職場のコミュニケーションの重要性と活性化のための具体例8選
社内コミュニケーションを活性化できれば、企業にとって様々なメリットがあります。しかし、社内コミュニケーションに何らかの課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
最近では、社内コミュニケーションを活性化させるためにコミュニケーション研修を実施したり、シャッフルランチを導入したりする企業も増えてきています。この記事では、社内コミュニケーションの重要性や、活性化させるための具体的な施策例をご紹介します。
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職場でのコミュニケーションを活性化させるメリット・重要性
職場でのコミュニケーションを重視する企業はますます増えてきています。それでは、どうしてこれほどまでに職場でのコミュニケーションの活性化が注目を浴びてきているのでしょうか。
職場でのコミュニケーションが重要な理由はいくつか考えられます。まずは、職場におけるコミュニケーションが大切な理由や、活性化させるメリットについて見ていきましょう。
生産性の向上
仕事を行う際にミスが発生してしまうと、業務効率が低下します。ミスが発生する原因は一つではありませんが、社員間のコミュニケーションが上手くいっていないことが原因で発生するミスは少なくありません。
社内コミュニケーションを活性化させれば、コミュニケーション不足によるミスを防ぎ、組織の生産性が向上するというのが大きなメリットです。ミス防止といった効果の他にも、進捗をこまめに共有することで、社員が互いに迅速なサポートをできるようになるといった効果も考えられます。
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離職率の低下
職場での人間関係は、働くメンバーにとって大きなストレスの要因となります。実際、野村総合研究所が2014年に公表している「中小企業・小規模事業者の人材確保と育成に関する調査」では、最大で27.7%が「人間関係（上司や経営者への不満）」を主な離職原因として挙げています。
コミュニケーションを活性化すれば人間関係の悩みが低減し、離職率が低下するというメリットがあります。コミュニケーションを通じて同僚や上司、部下との間の信頼関係を構築することによって、メンバー一人ひとりにとって居心地の良い職場を作ることができるのです。
主体性のある社員が増える
主体性は、チーム全体の生産性を向上させる上で重要な要素です。主体性の高い社員が多い組織ではメンバーそれぞれが自分自身で考えてアクションを起こすため、指示待ちなども発生しづらく組織全体としてのパフォーマンスが大きく向上します。
職場でのコミュニケーションが改善すれば、メンバーが組織に対して愛着を持つようになるため、自発的な行動を引き出せるようになります。主体性のある社員が増えることによって、チームの業績向上や生産性改善といった効果が期待できるのです。
問題解決力が高まる
コミュニケーションが活性化すれば、互いに自分自身の考えを交換する機会も増えるでしょう。自分一人で考え込んでいてはなかなか出てこないアイディアが、何気ない会話から出てくる可能性もあります。
コミュニケーションが活性化することによって、問題解決力が高まるというメリットもあります。メンバーが自分自身の考えを積極的に持ち寄って議論できるため、一人では考えつかないようなアイディアで問題にアプローチできるようになります。
職場でのコミュニケーション活性化に向けた改善方法
職場でのコミュニケーションを改善するメリットや重要性について解説しました。しかし、実際にコミュニケーションを改善させるためには何から手を付ければよいのかわからない、というケースも多いかと思います。
職場でのコミュニケーションを改善する際には、人事担当者が積極的に様々な制度を導入するのが効果的です。ここでは階層間と同僚間・全社でのコミュニケーションに分けて、職場でのコミュニケーションを改善する具体的な施策について解説します。
階層間でのコミュニケーションの改善方法
