞書で引くと、「業務に従事している人」と定義されています。しかし、全員が従業員なのかというとそういうわけではありません。一般的には企業と雇用契約を結んでいる労働者のことを従業員と呼びます。また、従業員はあくまで法律で定められた言葉ではありません。法律上、「労働者」といった言葉が使われるのが一般的です。
「従業員」と「社員」の違い
結論、この2つの言葉に明確な違いはありません。どちらも「企業に雇用されている労働者」を指す言葉です。一般的に「社員」と言えば正社員のことを指し、「従業員」と言えば正社員を含むその他雇用形態（契約社員・アルバイト・パート）などを指します。明確な違いはなく、企業によってその範囲は異なります。
「自社と雇用契約を結んでいるか」が判断基準に
従業員は一般的に、「企業と雇用契約を結んでいる」労働者を意味しています。雇用契約を結ぶことが必須となるため、「忙しい時期に社長の友人が数日手伝いに来る」など一時的に会社で仕事している人は従業員にはあたりません。業態によっては、従業員が一人もいない企業も存在します。従業員とは、「自社と契約を結んでいるか」が判断基準になることがお分かりいただけたと思います。次に、どのような労働者が従業員に含まれるかという点から紹介していきます。
従業員の種類
企業との労働契約が結ばれていれば、その労働者は正規・非正規を問わず従業員とみなされます。よってここからは、「従業員」に含まれる代表的な雇用形態についてお話しします。
正社員
正社員は、労働契約において期間の定めがなく、労働時間や勤務地なども会社によって定められている労働者を指します。基本的には「雇用期間を定めず、フルタイムで働き、直雇用されている人」を正社員としますが、近年では働き方の多様化の影響により、扱いの上では正社員であっても雇用期間や勤務地が限定されている雇用形態も増加しています。
例として、「勤務地限定正社員」が挙げられます。転勤がなく地元で働き続けられる地域限定社員も、最近増えている雇用の1つです。ただし、勤務地限定社員も雇用契約を前提とした形態ですので、正社員の労働者はもれなく「従業員」に含まれます。
契約社員
雇用される労働者を大きく二つに分けると、正規社員・非正規社員に分けることができます。契約社員は、パートタイマーやアルバイトと一緒で非正規社員に属します。正社員が「雇用期間を定めず、フルタイムで働き、直雇用されている人」に対して、契約社員は、契約の条件を企業側が個別に決めることができ、「期間」や「勤務時間」で区切られることが少なくありません
たとえば、契約期間が3年と決められており、満了ごとに更新するか否かが決まるという契約は契約社員の特徴であると言えます。ただ契約社員であっても、企業と雇用契約を結んでいるため、扱いは「従業員」となります。
アルバイト・パートタイム
アルバイトやパートタイムといった雇用形態の特徴は、時間や日数単位で働く点にあります。厳密に区別をすると、アルバイトは時間ごとに、パートタイムは曜日や日にちごとに勤務すると分けることが出来ますが、両者に法的な区別はないため、どちらを使っても問題ありません。これらの形態は条件が正規雇用の場合と大きく異なるものの、就業先との雇用契約によって勤務しているという点から「従業員」に該当します。
従業員に当てはまる範囲とは？
これまで、「従業員か否か」の判断は基本的に雇用契約の有無が基準となるということを説明してきました。しかし、中には判断の難しいケースもあります。ここでは、そのような雇用形態に対してどのように考えるべきかについて解説していきます。
出向中の労働者
出向とは、雇用された会社との労働契約を維持した状態で、グループ会社をはじめとする別の企業で働くことを指します。A社と労働契約を結びながら、人材育成や経営再建などを目的にB社で働くという形態が出向を意味します。出向中の労働者をどのように判断するかは、在籍出向か転籍出向かで異なります。
