働き方改革への取り組みが進む中で、仕事の効率アップは今まで以上に求められている。Excelでテキパキと作業をこなす秘訣は、頻繁に使用する基本操作をいかに効率的に実行するかにある。
本連載では頻繁に利用するExcelの機能を取り上げて、操作をより効率化するテクニックや意外な裏技を紹介する。第1回は「選択」にまつわるテクニックについて解説したい。
データがあるセルを一発選択
ExcelシートのA2セルからA8セルを選択する。この場合、A2を選択してそのあとA8までドラッグするのが一般的だろう。しかし小さな表ならばいざしらず、50行や100行といった大きな表だと、ずるずるドラッグするのはあまりにも非効率だ。キーボードで範囲を選択する技を覚えておこう。
まずA2セルを選択したら、［Ctrl］キーと［Shift］キーを押しながら「↓」キーを押す。するとA2から、データの入力されているA8までを一発で選択できる。
ちなみにA2を選択したあと［Shift］キーを押しながら「↓」を押していくと、A2からA3に向かって1セルずつ選択範囲を拡大できる。また、［Ctrl］キーを押しながら「↓」を押すと、A列でデータの入力されている最終行のセルに移動できる。
それでは、A1を選択して［Shift］キーと［Ctrl］キーを押しながら「↓」キーを押したあと、さらに「→」を押してみよう。するとA2から、データの入力されているD8まで、つまり表全体を選択できた。表全体の選択は、表内のいずれかのセルを選択した状態で［Ctrl］＋［A］キーを押すことでも可能だ。
行列全体を素早く選択
次に先の表で、見出し行にあたるA2:D2をコピーして、10行目にペーストする場合について考えてみよう。この場合、A2:D2をマウスでドラッグしてコピーし、A10を選択してペーストするのが一般的だろう。もちろん間違いではないのだが、同様の作業をもっと素早くこなす方法がある。
まず、2行目の行見出しに相当する「2」をクリックする。すると2行目全体が選択状態になる。そうしたらコピーを実行し、A10を選択してペーストすればよい。特に列の数の多い表の場合、マウスでずるずるドラッグするよりも断然速い。
列の場合も同様だ。列見出しの「A」をクリックすると、A列全体を選択できる。さらにA列全体を選択したら、そのままマウスを列ラベル沿いにドラッグしてみよう。すると複数列の選択が可能だ。複数行の選択も、同様の操作でできる。
シート全体も、クリック1つで選択できる。行見出しと列見出しが交差する場所に右下を向いた三角マークがあるので、ここをクリックするだけだ。データが入力されていないセルを選択して［Ctrl］＋［A］キーを押すことでも同じことができる。