先程もご紹介したように、人間関係の中でも特に上司や経営者に対する不満は、離職の大きな原因となります。職場でのコミュニケーションを改善する際には、まず上下間でのコミュニケーションに注目してみることも大切です。まずは、階層間でのコミュニケーションの改善施策について見ていきましょう。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で30分程度話す、定期的なミーティングのことです。進捗状況の把握や必要なサポートの提供といった目的のほか、普段言えないような率直な意見を引き出す場にする、上下間の信頼関係を構築する場にするといった活用法があります。
上司と部下といった上下のコミュニケーションを改善するには、1on1ミーティングを導入するのが効果的です。なお、1on1ミーティングを実施する上司側は、1on1ミーティングを実施する際の心構えや傾聴スキルを磨く必要があります。1on1ミーティングの基本について詳しく知りたい場合は、以下の研修プログラムをご参照ください。
▼「1on1ミーティングの基本」研修について資料でご覧になりたい方はこちらからダウンロードください。
メンター制度の導入
メンター制度とは、豊富な知識やスキルを持つ先輩社員が、新入社員や後輩社員に対してメンターとして個別支援を行う制度のことを指します。メンターは主に仕事内容に関するアドバイスを行うほか、時には困りごとの相談やキャリアプランについてなど、幅広いサポートを提供します。
メンター制度を導入するのも、上下のコミュニケーションを改善する上で効果的です。困ったときに相談できる存在が確保されるため、後輩社員に心理的な安心感を与えることもできます。
同僚間・全社でのコミュニケーションの改善方法
上下間のコミュニケーションのほかにも、同僚間でのコミュニケーションを改善したいと考える企業も多いでしょう。また、上下・水平に関わらず全社的にコミュニケーションを改善する取り組みも数多く存在します。
ここからは、同僚間・全社でのコミュニケーションを改善する具体的な施策について解説します。
自己理解と他者理解による相互理解
コミュニケーションの際の基本は、自分と相手、双方に対する理解を深めることです。自分と相手がそれぞれどういった特徴を持っているかをしっかりと理解すれば、お互いに相手の考えや気持ちを深く理解できるようになるでしょう。
コミュニケーションを活性化するためには、自己理解と他者理解の双方にアプローチする相互理解を取り入れるのが有効です。なお、自己理解と他者理解を深めるためにはMBTIと呼ばれる心理学的タイプ論を活用するのがおすすめです。自己理解と他者理解を深めるためのMBTI研修については、以下で詳しくご紹介しています。
自分らしさを活かすことで仕事と他人との関わり方を考えるワークショップ～MBTI～
▼MBTIワークショップの詳しい資料はこちらからダウンロードできます。
コミュニケーション研修の実施
コミュニケーションを円滑に行うためには、例えば以下のようなスキルが必要です。
- コミュニケーションの雰囲気作りの能力
- 相手の考えていることを観察し、共感する能力
- 相手の気持ちを引き出すための、質問力
- 相手の話すことを深く理解する、傾聴力
コミュニケーション力というと先天的なものと思われがちですが、実はこういった一つ一つの要素に分解していけば、誰でも高いコミュニケーション能力を身につけることが可能です。コミュニケーション能力を高めるための研修を実施して、社員のコミュニケーションを改善するのも効果的です。
なお、アルーの提供するコミュニケーション研修について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
シャッフルランチの導入
シャッフルランチとは、普段接点を持たない社員同士へランチに行ってもらう制度です。シャッフルランチの際のランチ代を会社が補助する、といった工夫をしている企業もあります。
シャッフルランチを導入すれば、今まで関わりのなかった人と交流が生まれる機会を創出できます。また、部署異動が発生した際でも、既に顔見知りの社員がいるため溶け込みやすくなるといった効果も期待できます。全社的なコミュニケーションを改善する上で有効な施策です。
社内イベントの実施
社内イベントを開催するのも、社内のコミュニケーションを改善する上で有効な施策です。具体的には、例えば以下のようなイベントが考えられます。
- ゲーム大会
- お花見
- バーベキュー
- ビアガーデン
- 社員旅行
