交通費精算の経理処理のポイントと業務効率化のためのおすすめの交通費精算システムを紹介

交通費精算は通勤交通費がある会社であれば、どこでも発生する業務。さらには外回りのある会社では地味な業務ながら申請者、経理担当者どちらにとっても大きな負担になっている。今回はそんな交通費精算に関わる業務の流れから、業務を効率化するための交通費精算システムを紹介する。

交通費精算の定義と方法

交通費を精算する際には「交通費」と「旅費交通費」の2種類の勘定項目がある。それぞれの定義と精算する方法について解説していく。

▼交通費と旅費交通費の違い▼
交通費とは、勤務地の近場を移動する際に使った電車代やバス代などにあてられる勘定項目。会社によっては通勤交通費も交通費の項目に入れることがある。電車代やバス代は領収証ではなく、交通費精算書などに詳細を書く形で提出する場合が多い。

旅費交通費は業務上の都合で勤務地から離れた場所へ移動する際に使う勘定項目。旅費交通費には移動するための交通費の他に宿泊費や出張手当も含まれる。旅費交通費を申請するには領収証が必要なので、しっかりと取っておくようにしたい。

▼交通費精算の流れ▼
交通費の精算をする際の流れは以下の通りだ。

1. 交通費精算書に「日付、目的、訪問先、交通機関（経路）、運賃」などを記入する。経路に関しては最安運賃のみが計上可能なので、しっかり確認したい。

2. 直属の上司に承認してもらい、経理に提出。

3. 経理担当者が内容を確認し、問題がなければ出金する。問題があれば差し戻す。

4. 精算金を受領し、受領印と受領日を記入する。
※会社によっては都度申請ではなく、月単位でまとめて出金しているケースもある。

交通費精算の経理処理の注意点

経理業務はミスがないのが当たり前とされている。交通費を精算する際に気をつけたい経理処理のポイントについて紹介する。

・書類の記載漏れの確認
まずは最初にするべきことは書類に記載漏れがないかの確認だ。漏れがある場合は指摘箇所を分かるようにして書類を差し戻そう。

・領収書と精算書の金額の確認
領収書がある場合は、領収書と精算書の金額を照合して間違いがないか確認する。

・仮払金の有無の確認
仮払金の出金があった場合は仮払金よりも足りない金額のみを出金する必要があるため、仮払金の有無も申請時点で確認したい。

・通勤手当と混同しない支払いの確認
通勤手当範囲の交通費の利用があった場合はその区間は控除して申請しなければいけない。申請者ごとに通勤手当範囲内の区間の申請がないかチェックしよう。

交通ICカードで簡単に不備を少なく交通費精算を行うメリット

申告書類の提出で不備が多い場合、経理側の負担が大きくなる上にミスも起きやすくなる。そこで解決方法として提案したいのが交通系ICカードの導入だ。ICカードを活用すれば、簡単に利用区間や料金を把握できるため、面倒なチェックと交通費の計算が不要になる。

業務効率化のためのおすすめの交通費精算システム

毎月のように発生する交通費精算に可能な限り自動化を取り入れて業務負担を軽くできるのが交通費精算システムだ。ここでは多くの会社から採用されている6つのシステムを紹介する。

「 kincone 」
出勤時と退勤時にICカードを端末にかざすだけで勤怠と交通費を読み取る「kincone」。利用した交通機関情報を自動登録でき、交通費情報も自動登録できて大幅な負担軽減ができる。従業員1人あたり月額200円と低コストで運用化可能な点もポイントだ。

「 NAVITIME Tools 」
地図ポータルサイトのナビタイムが運営する「NAVITIME Tools（ナビタイムツールズ）」。従業員の住所や駅のデータをツール上にアップすると、会社までの通勤費や所要時間などを一括でCSVデータとしてダウンロードすることができる。1回ずつの買い切りのため、通勤交通費の妥当性チェックなどを行うときなど必要なときにすぐに利用することができる。

「 らくらく通勤費 」
駅すぱあと、地図ソフトと連動して最適な経路を導き出す「らくらく通勤費」。従業員やアルバイトの通勤経路を見直して過剰支給や不正支給を防ぎ、約5%の通勤費の削減が見込めるという。定期区間控除もできるため不正処理軽減が容易で、交通系ICカードの使用履歴を直接取り込んでの申請も可能だ。

「 駅すぱあと 通勤費Web 」
乗り換え案内の駅すぱあとが提供する「駅すぱあと 通勤費Web」は、通勤手当の申請・管理業務を効率化するシステム。自宅住所から会社住所で最適な通勤経路を、安さだけでなく通勤時間の短縮や乗り換えの少なさなど社員の利便性にあった経路を自動算出する機能を搭載。運賃改定時も簡単に更新ができるため、担当者の負担軽減に一役買ってくれるだろう。

「 transit manager 」
交通系ICカードを専用端末や業務用スマホにかざすだけでデータを読み込むことができる「transit manager（トランジット・マネージャー）」。クラウド上で申請できるのはもちろんのこと、差し戻しや再申請もクラウド上でやり取り可能。差し戻し時の担当者の心理的負担を減らすことができる。

「 駅探BIZ 」
交通系ICカードの乗車履歴を活用して手入力不要で交通費の精算ができる「駅探BIZ」。ICカードの乗車履歴は経路が不明だが、駅探BIZでは利用経路を自動推定してくれるため、その中かから利用した経路を選ぶだけで簡単に申請が可能。業務効率が大幅にアップすること間違いなしだ。

交通費精算システムの選び方

これから交通費精算システムを導入する場合にサービスの選び方として参考にしてほしいポイントは以下の通りだ。

✓ 経費精算・会計ソフトとの連携はしやすいか
すでに経費精算・会計ソフトを導入している場合、連携できるかどうかは重要だ。連携できれば自動で交通費精算記録を他システムに移行できるため、業務効率が加速してアップする。

✓ 電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電磁的記録として保存することを可能にする法律だ。電子帳簿保存法に対応していれば業務のペーパーレス化が可能となり、コストや保管場所の削減になる。これから導入する場合には法に準拠したシステムかどうかは必ず確認したい。

✓ ワークフローは単純か
どんなに便利なシステムでも使用者にとって使い勝手が良くなければ、業務の負担が増えてしまう。誰もが簡単に使えるシンプルな操作性のシステムを採用してほしい。

✓ 導入費用が高くないか
クラウドサービスの場合、毎月コストがかかることになる。導入することで交通費精算を経理担当者にとって業務改善となっても、導入コストが経営を圧迫してしまっては本末転倒だ。サービスごとに金額が違うので、自社にとってどの程度のサービスでどの程度の金額まで許容できるのかをしっかりと検討してほしい。

まとめ

外回りが多い会社の場合、当事者にとっても交通費精算の申請は小さなものとはいえ負担が大きく、経理担当者にとっては毎月かなりの仕事量となる。それによりミスも誘発しやすくなるため、交通費精算システムを上手に活用して業務改善を行い、ミスのない交通費精算を目指してほしい。

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