よく、様々なWEBサイト上で、
「フォルダの階層は、深くし過ぎてはいけない」
というアドバイスがなされていることがありますが、現実的には「深くせざるを得ない」ということもあるかと思います。
こういう時は、
「こっちの事情も知らないで、何が、”深い階層は宜しくありません”だよ……。どうしても深くなっちゃうよ……。」
という気分にもならないでしょうか？
その点について、本解説ページにて、
「フォルダ階層なんて、深くなっても、別に問題ありませんよ」
という事実を解説します。
正確には、
「フォルダ階層が深くなってしまっても、半ば無理やりに、それでいてキレイな形で”圧縮”するテクニックがあります」
というお話です。
深い階層であることのデメリットは一応把握しましょう
まず、誤解なきようお伝えしておきますが、フォルダの階層が深くなってしまっていることは、良いことか悪いことで言えば、悪いことです（自分にとっても他人にとっても）。
実際、管理人自身も普段から「深くし過ぎないように……」と、気を使いながらフォルダ構築を行っています。
深い階層であることは、まず間違いなく以下のデメリットがあることを認識しておきましょう。これは、どのWEBサイトでも紹介しているような、言わば「一般論」です。
・フォルダの全体像を掴みづらい
・目的の資料が最下層にある場合、
何度も何度も何度も、マウスをクリックしなければならず、地味にストレス
どうしても深い階層になってしまう……
しかし、上記のようなデメリットを肌で感じつつ、それでも「どうしても深い階層のフォルダになってしまう……」と悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。
その「どうしても深い階層のフォルダになってしまう……」というのが、「フォルダとして扱っている話題（組織、案件など）の規模が大きすぎるからどうしても深い階層になってしまう」なのか、「フォルダを作っている人のセンス？の問題でどうしても深い階層になってしまう」なのか、いずれかであっても、とにかく「どうしても深い階層になってしまうんです……」という話だと思います。
つまり、「とにかく深い階層になってしまうんです」という状況に対して、「深い階層にすることは宜しくありません」で終わらせるのではなく、「深い階層になったとしてもなんとかする」という発想で対応策を考えていくことが、現実的／建設的であると考えられます。
ポイントなのは、「なんとかなる」ではなく「なんとかする」です。
深い階層を無理やり圧縮するテクニック「グルーピング」
ここで、本サイト「初級編」で紹介した「グルーピング」というテクニックを改めて紹介します。
このテクニックは、「2つ分の階層を、1階層分に圧縮する」という効果を持つものです。
これを駆使することで、「構築したフォルダが深い階層になったとしても、グルーピングによる圧縮で、（半ば無理やり）階層を浅くすることが出来た！」という対処が可能となります。
具体例ですが、 「グルーピング」の具体例を見てみましょう。
「グルーピング」とは、上記例でいうところの
「00_■【製造本部】_________________」
「10_■【営業本部】_________________」
「20_■【管理本部】_________________」
という、「区分けをするためだけのフォルダ」を活用することで、「視覚的に（半ば無理やりに）グループを作る」いうテクニックです。
これにより、本来、「各本部のフォルダ」⇒「その中に各部署のフォルダ」という、2つの階層となってしまうものを、無理やり、1つの階層に圧縮することが出来た訳です。
上記の通り、「グルーピング」により、「深い階層になってしまったとしても、”グルーピングによる圧縮”をするので、問題なし」ということを実現させていることがお分かりになりますでしょうか？
また、グルーピングをしているとしてないのでは、「2つ分の階層を、1階層分に圧縮する」という効果に留まらず、下図の通り、「全体像を掴みやすいフォルダ」というものを実現させることになります。
以上、この「グルーピング」のテクニックにより、本来の目的である「2つ分の階層を、1階層分に圧縮する」という効果と、「全体像を掴みやすいフォルダの実現」という効果、合計2つの効果を得ることが出来ます。もう少し詳しくこのテクニックについて学びたい方は、下記「初級編」の解説ページをご覧ください。
まとめ
ここまでの解説を総括すると、
「フォルダの階層は、深くなりすぎると、分かり辛くなる。そのため、深くし過ぎない方が良い」
「しかし、どうしても深くなり過ぎてしまう」
「ここで発想を転換し、”深くなっても別にいいや”と考える」
「”深くなっても別にいいや”ということが問題にならないように、”グルーピング”のテクニックを活用する」
ということです。ここで管理人が伝えたい大事なこととして、「深い階層にしてはダメだ！」ということだけを考え過ぎることで、変に工夫を重ねる形となり、逆によく分からない共有フォルダになることを避けてほしいということです。
いっそ「深い階層構造になっても、別にいいや。どうせグルーピングのテクニックにより圧縮するから、キレイな見た目に出来るしな！」と、気軽に考えて頂きたいです。その方が、自然かつ分かりやすい共有フォルダの実現に近付きます。
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