こういったイベントをうまく活用すれば、職場に一体感が生まれます。ただし、中にはこのようなイベントを苦手と感じる社員も存在します。イベントを開催する際には、参加を強制しないようにしたり、社員の趣味に合わせた内容にしたりするといった工夫が大切です。
チームビルディングの実施
チームビルディングとは、メンバーの持つスキルや知識を最大限に活用できるよう、目標を達成できるチーム作りを行うことを指します。チームビルディングを行うことも、チーム内でのコミュニケーションを改善する上で効果的な取り組みです。
チームビルディングの具体的な取り組み対象としては、「目標の設定」「役割の明確化」「問題解決」「対人関係」といったものが挙げられます。大人数や複数チームで実施する際には、ゲームを導入するのも効果的です。
企業のグローバル化や、ダイバーシティの推進から、社員の多様性も進んでいます。特に、日本人と外国人混合チームのコミュニケーション活性化のための研修については、以下のページでご確認いただけます。
近年では、リモートワークの普及によりオンラインでチームビルディングする機会も増えてきました。オンラインでの実施のコツや実践例について動画にまとめましたので、ぜひご覧ください。
▼【動画】テレワークだからこそ活きる！社員のつながりが生まれるチームビルディング
フリーアドレス制の導入
フリーアドレス制とは、社員の座席を指定せずに、それぞれが好きな席で働けるようにする制度です。従来は社員一人ひとりにデスクが支給され、固定した席で働くのが一般的でしたが、フリーアドレス制では一人ひとりが空いている席で自由に仕事を行うようになります。
フリーアドレス制の導入も、コミュニケーションの改善に効果的です。いつもと違う席に座ることで、毎回異なるメンバーと会話ができたり、コミュニケーションの敷居が下がったりといった効果が期待できます。
サンクスカードの導入
サンクスカードとは、日頃の感謝を込めたメッセージをカードに書いて、互いに送り合う取り組みのことです。社内でサンクスカードを導入すれば、これまでお互いが気づいていなかった周囲からの感謝の気持に気づくことができるようになるため、メンバー間で信頼関係が構築されます。
サンクスカードを導入するのも、コミュニケーションの改善に効果的な施策です。最近ではインターネット上で気軽にサンクスカードを送り合えるサービスも登場しています。
社外との人材交流
社内だけでなく社外との人材交流にも積極的に取り組む企業が増えてきています。
他社と交流することによって、メンバーそれぞれがプライベートな人脈を広げることができます。その結果、チーム内にこれまで存在しなかったアイディアや知見が取り込めるようになるでしょう。社外との人材交流をきっかけにフレッシュな気分で仕事に取り組めるようになり、チーム内外でのコミュニケーションが改善することも多いです。
職場のコミュニケーションを改善する際のコツ
職場のコミュニケーションを改善するために、社員には具体的にどういったことを意識してもらえばよいのでしょうか。円滑なコミュニケーションを行い、効果的に他者との信頼関係を構築するためには、いくつかのポイントが存在します。
職場でのコミュニケーションを改善する際のコツについて、大切なことを6つ紹介します。
最初は質より量を重視する
コミュニケーションを始める際に、「このような話題を振ったら気分を害さないかな」「本当に自分の話は面白いのだろうか」といった不安を抱える場合も少なくないでしょう。しかし、最初はこういったコミュニケーションの質にこだわるよりも、まずはコミュニケーションの量を意識するのがおすすめです。
例えば、挨拶をしたり、名前を呼んだりといった些細な取り組みから始めてもらうのがよいでしょう。そこから、業務前後での気軽な会話や、社員同士でのランチといった深いコミュニケーションが生まれていきます。
ポジティブな話題をあげる
コミュニケーションを取る際には、「この施策がうまくいったね」「業績が○%改善したね」といったように、ポジティブな話題を積極的に上げてもらうようにしましょう。
当たり前のことではありますが、ネガティブな話題のコミュニケーションを楽しいと感じる人は稀です。しかし、コミュニケーションを取ろうと意識するあまり、気づかぬうちに話題がネガティブな内容に流れてしまっていることがあります。ネガティブな話題が中心となってしまっている場合は、積極的にポジティブな話題を共有していくのが大切です。
