【採用担当者必見】書類選考でチェックすべきポイントとは
企業の採用業務のひとつである書類選考ですが、この段階で不採用にした場合、応募者と直接会う機会はまずありません。
「もしかしたら、直接会ってみると良い人かもしれない」と考えると安易に落とせないので、書類選考で何をチェックすべきか悩んでいる採用担当者も多いでしょう。
そこで、この記事では書類選考で採用担当者がチェックするべきポイントについて解説します。「毎回書類選考で悩みすぎて時間がかかっている」という方は、ぜひ参考にしてください。
この記事の目次
書類選考のポイントを決める前に
書類選考のチェックポイントといっても、企業によって必要な人材が異なります。そのため、チェックポイントを考える前に、目的の設定や欲しい人材の整理といった下準備を行うことが大切です。詳しく見ていきましょう。
目的はなにか意識する
書類選考のチェックポイントを決めるために重要なことは、「書類選考を行う目的をしっかり意識する」です。せっかく応募者が来たのであれば、全員面接して採用・不採用を決めても良いのに、なぜ書類選考を行うのでしょうか。
もちろん書類選考を行う目的も各企業で異なると思いますが、よく挙げられる理由は「面接する人・人数を絞る」です。採用業務は業務量が多く、人手不足になりがちなので、書類選考によって面接人数を減らして効率化します。
あらかじめ配属部署を調整したいので書類選考を行うといった企業もあります。配属先を決めて求人募集を行う場合、配属部署の調整など必要ないのではと思うかもしれません。
しかし、応募者が今回募集している部署には合わなくても、ほかの部署にはぴったりの人材という可能性もあります。前もって書類の内容から配属部署を考えておけば、面接の際に配属先の変更を打診して、良い人材を確保できる可能性があるのです。
事前の準備をする
書類選考のチェックポイントを決めるための下準備も重要です。「今欲しいのはどのような人材なのか」が決まっていないと、チェックポイントを決められないので、欲しい人材の特徴を整理しましょう。
ここが明確になっていないと、「採用したが、思っていた人材と違っていた」「配属先に馴染めず、すぐに離職されてしまった」ということにつながりやすくなります。
・どこの部署で何の業務を担当してもらうのか
・そのために必要なスキルや資格は何か
・配属部署に合う人柄・性格
上記のような点について細かく洗い出しておきましょう。また、応募数が多い場合は、膨大な数の書類をチェックしなくてはなりません。
さらに、履歴書などのフォーマットは統一されていないため、評価基準を決めておかないと混乱してしまい、チェックが終わるまでにかなり時間がかかってしまいます。
スキルや資格、文章作成能力、学歴や職歴など、どこを重点的に見るのか、どうなっていれば書類審査通過となるのか、評価基準も決めておきましょう。具体的な評価基準を決めておけば、複数人で書類をチェックする際に起こる結果のばらつきを防げます。
書類選考のチェックポイント
書類選考のチェックポイントは、前述で洗い出した書類選考の目的や評価基準などに沿って決めるものですが、目安が欲しいという人もいるでしょう。そこで、ここからは書類選考で見ておきたい基本のチェックポイントについて紹介します。
募集要項に当てはまっているか
書類選考でまず見ておきたいポイントが、「募集要項に当てはまっているか」です。求人募集の際は、どんなスキルや経験、経歴があると良いかを提示しているでしょう。
提示していた内容に当てはまっていないということは、求めている人材ではないということなので、ここを見れば採用可否をすぐに決定できます。
基本的なマナー
採用後は当然自社の社員として働いてもらうため、基本的なビジネスマナーがあるかも見ておきたいポイントです。たとえば、誤字脱字がないかを確認すれば、重要な書類を注意深くチェックする性格であるかどうかがわかります。
きちんと写真を貼っているか、あきらかに他社に提出したものを使いまわしていないかといった点を見れば、最低限のビジネスマナーがあるかどうかもわかるでしょう。
書き方
文章が読み手のことを考えた書き方になっているかも見ておきましょう。前項のビジネスマナーに通じるポイントでもありますが、わかりやすい表現で簡潔に必要な情報が書いてあるということは、相手の立場になって考えられるということです。
仕事では上司や同僚、社外の人など、たくさんの人と接する機会があるため、相手に配慮ができない人だと仕事が円滑に進まない可能性があります。
また、どこかで見たことがあるような記述が多い場合は、テンプレートから良さそうな内容をかき集めただけという可能性があります。
経歴やスキルが事実に基づくものなのかを判断するために、「自分の言葉で書こうとしているか」「経歴がどれも抽象的でないか」といった点もチェックしておきましょう。
志望動機と自己PR
志望動機や自己PR欄は、履歴書のほかの欄とは異なり、応募者が自由に内容を記載できるところです。志望動機と自己PRがしっかり書かれていれば、本当にこの会社に入りたいと考えている、やる気がある可能性が高いと判断できます。
とはいえ、内容が薄いと感じても、試行錯誤して書いていることがわかる内容であれば、面接まで進めて実際に会ってみる価値はあるかもしれません。
また、志望動機や自己PRの記載から、自社と合いそうな人物かどうかも判断できるでしょう。
たとえば志望動機に「残業が少ないとあったため」と記載されていたとして、実際は普段残業が少ないものの繁忙期のみ残業が発生するなどの場合、本人の希望とミスマッチが生じる可能性があります。
応募者が自社のことを理解しているか、何か勘違いをしていないかもよく確認しておきましょう。
転職の場合
応募者が自社に転職を希望している場合は、前職の退職理由や在籍期間、転職回数もチェックしておきたいポイントです。
退職理由に妥当性がない、在籍期間が短い、やたらと転職しているなどの場合は、採用してもすぐに離職される可能性があります。
とはいえ、複数回の転職がスキルアップにつながっている可能性もあるので、面接まで進めてこれまでの転職によって何が身に付いたかなどを確認しても良いでしょう。
このように、書類選考ではチェックすべきポイントがいろいろあります。応募者が多い場合は効率的に書類チェックをこなさないと、書類選考だけでかなりの時間を費やすことになるでしょう。
採用業務は書類選考が完了すれば終わりではなく、そこから面接や内定者フォローなどが始まります。
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まとめ
書類選考で応募者を不採用にした場合、直接会って話す機会はほぼありません。そのため、応募者のどの点をチェックするべきか悩むことも多いでしょう。
しかし、書類選考の段階で悩んでいると採用業務が円滑に進まなくなります。今回紹介した内容を参考に、自社に合うチェックポイントを検討してみてください。
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