С 1 января за недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ положен штраф в размере 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ). Чтобы избежать его, налоговики рекомендуют сверить с документами данные каждого работника. Кроме того, ИНН в справках теперь обязателен.
Обязательный ИНН и другие личные данные работников
Компания вправе не ставить в справке ИНН, если у работника его нет — это следует из порядка заполнения 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Но ФНС исходит из того, что номер есть у всех россиян. Ведь служба присваивает ИНН всем без запросов. Он есть и у тех, кто не получал свидетельства.
ФНС рекомендовала компаниям выяснять ИНН по данным паспорта сайте > и писать его в справках. Служба назвала это «целесообразным» (письмо от 17.12.15 № БС-4-11/22148@).
На практике же выяснить недостающие ИНН не просто целесообразно, а необходимо. Без ИНН справку не примут. Служба доработала приемную программу, и теперь справка на российского работника не пройдет форматно-логический контроль, если в ней отсутствует ИНН. Также нельзя поставить вместо номера произвольные цифры — программа проверяет структуру ИНН и пропустит только настоящий номер (письмо ФНС России от 23.11.15 № 11-2-06/0733@).
Компания сможет отправить справки без ИНН в налоговую, но там их не примут. Как рассказали нам в СКБ Контур, программа «Контур. Эктерн» при отсутствии ИНН выдаст предупреждение, а не ошибку. Ведь по электронному формату ИНН — это не обязательный реквизит (приказ ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Но в налоговой справка с пустым полем «ИНН» не пройдет проверку. Поэтому главбуху стоит обращать внимание на предупреждения программы и вносить недостающие данные.
Ошибочные личные данные работников
Налоговики рекомендуют проверить личные данные всех работников: Ф.?И.?О., паспорт, дату рождения, ИНН. Об этом говорил начальник управления ФНС России Михаил Сергеев, когда выступал на Дне бухгалтерии фирмы 1С.
Данные паспорта бывают устаревшими (например, после смены фамилии) либо чужими. Случаются комичные ошибки. Так, в базу ФНС из недостоверных справок попали несколько работников по фамилии Авторский и по имени Договор, а также сотрудник с фамилией «/». Часто встречаются «физики» 1900 года рождения.
До сих пор ошибок в справках было много. Поэтому ФНС рекомендует всем отчитаться загодя. Налоговики во время приема справок будут сразу проверять сведения на достоверность и присылать компаниям запросы об уточнении. Если исправить все неточности к 1 марта, то штрафа не будет.
Как проверить справки
Чтобы избежать штрафов, перед подачей 2-НДФЛ стоит свериться с отделом кадров, попросить работников уточнить сведения о них. Если компания больше не работает с «физиком» и связи с ним нет, сверить данные не получится. Но опрошенные налоговики считают, что это не обязательно.
Если компания, оформляя отношения, взяла у сотрудника копию паспорта и верно переписала из нее данные в справку 2-НДФЛ, то претензий не будет. Даже если «физик» поменял паспорт, компания, предъявив ксерокопию, докажет, что не ошиблась в справке, и защитится от штрафа.
Сложнее ситуация, если данные у компании неполные, например не хватает даты рождения или адреса «физика». Тогда нужно постараться связаться с ним и получить сведения. Без обязательных реквизитов справку не примут. А если написать вымышленные — это будет ошибка. Тогда для компании возможен один из штрафов — за непредставление справки в размере 200 рублей (ст. 126 НК РФ) или за недостоверные сведения в размере 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ). Штраф назначают за каждую неподанную или ошибочную справку.
Какие реквизиты стоит проверить перед сдачей справок, мы показали на образце.
Как проверить личные данные работников перед сдачей 2-НДФЛ
- Статьи по теме:
- Статья 127 ТК в последней редакции: отпуск с последующим увольнением
- Форма ПМ-ПРОМ в статистику в 2024 году: кто сдает, сроки, инструкция по заполнению
- Форма П-3 в статистику: кто сдает, сроки, образец заполнения
- Инструкция по работе с ПБУ 18/02 в последней редакции
- Форма 1-инвест в статистику: кто сдает, инструкция, сроки сдачи