目を見て話す
「目は口ほどに物を言う」とも言うように、目を見て話すのはコミュニケーションの中でも最も重要なコツの一つです。社員同士でコミュニケーションを取ってもらう際には、目を見て話すよう意識してもらうとよいでしょう。
目を見て話せば、相手に「興味や好意がある」といった印象を伝えることができます。ただ、中には目を見て話すのが恥ずかしいと感じる社員もいるかもしれません。そういった場合には、初めは目の代わりに鼻を見て話すと、相手からも目を見られていると思われることが多いため効果的です。
相手の話を聴く
コミュニケーションは、どちらかが一方的に話をしているだけでは成立しません。お互いの投げた「ボール」をしっかりと受け止め、その内容を咀嚼して返すという、いわばキャッチボールのような意識が必要です。
コミュニケーションの際には、相手の話を聴くように意識してもらいましょう。特に、「傾聴力」は、コミュニケーション力の中でも特に重要なスキルです。相手の話を単に理解するというだけでなく、言葉の奥に隠れた気持ちまで踏み込んで受け止めるのが重要です。
要点をまとめて分かりやすく話す
先程も述べたように、どちらかが一方的に話を続けているとコミュニケーションの質は低下してしまいます。片方だけがダラダラと話し続けてしまうと、両者にとって気持ちの良いコミュニケーションの場は実現しません。
要点をまとめてわかりやすく話してもらうということも、コミュニケーションを改善する上では重要です。自分が何を考えていて、何を相手に伝えたいのかをわかりやすくまとめて話すことで、お互いにとってストレスのない円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
上司から積極的に話しかける
上下でのコミュニケーションを取る際は、どうしても部下から上司に積極的に話しかけるのは難しいものです。忙しい上司の姿を見れば、「今話しかけたら迷惑かな？」「いつ話しかけるのがよいのだろう？」と疑問に感じてしまうのも無理はないでしょう。
上下でのコミュニケーションを活発にするためには、上司側から積極的に話しかけてもらうようにするのがよいでしょう。上司から積極的に話しかければ「部下に興味があり、大切にしたい」という気持ちを伝えることができ、結果的に部下と上司間の信頼関係を構築できます。
職場コミュニケーションの改善事例
職場でのコミュニケーション改善には、多くの企業が取り組んでいます。実際に職場でのコミュニケーションの改善に成功した事例を学べば、自社での取り組みを実施する際にも大いに参考となるでしょう。
ここからは、職場コミュニケーションの改善に成功した代表的な事例を紹介します。
サイバーエージェント
サイバーエージェントでは、社員間でのコミュニケーションを改善するため、以下の3つの施策を実施しました。
- 毎日の朝会を有効活用
- Good&New
- 趣味トーーク
朝会の有効活用では、チーム全員が毎日顔を合わせる朝会の時間を活用して、テーマに沿ったエピソードトークやクイズ形式での自己紹介を行っています。Good&Newでは、Slackを活用した自己紹介リレーが特徴的です。また、趣味を語るLT会である「趣味トーーク」では、メンバーが交代で自分の趣味について語る時間を設けたことで、メンバー間の相互理解が促進されました。
参考：リモートワークでも熱量が高い組織を目指す ”関係性貯金”を増やす社内コミュニケーションとは ～「相互理解」施策3選～ | CyberAgent Way サイバーエージェント公式オウンドメディア
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サイボウズ
サイボウズでは、「コミュニケーション促進チーム」という、社内コミュニケーション活性化のための専門チームが2019年に発足しました。社内に「0→1のつながり」を形成することをミッションとしており、「チームワークあふれる社会を創る」ことを目的に様々な取り組みを実施しています。
具体的には、「お仕事どうでしょう」というオンラインでの全社横断型雑談イベントと、相手のことを深く知るための「自己紹介イベント」の2つを実施しました。イベントに対するフィードバックも社員から積極的に集めており、日々企画のブラッシュアップを続けています。