在籍出向は雇用元の企業と雇用契約を結び、また転籍出向はもともと雇用されていた企業との雇用契約を解消し、新たに出向先の企業と雇用契約を結ぶ方法のことです。つまり、労働者が出向元と契約している場合は出向元の従業員、出向先と契約している場合は出向先の従業員ということができるでしょう。雇用契約が出向元と結ばれているのであれば、どれだけ長く勤務していても出向先の事業者から「自社の従業員」として扱われることはありません。
派遣社員
派遣社員とは、所属企業から就業先に派遣されて仕事に従事する労働者のことを指します。派遣社員は就業先ではなく派遣元の企業と契約を結んでおり、社会保険や福利厚生も派遣元のものが適用されます。それゆえ就業先の企業にとっては、派遣社員は他社の従業員と考えるのが一般的になります。
業務委託
業務委託は、企業と契約を結んで仕事に従事する雇用形態です。しかし、その契約は雇用契約ではなく、企業と対等な関係で結ばれる「外注」「依頼」といった形での契約になります。そのため、仮に就業場所を契約元の企業から提供されていたとしても、業務委託で働く労働者はその企業の従業員とはみなされません。
役員
社長などの役員は従業員にあたるのか、という疑問が出てくるかもしれません。結論、役員は雇用する側なので従業員には当たりません。そのため、労働基準法など労働者保護のための各種労働法規も適用されないことに注意が必要です。もし役員のみで構成される企業の場合には、混乱を避けるためにも他の役員へこの点をきちんと周知しておく必要があります。
従業員を雇う際にすべきこと
これまでは役員のみで事業を運営していた企業でも、事業規模が拡大すれば新たに従業員を雇わなければならないことがあるかもしれません。以下で、従業員を雇用する際に行なうべき取り組みや手続きを紹介していきます。
労働条件の明示
雇用契約を結ぶ時は、まず「労働条件通知書」などの書面を作成し、「賃金」や「労働時間」などの労働条件を明示することが義務づけられています（労働基準法第15条）。採用される際に、給与が提示されていなかったら不安ですよね。実際の労働環境が求人と異なっていれば、トラブルになりかねません。そこでしっかり労働条件を通知し、相違がないかを確認してもらい、そのうえで採用することが義務付けられているのです。
例外として、従業員が希望する場合に限り、出力して書面を作成できる形式でメールやデータなどでの通知を行うことも許可されています。また、雇用契約に合意がなされたことを証明する「雇用契約書」を作ることをおすすめします。こちらは法律に定められた義務ではないものの、トラブルを避けることができます（※署名・捺印の上、雇用主と従業員の両者がそれぞれ1部ずつ保管する必要があります。）。
参考文献：労働基準法e-Gov法令検索
所得税の手続き
従業員には業務の対価として給与が支払われる以上、所得に応じた納税義務が発生します。その納付を、従業員への給与から差し引く形で企業が代わりに行なうことを「源泉徴収」と呼びます。特に、所得税は配偶者や子供などの扶養状況に応じて控除する税額が変わるため、雇用契約を結ぶ際には従業員に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらう必要があります。
なお、企業が源泉徴収の必要がある従業員を初めて雇用した際には、「給与支払事務所等の開設届出書」を税務署に提出しなければなりません。また、給与以外の手当などに関して、どの支払いが課税対象になるかという点も雇用の前に確認しておきたい項目のひとつです。
住民税の手続き
事業主は自らが雇う従業員の住民税について、一部の特例を除き所得税と同様に給与から差し引く形で納付します。これを「特別徴収」と呼びます。住民税は前年の所得に応じて決定されるため、前年に所得がない従業員と契約を結ぶ際は、特に必要な手続きはありません。逆に前年に所得がある場合は、その従業員が前職から特別徴収の継続を希望する場合と、従業員自らの納税から特別徴収に切り替えることを希望している場合で対応が異なります。
具体的には、従業員が特別徴収の継続を望む場合、前職を辞めたのが6/1～12/31の間であればその月の翌月10日までに「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を、特別徴収への切り替えを望む場合は「特別徴収への切替申請書」を事業者が各市町村へと提出しなければならなりません。なお、各書類は自治体によって名称が異なる場合もあるため注意が必要です。
