契約書や誓約書などは、その文書の当事者や作成者の意思を証明するものとして、社会的に非常に重要な役割を担っています。そのような文書が書面で作成されている場合、署名押印をすることによって、その文書が署名押印をした本人によって作成されたものであること、作成後に改ざんされていないことを証明することができ、文書の信用性を確保することができます。
ところが、PDFやWord、Excelといった電子ファイルの場合は、物理的に署名押印することができません。そこで、電子ファイルで文書を作成した際には「電子署名」を施すことで、署名押印のある書面と同様の信用性を確保することができます。
今回は電子ファイルに電子署名をする方法についてわかりやすくご説明します。
電子署名とは？
電子署名とは、電子ファイルがその本人によって作成されたこと、作成後に改ざんされていないことを証明することができる署名です。いわば印鑑の電子バージョンといえます。
電子署名を付与する際には「ハッシュ関数」を用いて電子ファイルを圧縮します。仮にデータが改ざんされた場合は、変更前のファイルのハッシュ関数と一致しなくなるので、改ざんされたか否かを確認することができます。
送信する際には「公開鍵」と「秘密鍵」という2種類の暗号鍵を利用します。公開鍵と秘密鍵は対になっており、送信者が秘密鍵で暗号化したデータを受信者が公開鍵で復号することにより、送信者が本人であることを確認します。
電子署名の詳細な仕組みについては以下の記事でも詳しくご説明しています。
電子署名の主な方法
電子署名を付与する方法についてはPDFファイルやWord、Excelファイルの作成時に付与する方法や電子契約サービスを利用して付与する方法、メールを送信する際に付与する方法など、さまざまなパターンがあります。
ここからは電子署名の付与の仕方についてご紹介します。
AcrobatやAcrobat ReaderでPDFファイルに電子署名する
PDFファイルに電子署名を付与する場合は、Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerを使います。
電子署名を付与するPDFファイルをこれらのアプリケーションで開き、［ファイル］タブの［その他の形式で保存］を選択し、［証明済みPDF］をクリックしましょう。
すると、署名フィールドがツールバーの下に表示されるので、［電子署名］を選択します。文書中に署名欄が表示されるので、［ドラッグして新規署名ボックスを作成］をクリックしましょう。［証明済み文書として保存］というダイアログボックスが表示された場合は［OK］をクリックします。
次にデジタルIDの設定を行います。未設定の場合はデジタルIDを設定するためのダイアログボックスが表示されるので、設定を行います。
その後、文書中の署名を追加する箇所をドラッグして選択します。必要に応じて署名の表示の仕方などの設定を行い、デジタルIDに設定したPINコードやパスワードを入力して［署名］ボタンをクリックすれば完了です。
WordやExcelに電子署名する
WordやExcelファイルの作成時に電子署名を付与することも可能です。
まずは文書やシート内で署名欄を付与する場所をクリックします。
［挿入］タブの［テキスト］の中にある［署名欄］のアイコンをクリックし、さらに［Microsoft Office 署名欄］を選択します。
［署名の設定］というダイアログボックスが表示されるので、署名者の氏名やメールアドレスなどの情報を付与します。また、ダイアログ下の［署名者が [署名] ダイアログ ボックスにコメントを追加できるようにする］［署名行に署名日を表示する］のチェックボックスを必要に応じてオンにします。
電子契約サービスを利用する
電子ファイルを、電子契約サービスを利用して相手方に送ることで、自動的に電子署名が付与されます。上記のような手間はかからず、非常に簡単にできるのがメリットです。
使い方はサービスによって異なりますが、電子文書をアップロードし相手方のメールアドレスを指定して送信する流れが一般的です。
電子印鑑GMOサインでは、電子署名を簡単に付与でき最短1分で契約締結が可能です。
メールに電子署名を付与する
メールで電子文書を送る場合、そのメールに電子署名を付与することも可能です。こちらもメールソフトやサービスによって方法が異なります。
ただし、メールソフトやメールサービスは「S/MIME」や「PGP 」などの規格に対応したものを選びましょう。
電子署名の認証の仕組み
電子署名を使えば、その電子ファイルが本人によって作成されたものであること、作成後に改ざんされていないことを証明することができます。それを可能としているのが「電子認証局」の存在です。
電子署名を付与する際には電子認証局が本人確認を行った上で「電子証明書」を発行します。これにより、電子証明書があれば、その電子ファイルを本人が作成したかどうかを判別することができます。
書面への押印の場合は、市区町村役場が発行する印鑑証明書でその印鑑が本人のものであることを証明することができます。電子署名が印鑑の電子バージョンであれば、電子証明書は印鑑証明書、それを発行する電子認証局は市区町村役場のような役割を果たします。
電子署名のメリット
電子署名を使う大きなメリットとして挙げられるのは、業務の効率化です。例えば書面で契約を締結する場合、パソコンで契約書を作成した後に印刷し、それを持参するか郵送して相手方に渡します。相手が押印したら返送してもらい、それをファイルにとじて保管・管理するという流れになり、非常に煩雑です。
電子署名を付与して電子ファイルのままやり取りすれば、印刷や郵送、ファイリングといったプロセスを省くことができて業務効率がアップします。契約に要する時間を大幅に短縮することも可能です。
また、契約にかかる経費も削減することができます。書面の契約では印刷代や紙代、郵送費用などさまざまなコストがかかりますが、電子署名を活用すればそれらを全て削減可能です。
電子署名の注意点
このように電子署名にはさまざまなメリットがありますが、全ての契約が電子化できるわけではないことに注意が必要です。相手方に対して電子化を強制することはできないので、相手方が書面での契約を希望するのであれば、それに応じる必要があります。特に下請法が適用される取引においては、下請事業者の承諾 がない限り契約を電子化することは法律上認められていません（下請法第3条第2項）。
また、任意後見契約書や事業用定期借地権設定のための契約書、農地の賃貸借契約書においても法律の関係で契約の電子化は認められていません。
電子署名を付与するなら電子契約サービスを活用しよう
電子ファイルに電子署名を付与して契約するスタイルであれば、ペーパーレス化が実現できて、業務効率化やコストダウンにつながります。しかし、電子ファイルやメールに手動で電子署名を付与する場合には設定などに手間がかかります。そこで、電子ファイルをアップロードするだけで契約を締結することができる電子契約サービスがおすすめです。
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「電子署名とは？」動画で解説