参考：オンラインだからこそ「新たなつながり」をつくりやすい──年間206組もの関係を生み出す、サイボウズの社内コミュニケーション施策とは
アカツキ
アカツキでは、福利厚生の一環として「チームディナー」という制度を運用しています。チームディナーは2ヶ月に1度程度のペースで開催されており、チーム内でのコミュニケーション改善に一役買っているようです。
また、「雑談ティータイム」という、新メンバー同士の交流会も開催しました。同じ月に合流した同期を対象に、各自でお茶を用意してもらいZoom上で交流するというイベントで、こちらも普段の仕事ではなかなか生まれない自由な会話が生まれたという成功事例です。
参考：リモートでの新規開発。コミュニケーション活性に勤しむ｜アカツキ Cultureチームのnote
【アルーの研修事例】管理職のコミュニケーション能力強化
管理職のコミュニケーション能力は、職場全体のコミュニケーションを改善する上で重要な要素です。
B社では、組織として大事にすべき理念や行動指針は明確であったものの、管理職層が“自己流”のやり方でマネジメントを行うため、部門によっては部下との間でコミュニケーションのすれ違いが生じていました。
行った研修内容としては、部下への不満や困りごとなどの課題をまとめ、その課題に対して物事の捉え方を変えるコツを学んでもらいました。
また、研修を受けた後に2～3ヶ月の実践期間を設け、実践で得られた経験を振り返ります。
研修や実践期間で自身が学んだことを部下に伝え、上司と部下それぞれにアンケートを取って変化を可視化し、その後の問題点や課題を明確にしていきました。
アルーでは、管理職のコミュニケーション能力を強化する施策の実施事例が多いです。実際に、管理職の改善をきっかけに職場全体のコミュニケーションが活性化したという効果を多くの企業へ実感していただいています。
職場コミュニケーションの改善ならアルーにご相談ください
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職場でのコミュニケーションは、組織全体のパフォーマンスや業績にも大きく影響します。職場でのコミュニケーションを改善したい場合は、ぜひアルーへご相談ください。
アルーは人材育成を専門に手掛けてきた企業で、職場でのコミュニケーション改善に役立つノウハウも数多く蓄積されています。この記事の最後に、アルーの提供するコミュニケーション改善施策をご紹介します。
コミュニケーションが苦手な社員が多い場合は研修がおすすめ
コミュニケーションを活性化させるためには、社員のコミュニケーション力を強化するのが効果的です。アルーでは、互いに気持ち良いコミュニケーションが取れるようになるためのスキルを磨く研修をご用意しています。コミュニケーション研修について知りたい場合は、以下をご覧ください。
また、相手を尊重しながら自分の考えを伝える「アサーティブコミュニケーション」も、コミュニケーション改善の上で重要です。アサーティブコミュニケーションに必要なスキルを鍛えるアルーの研修については、以下からご覧いただけます。
オンラインでのコミュニケーション対策も学べます
最近では、リモートワークを導入する企業も増えてきました。場所を選ばず働けるリモートワークは便利な反面、オンラインならではのコミュニケーション上の課題を抱える企業も多いのが現状です。
アルーでは、オンラインでのコミュニケーションを改善するためのナレッジも数多く蓄積されています。オンラインでのコミュニケーション対策についてさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。
『オンラインコミュニケーションの課題とその解決のための一工夫』
まとめ
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社内コミュニケーションを改善する重要性や、コミュニケーションを改善するための具体的な施策アイディアについて解説しました。社内コミュニケーションを活性化することには、様々なメリットがあります。
一方、何らかの形でコミュニケーションに課題を抱えている企業が多いのも事実です。ぜひこの記事で紹介した施策例を参考に社内コミュニケーションを改善する取り組みを進め、コミュニケーションの活性化を目指していきましょう。
▼職場のコミュニケーション活性化に役立つアルーの研修はこちらからご覧ください。