社会保険への加入手続き
事業者が従業員を雇用する際に忘れてはならないのが、社会保険への加入です。従業員に社会保険への加入義務が発生するか否かは、原則勤務時間や勤務日数などの条件をもとに決定されます。契約社員やアルバイト・パートなどの非正規の従業員であっても加入義務の対象になる場合があるため、雇用の際には条件に該当するかをきちんと確認することが重要です。また、加入の際は必要書類を事務センターや年金事務所などへ提出することになりますが、書類によってはデータでの申請が可能な場合もあります。
従業員に関する保険の種類
ここでは、従業員が加入の対象となる社会保険の種類について説明します。社会保険によっては加入条件に違いがあるため、その差異をきちんと理解した上で加入の手続きを進めていく必要があります。
雇用保険
雇用保険は労働者が失業した場合に備えて加入する、生活や再就職の支援を目的とした保険です。「続けて31日以上雇用される予定である」「1週間の所定労働時間が20時間を超える」という条件を満たすほぼすべての従業員に加入義務が発生します。つまり、パート・アルバイトの形態で雇用されている従業員であっても、上記の条件を満たせばこの保険の加入対象となります。ただし、高校生や大学生などの学生は基本的に加入義務の対象にはなりません。また、保険料は労働者と事業主の両方が支払うものの、割合としては事業主の負担が大きくなるよう設定されています。
労働者災害補償保険
業務や通勤する中で起きた、事故などの影響に対して補償が行なわれるのが労働者災害補償保険で、労災保険とも呼ばれます。なお、この保険では一部の事例を除き、従業員を一人でも雇用しているすべての事業者が保険料納付義務の対象となります。労働者であれば、正社員、契約社員、アルバイト・パートなど雇用形態は不問。保険料については、事業者が全額負担となっています。
健康保険・介護保険
健康保険は業務外での怪我や病気による休業などに備える保険であり、常時5人以上の従業員を雇用するほとんどの事業所に加入義務が適用されます。保険料については、事業主と従業員が折半する形で負担します。一方、介護保険は第一号被保険者と第二号被保険者の2つに分かれていて、第一号被保険者は65歳以上の人が、第二号被保険者は40歳～64歳の医療保険加入者が対象になります。
厚生年金保険
厚生年金は健康保険と同様に事業所単位で加入義務の有無が判定されます。適用事業所で常時使用される70歳未満の従業員であれば、パートタイム・アルバイトの場合も対象となっています。保険料は事業主と従業員が折半し、額は毎月の給与と賞与に共通の保険料率をかける形で導き出されます。ちなみに、平成29年9月を最後に保険料率は18.3％で固定されています。
従業員を雇った際は、書類の管理も忘れずに
労働基準法第19条では、事業者は従業員と雇用契約を結ぶにあたり、雇用や解雇、災害補償、賃金などに関する書類を最低でも5年間保存しなければならないと定めています。中でも労働者名簿、賃金台帳、タイムカードなどの出勤簿は一般に「法定三帳簿」と呼ばれ、特に重要性の高い書類とされています。こうした各種書類はトラブルを回避するために役立つと同時に、従業員にとって重大な個人情報でもあるため、保存にあたってはきちんと管理を行ないましょう。
参考文献：労働基準法e-Gov法令検索
まとめ
ここまで、従業員について、言葉の定義や必要な手続き等について説明してきました。「従業員」と普段何気なく使っている言葉の定義などを今一度整理することが大事です。というのも、「従業員」の意味をしっかり理解することが、従業員を守ることにつながるからです。従業員について今一度理解を深めたことをきっかけに、社内制度の見直しなどに取り組んでみてはいかがでしょうか。
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